Система управления персоналом

Люди являются одним из основных ресурсов компании, именно поэтому работе с ними важно уделять должное внимание. Система управления персоналом как раз помогает организовать и реализовать эту работу. В статье рассказываем как, а также объясняем, что представляет собой система, что включает, какие проблемы помогает решить.

Понятие системы управления персоналом

Под системой понимают методы и приёмы работы с сотрудниками, применение которых позволяет эффективнее использовать и сами трудовые ресурсы, то есть процесс управления кадрами представляет собой комплекс мер, предпринимаемых для формирования штата из квалифицированных специалистов и организации их эффективной работы.

Следовательно, основными составляющими, или элементами системы управления персоналом, являются:

• кадровое планирование;
• подбор и отбор кандидатов на должность;
• быстрое введение в должность и адаптация новичков;
• обучение, повышение квалификации;
• оценка эффективности работы персонала;
• кадровая документация (она регламентирует правила использования наёмного труда, а также подтверждает факты приёма на работу, увольнения и т. д.).

Надо сказать, что выбор системы управления персоналом определяет организационная структура (имеет значение разделение управленческих функций, уровни подчинения в организации). Также могут влиять размеры компании, специфика её деятельности, ценности, стратегия развития.

Субъекты и объекты системы управления персоналом

Субъектами будут выступать те:

• кто выполняют функцию управления в компании, то есть руководители всех уровней, включая тех, что руководят подразделениями, а также их заместители;
• кто осуществляют организационную работу с кадрами: подбирают, отбирают, принимают на работу, увольняют персонал;
• кто работают над сплочением коллектива, повышением его мотивации.

Относят к ним и неформальных лидеров коллектива, поскольку те будут влиять на него, а также кадровые агентства, если они помогают организации с подбором персонала.

Соответственно, объектами будут сотрудники компании, на которых направлен процесс управления. То есть это исполнители и отношения между ними, которые важно выстроить таким образом, чтобы способствовать развитию и раскрытию потенциала каждого специалиста. Благодаря этому удастся быстрее достичь целей организации.

Принципы

Система работы с персоналом должна строиться на принципах:

• Научности — мероприятия по работе с кадрами должны разрабатываться с учётом достижений науки в области менеджмента.
• Гибкости — система должна постоянно развиваться, совершенствоваться, подстраиваться под изменяющиеся условия работы, цели, стратегию организации.
• Дисциплинированности — сотрудники должны следовать правилам трудового распорядка, выполнять должностные инструкции.
• Комплексности — он предполагает, что создавать систему управления персоналом надо с учётом внешних и внутренних факторов, которые будут на неё воздействовать. А это: законодательная база, экономические условия с одной стороны, и цели, миссия компании, корпоративная культура, специфика работы — с другой.
• Плановости — работу с кадрами важно планировать, то есть заблаговременно определять, какие мероприятия будут проводиться и когда. Так удастся быстрее добиться поставленных целей.
• Повышения квалификации — важно продумывать мероприятия таким образом, чтобы они способствовали развитию персонала, повышению компетенций, мотивации сотрудников и пр.

Также здесь применяется принцип эффективной работы. Он сводится к тому, чтобы развивать навык получения нужных результатов при минимальных затратах энергии и сил. Другие принципы: принцип экономической целесообразности (затраты на персонал должны рассчитываться исходя из рыночной оценки и прибыли), разносторонности (помимо прочего, должны учитываться интересы государства, общества), простоты. То есть чем более простую систему удастся построить, тем лучше. В конце концов, производственная деятельность должна оставаться в приоритете.

Цели системы управления персоналом

Основная цель системы — обеспечить организацию квалифицированным персоналом в нужном количестве для повышения её прибыли, рентабельности, то есть сильными, лояльными к ней, эффективными в работе кадрами, которые помогут достичь желаемых результатов. Надо ли говорить о том, что этих специалистов важно найти, организовать их деятельность, продумать мероприятия по повышению их квалификации.

Дополнительные цели будут зависеть от специфики деятельности предприятия, объёмов производства, стратегических задач.

Функции системы управления персоналом

Функции формируются с учётом целей и задач компании, её стратегии. Но зачастую блок обеспечения системы управления персоналом включает ряд направлений.

Планирование потребности в персонале

Имеется в виду количество специалистов, их квалификация, опыт. При этом изучаются: рынок, потенциал сотрудников, которые уже работают в штате. Попутно рассчитывают, сколько ещё людей не хватает и с какими знаниями, навыками.

Найм и учёт сотрудников

Среди претендентов подбираются подходящие кандидаты на должность, проводятся собеседования, тестирования, по итогам которых отбираются лучшие специалисты. Их и нанимают, после чего контролируют их работу, ведут отчётность по ней.

Повышение квалификации персонала

Чтобы реализовать эту функцию системы управления персоналом в организации, разрабатывается обучение, причём как для вновь нанятых специалистов, так и для тех, кто уже давно работает и растёт в команде.

Здесь надо сказать, что существенно упрощают работу с новичками должностные инструкции. Главное, прописать в них не только обязанности каждой должности, но и ценный конечный продукт специалиста, цели его работы, другие важные моменты, например, политику скидок для продавца. С одной стороны, это ускорит и упростит введение сотрудников в должность, с другой — позволит им самостоятельно решать все вопросы, не отвлекая коллег и руководителя.

Повышение уровня мотивации

Мотивируя коллектив, вы способствуете развитию организации. Главное, выбирать стимулы, которые станут мощными побудительными мотивами, и это не всегда деньги. Повышать эффективность работы сотрудников можно, помогая им удовлетворять стремление к самореализации, признавая их заслуги и пр.

С другой стороны, ещё на этапе отбора кандидатов лучше отдавать предпочтение тем, кто находится выше по шкале побудительных мотивов. То есть полезнее для компании будут люди, которых мотивирует чувство долга (они искренне переживают за компанию) или личные убеждения (хотят в ней реализоваться). Если сотрудниками движут деньги или личные достижения, важно будет регулярно повышать их уровень мотивации.

Контроль социального развития

Планируя работу с персоналом, следует продумать, как удовлетворять социальные потребности сотрудников. Имеется в виду:

• обеспечение охраны труда;
• организация отдыха;
• планирование оздоровительных мероприятий;
• социальное страхование.

Сюда же можно отнести обеспечение хороших условий труда, то есть создание комфортного и эргономичного рабочего места.

Правовое регулирование

Процессы, которые касаются управления персоналом, а именно: подбор, найм, обучение, учёт деятельности, оплата труда, должны осуществляться в правовых рамках. Следовательно, разрабатывая систему управления персоналом, важно опираться на законодательные акты, регулирующие трудовые отношения. Речь идёт о Конституции РФ, ТК РФ, федеральных актах и уставах субъектов Федерации, локальных актах.

Линейное руководство

Это непосредственно управление коллективом и организацией. При работе с персоналом стоит задача развить навыки, потенциал каждого сотрудника, с одной стороны и сделать команду сплочённой — с другой. Управляя организацией, следует вести её к целям.

Важно! Основной целью бизнеса должно быть желание принести людям как можно больше пользы. Например, строительная компания должна работать ради того, чтобы сделать жильё более комфортным для своих потребителей. Могут выделяться и более мелкие цели. Все эти цели необходимо продвигать на общих собраниях среди сотрудников.

Стратегии системы управления персоналом

Под стратегией понимают план формирования сильной команды специалистов, которые будут трудиться в организации, помогая ей достигать желаемых результатов. Следовательно, разрабатывая эту стратегию, важно опираться на общую стратегию предприятия. Если последняя будет меняться, стратегию системы управления персоналом также надо будет пересматривать.

Типы стратегии:

• Предпринимательская. Её выбирают компании, которые специализируются на продвижении новых продуктов. Для этого они формируют штат из инициативных и амбициозных сотрудников и разрабатывают для них такую систему вознаграждения, которая будет их побуждать к конкуренции, чтобы получить больше (зарплата по результатам). Работа строится на поиске продуктов, которые смогут найти своих потребителей, и инвестиций для их продвижения. При этом в компании приветствуется неформальное общение, наличие наставников.
• Динамического роста. Это одна из самых эффективных стратегий системы управления персоналом, поскольку она ориентирована на рост организации и создание её имиджа. Для этого отбирается квалифицированный персонал (или достаточно мотивированный для того, чтобы постоянно повышать свою квалификацию). Разрабатываются строгие критерии для оценки его работы. Направляются усилия на развитие сотрудников, а обучение планируется в соответствии с целями организации.
• Дохода, или прибыльности. Её главная задача — сохранить имеющийся уровень прибыли компании и приумножить. Поэтому при выборе такой стратегии предъявляются жёсткие требования к отбору персонала (ищут экспертов в узких областях), разработке системы вознаграждения (оно зависит от результатов работы, стажа, уровня занимаемой должности). При этом уделяется должное внимание обучению сотрудников, повышению их мотивации.
• Ликвидационная. Применяется, если у компании снижаются доходы. В рамках такой стратегии стараются сократить траты на персонал, поэтому может оптимизироваться работа с ними (сотрудников переводят на частичную занятость). Также пересматривают систему вознаграждения. Чтобы производительность работы в таких условиях не падала, регулярно проводят мероприятия для повышения мотивации коллектива.
• Круговоротная, или циклическая. К ней также прибегают, когда падает прибыль. В рамках этой стратегии стараются сохранить наиболее ценных для компании сотрудников, разрабатывая эффективную систему мотивации для них. Оплата осуществляется за результат. Попутно руководство продумывает, как выйти из сложившейся ситуации.

Надо сказать, что выбранная компанией стратегия может меняться на разных этапах её развития.

Проблемы, которые решает система управления персоналом

Прежде всего эффективная система управления персоналом нужна компаниям, которые растут и расширяются. Им важно постоянно анализировать потребности в кадрах, а также совершенствовать систему отбора и подбора сотрудников в команду, в зависимости от изменений стратегии компании, по требованию ускорять этот процесс. Важна система и тем, у кого наблюдается текучка кадров. Грамотно организованные и реализованные мероприятия позволят сплотить команду, донести до неё цели компании, повысить лояльность коллектива.

Другие ситуации, когда нужна система управления персоналом:

• необходимость повысить квалификацию или мотивацию сотрудников;
• ускорить процесс введения новичков в должность;
• оптимизировать работу персонала.

Оценка и совершенствование системы

Чтобы убедиться в том, что система управления персоналом эффективна, анализируют следующие факторы:

• производительность труда сотрудников (какая она, как изменилась за последнее время; также важно, выполняют ли сотрудники закреплённые за ними функции в полной мере);
• коэффициент текучести кадров (надо отслеживать не только то, сколько людей уволилось, но и по каким причинам: за нарушение дисциплины, по собственному желанию и пр.);
• уровень квалификации персонала (растёт ли он);
• соотношение результатов работы и затрат на персонал;
• качество продукции, услуг (хорошо, если оно сохраняется или улучшается);
• социально-психологический климат в коллективе и степень удовлетворённости сотрудников от работы в компании.

Также можно оценить результаты деятельности предприятия, то есть растёт ли объём продаж, увеличивается ли прибыль.

Оценку важно проводить регулярно. Если результаты неутешительны, следует пересматривать систему. К слову, предварительно важно убедиться в высокой квалификации сотрудников кадровой службы, наличии у них не только знаний, но и опыта в решении подобных задач.

Выводы

Любой компании, которая растёт и развивается, нужна своя система управления персоналом, в которую будут входить инструменты для эффективного использования трудовых ресурсов, то есть действенные способы и методы подбора и отбора кадров, адаптации новичков в команде, работы с теми, кто давно в штате. Имеются в виду мероприятия по повышению квалификации и мотивации специалистов.

Подписывайтесь на канал и регистрируйтесь на бесплатный мастер-класс Александра Высоцкого по систематизации бизнеса.