Все бизнес-процессы любого современного предприятия завязаны на эффективном документообороте. Это позволяет своевременно предоставлять нужные документы, иметь четкие правила их оформления и быстро распределять по ответственным лицам. Главным показателем эффективности построенной системы является минимум затраченных усилий: временных и материальных.
Многие компании малого, среднего и крупного бизнеса выбирают электронный способ ведения документации, как наиболее результативный. Он значительно оптимизирует многие затраты предприятия и в целом выводит ее функционирование на новый уровень.
Какой бывает документооборот в компании?
Документооборот компании можно разделить на три категории:
- Внутренний. Движение всех документов этой категории происходит в рамках одной организации, т.е. между сотрудниками. Процесс выглядит таким образом: один сотрудник создает документ и направляет другому. Таким образом можно перевести в электронный вид внутренние документы такие как авансовые отчеты, акты списания товарно-материальных ценностей и другие.
- Входящий. Документы этой категории могут поступать от контрагентов (акты, счета, договоры, накладные), от внешних организаций или вышестоящих инстанций. Также сюда включают поступление документации от подведомственных филиалов, в которых может находиться информация о выполнении распоряжений, отчеты и т.д.
- Исходящий. В этой категории находятся все отправления, направляемые внешним пользователям, т.е. идущие за пределы предприятия. Цель такой документации может быть различной – консультирование, согласование совместных действий, предложения по сотрудничеству, транспортировка товаров, реализация, оказание услуг и многое другое.
Все категории связаны между собой и организуют на предприятии единую систему документооборота. Сделать ее более рациональной может автоматизация с переводом бумажной документации в электронный вид. Именно это повышает эффективность документооборота на конкретном предприятии.
Важно!
Если вы решили избавить свой бизнес от бумажного хаоса, ЭДиН поможет в этом. Наши специалисты помогут, выбрать продукт для создания идеальной системы документооборота на вашем предприятии.
