Каждое совещание должно начинаться очень простым вопросом: "Какие у нас цели на это обсуждение?".
Именно цели являются базой для взаимодействия.
Но о них частенько просто забывают.
В одной компании были организованы отчётные совещания. Руководители собирались в одном и том же месте в одно и то же время и докладывали о том, как идут дела по их направлениям.
Вроде бы, все нормально и привычно.
Но была замечена одна проблема: неделя за неделей это были одни и те же доклады. Динамика у компании была довольно низкая, и потому крупные изменения происходили редко. И конечно же, на этих совещаниях не принималось каких-либо значимых решений.
Более того, собираться вместе для того, чтобы заслушать одни и те же доклады, не было ни малейшего смысла. Вся информация была на бумаге. В обычных рутинных отчётах с которыми можно было ознакомиться другими способами.
И логично, что кроме вреда от потери времени, никакой пользы компании эти собрания не приносили. Просто вычёркивали по два-три часа из жизни каждого участника.
А ведь когда-то они были очень даже осмысленными. Давно. В те времена, когда руководители вообще не умели собирать актуальную информацию по своим подразделениям. Когда не умели отчитываться.
Вот тогда работа кипела. На каждом совещании были споры насчёт того, о чём стоит докладывать, а о чём нет. На каждом меняли показатели и способ их сбора.
Но потом информацию собирать научились. И должен бы был наступить следующий этап - на основе этой информации продумывать решения по развитию бизнеса. Но... это тоже работа, которой нужно учиться. Работа, которая отнимает силы.
А силы тратить уже не хотелось. Вот и превратилось ранее полезное мероприятие в глупые посиделки с серьезными лицами.
И это далеко не единственный пример того, как средством подменяют цель.
А о целях помнить надо.
Оперативные совещания (не более 15-20 минут) проводятся для синхронизации действий и выдачи заданий с коротким сроком исполнения.
Совещания по статусу проекта или текущей работы проводятся для того, чтобы принять решение о том, предпринять дополнительные усилия или ничего не менять.
Совещания по инцидентам проводятся для того, чтобы принять решение о том, какие меры принять для недопущения ошибок.
И так далее.
Вообще, у каждой работы должна быть цель. Тем более, у совместной.