3.2 Организация та же. Второй сын собственницы бизнеса. Победитель олимпиады по физике. Интеллект очень высокий. Характер независимый.
Поручаю ему закупки, документооборот, склад. Учу, объясняю всё подробно. Особо тщательно складской учёт и все процедуры, связанные с ним. Проходит месяц. Делаем инвентаризацию. Учёт не сходится с остатками. Первый месяц работы! Остатки на складе – это остатки от оптовых партий товара, которые поставщик не продавал поштучно. Небольшое количество товара, стоящее в углу офиса. И не сошлось. Разбираемся. Всё, что говорил, всё, чему учил – побоку. Сделал по-своему.
Такой критический ум. Собственник, чувства самосохранения нет. Мог позволить. Разобрали ситуацию, покаялся. Вроде всё нормально. Идет месяц за месяцем, бизнес растёт, уже есть и склад, и кладовщик. Учёт стабильно не сходится с наличием. Прилично не сходится. Воровства нет. Поймали кладовщика на том, что бегает в магазин докупает товар, покрывает выявленную им недостачу. Что происходит? Используя своё положение собственник «сбрасывает» неудобные и затратные мероприятия по учёту, не разбираясь в проблемах и не устраняя их. И никак это не преодолеть. Серьёзно на бизнес это не влияет. Ущерба нет. Периодически давлю на него, но видно явное нежелание втягиваться в рутинные процедуры ещё и жестко привязанные к периодам. Бизнес небольшой, функционал не нагружен, свободное время устранить отклонения есть. Это я называю «устранить проблему ногами». Успевают сбегать, довести, догрузить, и т.п.
Решение здесь простое. При росте бизнеса проблема усугубится и «придавит» исполнителя. Вынужден сам будет либо обратиться за помощью, либо выполнять процедуры. Описываю проблемы по складу, как наиболее понятные, но тоже самое происходило и в закупках. Так же «сбрасывался» анализ, важные процедуры, увеличивающие производительность и эффективность работы. Даю возможность ему «утонуть». «Утонул» капитально. При очередной инвентаризации учёт разошёлся с наличием в 270 000 рублей. По большому счёту он просто «развалился». Я по аналитике вижу, что баланс активов сходится. В чём проблема? У собственника - руководителя отдела мозг работает, как у учёного. Знаний нет. Никакую информацию не воспринимает на веру. Всё надо проверить и перепроверить в различных вариантах. Вместо того, чтобы блокировать проблему установленными процедурами начинается перебор всех возможных вариантов. Итог – год работы с неадекватным результатом. Решение – забрать функцию управления складом и передать её наёмному сотруднику. Два месяца и всё встало на свои места. Еще два месяца и оприходование на склад после инвентаризации стало превышать списание. Недостача обычно не превышала 1 500 руб. На 90% формировалась пересортицей, т.е. реальная недостача составляла 150-200 руб. Ушло на это примерно полтора года.
3.3 Что делать, когда нет возможности заменить любимчика?
Персонаж тот же. Столкнулись с проблемой неэффективности закупок. Вопрос не в закупочных ценах. Вопрос в эффективности циклов, в коэффициентах оборачиваемости товаров в объективности поддержании остатков, их соответствия учёту в реальном времени между инвентаризациями. Задача непростая, требующая высокой квалификации, грамотного анализа, мгновенной реакции на отклонения и очень жестких, своевременных процедур. Таких данных у руководителя нет, а потенциал есть. Менять на наёмного сотрудника – не вариант. Пробовали подобрать. Не тянут. На рынке нет подготовленных на таком уровне специалистов. Давить постоянно на собственника, контролировать каждый шаг – тоже не вариант. Попробовал, отношения напряглись так, что очки вдребезги об стенку, осколками телефона поставил синяк под глаз собственнице бизнеса. Всё бы ничего, но результата нет. Нужен другой путь. Пошёл через формирование общественного мнения. Всё отражается на сбыте. Они жалуются. Честно объясняешь, где у нас проблема. Не надо объяснять, с кем она связана, сами догадаются. Началось давление персонала на собственников. С собственниками более детально разбираюсь в проблемах. Точим водой камень. И даём ситуации развиться до абсурда. Итог – приходят просить помощи. Точнее помощника. Типа – мы не успеваем. Это естественно. Бизнес растёт, уже ногами и «железной задницей» проблемы не решишь. Нужна квалификация либо увеличение затрат. Но моя цель и моя идеология – квалификация. Категорически отказываю в наборе персонала. Даже не разбираюсь. Жесткое требование – выполнить все, установленные мной процедуры. Если не помогут – берём помощника. Повторяем еще раз, что требуется сделать. Вынуждены. Рабочий день растянулся на 12 часов и всё равно не успевают.
Результат – через две недели проблема рассосалась сама собой. Оценка собственников – Вы уникальный специалист. Никогда не видели такой эффективности в работе складов.
Что еще получили дополнительно – при 50% увеличении оборота не потребовалось увеличивать затраты на складе, в закупках и в системе документооборота.
Срок реализации проекта с воспитанием и подготовкой собственника – 3 года.
Надо понимать, что процесс воспитания и обучения – это один процесс. Он требует целеустремленности, его нельзя прерывать, он требует индивидуального подхода в каждом отдельном случае, он должен быть привязан к функционалу и он не будет быстрым.
Совет – «сделай так» не будет эффективным. Скорее всего вообще ничего не получится. А уж тем более сразу.