"Новая роскошь - это роскошь обладания свободой и распоряжения своим временем" ©
Саммари на книгу об организации удалённой работы "Remote. Офис не обязателен", Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссо, основатели 37signals и авторы бестселлера "Rework".
Почему не было удалённой работы раньше? Не было технической возможности. Сложно меняться, менять свои привычки, даже и не думаешь всерьёз о других вариантах работы. У удаленной работы есть свои особенности: асинхронное сотрудничество, гибкий график – для сов и жаворонков.
Город – средоточие талантов, но и источник стресса. А за городом также есть доступ к культурной жизни – фильмы, книги, музыка.
Удаленная работа даёт возможность не делить свою жизнь на «работу» и «личную жизнь».
«Новая роскошь – это роскошь обладания свободой и распоряжения своим временем».
Та интеллектуальная сфера, которая больше всего подходит для удалённой работы – копирайтинг, программирование, дизайн, консультирование и техническая поддержка – не имеет ничего общего с погоней за прибылью, характерной для производства товаров. Интеллектуальный продукт не зависит от выработки часов.
Плюсы удаленной работы:
- рост прибыли компании за счёт экономии на аренде больших офисных площадей
- экономия денег на дорогу
- отказ от поездок в офис благоприятен для экологии.
Для компаний, важной частью имиджа которых является демонстрация успеха, наличие эффектного офиса вполне может иметь смысл. Нужно только осознавать, что единственная задача такого офиса – производить впечатление на клиентов.
Обратная сторона удалённой работы - утрата общения с коллегами, рабочего графика и образа жизни (фитнес, пятничные посиделки и пр.). Всё это требует от сотрудника, работающего удалённо, новый уровень ответственности, чтобы разработать новый распорядок дня.
Дома много поводов отвлечься, но, признав проблему, можно решать её, и «удалённая работа» не всегда означает «работу из дома». Это может быть кафе, коворкинг-центр и пр.
Общение с коллегой происходит, как и раньше, по электронной почте, телефону или посредством мессенджера, в зависимости от того, как скоро вам нужен ответ на вопрос.
У руководителя, имеющего сотрудников, работающих удаленно, появляется страх – потеря контроля над подчинёнными. Можно медленными шажками менять систему – вводить удаленную работу для начала один-два дня в неделю, подводить к новой организации рабочего процесса, однако, не исключено, что и руководителю, и сотруднику, которые не смогут перестроиться, придется искать другую работу.
Как организовать удалённую работу над совместными проектами?
1. Сотрудники работают в разных часовых поясах – обеспечить перекрытие на 4 часа в общей работе – для ощущения себя единой командой.
Удивительно, но многие люди предпочитают нестандартные часы работы, так они выгадывают время на общение с семьёй, хобби, а кому-то просто лучше работается по ночам или ранним утром.
2. Общий доступ к материалам, презентациям, документам даёт возможность одновременно видеть и обсуждать проект на экране с коллегами, и в том числе вносить изменения. Проблема доступности материалов решается техническими средствами, всё остальное – это культура налаженных коммуникаций.
3. Организация «безделья», что эквивалентно совместным обедам в офисе, разговорам у кулера, перерывам. Это может быть чат-болталка для обсуждения новостей, отпусков, новых фильмов, в общем, чат, по тематике не связанный с работой, чат для неформального общения сотрудников. Это очень важно! Так как человеку нужно отвлечься от работы, разгрузить мозг, чтобы, снова приступив к работе, быть эффективным.
4. Еженедельные обсуждения по проекту: кто чем занимается и что собирается делать на следующей неделе. Отсюда следует понимание у всех членов команды, на какой стадии находится проект, понимание ситуации, что происходит в компании, что создаёт чувство общности.
5. Оценивать результат работы, а не опоздания, отвлечения от работы и пр. Сразу становится ясно, кто справляется, а кто нет.
В офисной жизни часто начальники и совещания с ними отнимают много времени.
Страх социальной изоляции сотрудник может победить в общении с семьёй, в коворкингах, изредка выходя в офис и попросту общаясь с другими людьми, с которыми, например, общее хобби.
Также следует не перерабатывать, вовремя оканчивать свой рабочий день. Для этого следует развивать привычку оценивать свой рабочий день.
Удалённая работа подразумевает свободу работать, где вам вздумается. Но если вы всерьёз настроены добиться успеха в удалённой работе в долгосрочной перспективе, нужно помнить об основах эргономики. Это значит иметь правильный рабочий стол, правильное рабочее кресло и правильный экран.
Современная офисная культура и здоровый образ жизни несовместимы, к сожалению. Но может быть ещё хуже! Придумайте себе поводы двигаться – выгулять собаку, сходить на обед в кафе, позаниматься на беговой дорожке.
Переходить на удаленную работу следует постепенно: начать с одного-двух-трёх дней в неделю, и не отдельным сотрудникам, а целой командой (иначе это будет похоже на ссылку), и на перестройку работы отвести не менее трёх месяцев.
Важно организовать работу не только внутри компании, но и с клиентами.
Работа с клиентами подразумевает следующие принципы:
1. Сразу сообщать, что вы живёте далеко от него,
2. Предоставлять отзывы о своей работе (ещё до того, как из запросит сам клиент),
3. Почаще рассказывать клиенту, что сделано по проекту,
4. Быть подчёркнуто доступным для общения с клиентом, не терять связь,
5. Подключать клиента к работе: пусть он видит весь процесс, чтобы он чувствовал себя частью проекта, тогда на смену его тревогам и страхам приходит радостное возбуждение и признательность.
Есть нюансы для привлечения сотрудников из других стран, с этим придётся немного разобраться - проконсультироваться с грамотным юристом и бухгалтером.
Привыкнуть к удалённой работе трудно, но, если вы выработаете необходимые для такой работы привычки, научитесь мыслить в масштабах планеты, вы повысите свои возможности находить таланты по всему миру, а также будете лучше подготовлены к работе на глобальном рынке.
Оформление сотрудников со всего мира – дело непростое:
1. Организация взаимодействия с учётом разницы во времени,
2. Понимание юридических и налоговых последствий,
3. Ключевое – отсутствие языкового барьера. Чтобы работать удалённо, нужны люди, очень хорошо пишущие на вашем рабочем языке.
Мало привлечь отличных сотрудников, их ещё и нужно удержать. Бывают разные обстоятельства, вынуждающие сотрудника переехать. Практика показывает, что старожилы компании становятся идеальными удаленными работниками. Они уже всё знают, понимают, как работает бизнес и что им нужно делать. Никто быстрее и качественнее не выполнит работу, чем проверенный временем ветеран.
Чтобы работа была высокоэффективной, крайне важно сохранять прочную команду в течение долгого времени. Большое значение имеет поддерживание позитивного настроя в коллективе. Здесь на передний план выходят личные качества работника. Когда большая часть общения проходит по электронным каналам связи, нет возможности прояснить легкие недопонимания, как это произошло бы при личном контакте. Лучший способ избавиться от конфликтов и враждебности – иметь в коллективе как можно больше оптимистов, которые делают всё возможное, чтобы у всех было отличное настроение. Важно поддерживать здоровую атмосферу общения между сотрудниками.
Чтобы жизнь ваших удаленных сотрудников не обеднела на события, следует поощрять их хобби, интересы, путешествия, обучение; вкладываться в это финансово. В чём плюс для компании? Компания получает людей, которые не выгорают, обретают новые навыки и опыт.
Подбор сотрудников
Кандидатов на некоторые вакансии можно попросить показать портфолио/работы, а других можно попросить решить задачу из реальной жизни.
Часто у владельцев компаний возникает соблазн нанимать сотрудников из регионов с низкой стоимостью жизни, мы не советуем поддаваться этому соблазну, рекомендуем платить сотрудникам интеллектуального труда зарплату, соответствующую рынку. Те, кто делает это, пользуются огромным преимуществом в деле привлечения и сохранения лучших специалистов всего мира. Ваших сотрудников не схантят, а у сотрудника будет понимание и доказательства, что он ценен для компании.
При удалённой работе не составляет труда проверить эффективность работы каждого благодаря онлайн-хранилищам. «Выезжать» на дружбе с руководителями не получится: фокус смещается на саму работу. Когда продукт, над которым работает команда, виден всем, гораздо легче определить, кто действительно умён, а кто только выглядит умным. Обычно это знают все, даже ели не говорят об этом. Если в проекте сменяется проблема за проблемой, срываются сроки, значит, над проектом работает мало по-настоящему умных сотрудников. Эти недостатки легко упустить из виду, ежедневно встречаясь в офисе. Особенно если это приятные люди, так как срабатывает стереотип: человек в офисе с 9 до 18-ти + приятен в общении = хороший сотрудник. Удалённая работа ускоряет процесс отсева неэффективных работников.
При подборе сотрудника обязательным критерием должно быть умение хорошо писать, излагать свои мысли, так как это гарантирует хорошую коммуникацию кандидата с коллективом.
Последний этап отбора удалённого работника – личная встреча. В Basecamp мы поступаем следующим образом: предлагаем финальному кандидату провести день с коллегами и руководством в офисе. Потом коллеги из офиса собираются и делятся впечатлениями. В конечном счёте складывается представление, насколько талантлив кандидат и каковы его личные качества. Если предложение о работе сделано и принято, мы скрепляем договорённости и нередко приглашаем новичка поработать в офисе первые несколько недель. Так ему проще акклиматизироваться в коллективе, понять корпоративную культуру, запомнить лица и имена. Пройдя эту школу, новый сотрудник возвращается домой, лучше представляя компанию, коллег и наш стиль работы.
Фриланс – это взаимный «тест-драйв» для компании и потенциальных удалённых сотрудников.
Как управлять удалёнными сотрудниками
Работа руководителя заключается не в том, чтобы пасти своих пчёлок, а в том, чтобы возглавить эту работу и контролировать её исполнение. Для этого нужно знать все детали работы, понимать, где могут возникнуть сложности, задержки. Здесь понадобятся такие методы:
- разбиение задач на обозримые этапы,
- расстановка людей по проектам.
Нужно организовывать встречи: легче работать удалённо с теми, с кем встречался в «реальном мире», смеялся и сидел за одним столом.
Ещё одна возможность сплочения команды – участие в отраслевых конференциях.
Старайтесь не только работать, но и веселиться время от времени.
Если у вас есть и офисные и удалённые сотрудники, ваш долг создать и поддерживать равные условия. Кого-то из высшего руководства тоже можно перевести на удалённую работу, таким образом человек, имеющий полномочия изменить ситуацию, столкнётся со сложностями удалённой работы на своём опыте, с теми сложностями, с которыми обычные сотрудники вынуждены мириться, но это уменьшает их мотивацию к труду.
Техника уравнивания правил игры довольно проста: установите качественную систему конференц-связи, пользуйтесь приложениями для предоставления общего доступа к экрану, чтобы во время обсуждения все видели одно и то же, и как можно больше общайтесь посредством электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями. Ну и почаще думайте, как бы вы себя чувствовали на месте удалённого коллеги.
Боссу полезно общаться с каждым сотрудником: раз в 2-3 месяца по 20-30 минут. Цель этих разговоров проста – поддерживать связь с коллегами. Такое общение должно быть 1) неформальным, 2) диалогом. Вы удивитесь, сколько узнаете в ходе своего первого разговора «один на один».
Для эффективной удалённой работы следует:
1) делегировать больше полномочий принимать решения самостоятельно. Сотрудники часто боятся наказаний за самостоятельное принятие решений. Такой стиль управления несовместим с удалённой работой;
2) открыть доступ ко всей информации. Барьеры усложняют работу, отнимают много времени на согласование доступов;
3) предоставить сотруднику средства на хорошее оборудование, чтобы он позже отчитался по затратам;
4) сотруднику не спрашивать разрешения на отпуск и согласовывать его длительность. Мы просто говорим: подходите к этому разумно, координируйте свои действия с коллегами. Люди отличаются поразительной способностью отвечать самым смелым вашим ожиданиям и вести себя адекватно и ответственно – нужно только позволить им это.
Главный враг удалённой работы не недо-, а переработка. Причина в том, что всегда кто-то из коллег из других часовых поясов будет на связи, но главная причина – трудно разделять, когда ты работаешь дома, а когда живёшь дома.
Работа легко способна превратиться в ваше основное увлечение. Это могло бы выглядеть, как мечта работодателя: сотрудники вовсю трудятся сверхурочно, не требуя за это компенсации! Но всё не так просто. Если работа поглощает целиком, повышается вероятность «выгорания». Это случается, даже когда человек любит своё дело. Или – особенно когда он любит своё дело, ведь в этом случае ситуация не кажется ему угрожающей, пока не становится слишком поздно.
Каждый должен следить за тем, чтобы его коллеги не перерабатывали, но конечная ответственность лежит на руководителях и собственниках бизнеса, задающих правила игры.
В долгосрочной перспективе лучшими работниками оказываются те, кто трудится разумное количество времени.
Большинству из нас нужен определённый режим, выстраивать распорядок дня – это правильно. Полезно соблюдать ритуалы, например, в рабочее время переодеваться в рабочую, отличную от домашней, одежду – так легче переключиться. Или, к примеру, работать только в одном месте/комнате дома, а ещё лучше с компьютера, который вы используете только для работы, а по вечерам в своей личной жизни/для личных дел пользоваться ноутбуком, где нет соблазна проверить рабочую почту.
Мотивация – топливо любой интеллектуальной работы. Есть только один надёжный способ поднять мотивацию – поощрять людей работать над тем, что им нравится, и только с теми, кто им приятен.
Низкая мотивация чаще всего бывает из-за обстановки на работе. Если это так, остаётся самое трудное: набраться смелости, громко заявить о проблеме и попытаться изменить её. Проблемы могут быть и личные, и рабочие. Возможно, сотруднику нужен отпуск или время на решение личных вопросов. Никогда не забывайте, мотивация – ключевой фактор здоровой жизни и здорового бизнеса.
Для творческой работы, которую можно делать удалённо, обычно требуется только компьютер и доступ в интернет. Удалённым сотрудникам теперь доступно то, что ещё недавно могло показаться нереальным: роскошь увидеть мир за небольшие деньги и без отказа от карьеры. Если для вас путешествия представляют ценность, то не пренебрегайте возможностью вести кочевой образ жизни, он может быть дешевле, чем вы думаете.
Одно из достоинств удалённой работы в том, что она даёт вашим сотрудникам возможность менять декорации так часто, как им захочется. Необязательно путешествовать в новые экзотические места, можно просто работать дома, в кафе, в библиотеке и пр. Чётко заведённый распорядок способен погасить креативность. Каждый день – день сурка. Не похоже на рецепт вдохновения. А вот смена декораций, обстановки может способствовать появлению множества различных идей, помогает увидеть привычные вещи в новом свете.
Поэтому не думайте о том, что удалённая работа – это простой перенос привычного распорядка из офиса домой. Неправильно выбирать лишь между офисным столом и кухонным.
Удалённая работа уже преодолела две первые стадии модели перемен, предложенной Махатма Ганди: «Сначала они тебя не замечают, потом смеются над тобой, затем борются с тобой. А потом ты побеждаешь». Мы вплотную подошли к третьей стадии – стадии борьбы, но за ней – победа.
Удалённая работа уже здесь, она пришла, чтобы остаться навсегда. Единственный вопрос – станете ли вы одним из её ранних последователей, примкнёте к большинству (рано или поздно) или останетесь на обочине процесса?
#remote #rework #издательство МИФ #организация удалённой работы #удалённая работА #удалёнка