У бизнеса может быть много контрагентов, оформленных по-разному: как ИП, юрлицо, самозанятый или по ГПХ. Для расчёта с ними иногда приходится снимать наличные или проводить оплаты по сложным схемам. Если делать это неправильно, счёт могут заблокировать. Мы составили список распространённых ошибок, на которых объясняем, как выстроить большую сеть контрагентов и не нарушить требования 115-ФЗ.
Зачем банки следят за переводами компаний
Центробанк противодействует отмыванию денег, полученных преступным путём, финансированию терроризма и распространению оружия массового поражения. Регламентирует эти действия 115-ФЗ, по которому банки должны следить за счетами клиентов, иначе ЦБ отберёт у них лицензию.
Наблюдает за подозрительными операциями внутренняя служба финансового мониторинга банка. Она выявляет фирмы, занимающиеся обналичкой или фиктивной деятельностью. Больше всего обращают внимание на тех, кто платит мало налогов, часто снимает наличные сверх лимита или массово переводит деньги на карты физлиц.
Иногда даже самая безобидная на первый взгляд операция для банка может выглядеть подозрительной. Важно понять, что с ним можно и нужно договариваться. Если ваш счёт заблокировали, это ещё на значит, что вы нарушили закон или в чем-то виноваты. Но лучше до этого не доводить: разбирательства могут парализовать ваш бизнес на неделю, а то и месяц. Ниже рассматриваем самые распространённые ошибки и объясняем, как не оказаться заблокированным.
Ошибка первая: снимать наличные сверх банковского лимита для оплаты товаров и услуг
Если обналичить много денег, то банк посчитает, что предприниматель, пытаясь избежать уплаты налогов, превращает легальные деньги на счёте в нелегальную наличку.
«У каждого банка свои лимиты на снятие наличных», — рассказывает основательница «Бухгалтерского бюро Анастасии Регинской».
«Обычно, если вы обналичиваете до 30 % денег, а остальные оставляете на счёте, на операцию не обращают внимания. Но в реальности предприниматели любят снять все деньги, как только они поступили на счёт, а у этого, скорее всего, будут последствия»,
— говорит Регинская.
Эксперт приводит пример с оплатой услуг по такой схеме. ИП делает сайты на заказ, работает с неоформленными дизайнерами, а зарплату им платит наличными. Когда нужно рассчитаться, ИП снимает со счета все деньги разом, чтобы не платить налоги и взносы. Банк блокирует счёт и просит обосновать снятие наличных, а финмониторинг думает, что бизнесмен отмывает деньги. Если не подтвердить легальность операции документами, то счёт будет заблокирован до тех пор, пока банк не получит полноценных обоснований операции.
«В первом случае важно официально оформить отношения с работниками, — продолжает Анастасия Регинская. — Вариант „лучше я буду частично платить налоги, и меня не тронут“ не пройдёт. Государству важно, чтобы налоги были уплачены полностью. Если не получается взять всех в штат, то с сотрудниками, которые выполняют нерегулярные задачи, лучше работать как с самозанятыми или ИП. Так вы немного снизите нагрузку, но тут есть свои риски. Если налоговая посчитает, что у вас постоянные трудовые отношения, вам могут доначислить сумму неуплаченных страховых взносов и обязуют оплатить штраф. В худшем случае вам грозит три года тюрьмы».
Подозрительные юрлица: как легально раздробить бизнес
Вот другой пример с оплатой товаров. Предприниматель строит небольшие частные дома. Чтобы купить стройматериалы в супермаркете за наличку и рассчитаться с рабочими, он снимает весь задаток клиента. Банку кажется, что это обналичивание, и счёт блокируют.
«В случае с оплатой товаров важно сохранять чек и первичные документы: договоры, акты, — чтобы отправить их в банк после снятия наличных», — говорит Регинская.
Вывод
Официально оформляйте отношения даже с теми, с кем работаете нерегулярно, предложите сотрудничать как с самозанятыми или ИП. Храните первичные документы. Не обналичивайте больше 30 % от имеющейся на счёте суммы.
Сервис комплаенс-помощник оценит риски нарушения 115-ФЗ вашей компанией и даст персональные рекомендации, как этого избежать. Не откладывайте, закажите анализ своего бизнеса прямо сейчас
Ошибка вторая: массово отправлять деньги физлицам
Банк подумает, что вы пытаетесь обналичить деньги или платите неофициальную зарплату.
«В моей практике был случай. Владелец овощебазы искал поставщиков. Ему нужны были именно небольшие хозяйства, где выращивают продукцию без химии, — рассказывает Максим Иванов, партнёр консалтинговой компании „Каминский, Степанов и партнёры“. — Мой клиент нашёл 10 фермеров и купил у них овощи. Когда бухгалтерия проводила платежи по 200 тысяч рублей 10 физлицам, банк заблокировал счёт».
Максим Иванов отправил договоры с физлицами о покупке товаров, чеки, приложил фото отгрузки овощей и контакты фермеров. Написал дополнительное письмо, где простым языком объяснил схему. В итоге счета разморозили и теперь больше не блокируют, когда овощебаза снова закупает продукты у физлиц.
Вывод
Отправляйте в банк первичные документы на закупки сразу после массовых переводов. Прикладывайте к ним разъяснительное письмо, где понятным языком рассказываете, кому и зачем вы отправили деньги.
Ошибка третья: экономическая нецелесообразность операции
Если вы совершаете убыточную для себя операцию, то банк подумает, что вы компания-однодневка и через вас отмывают деньги, особенно если вашему ИП или организации меньше года.
«У кирпичного завода осталась партия продукции на 200 тысяч рублей, которую никак не могли продать, — рассказывает Максим Иванов. — У завода много подрядчиков: ремонтная служба, логистика, вывоз отходов и другие. Одному из них предложили принять оплату услуг кирпичами, чтобы затем продать их ниже рыночной цены. Разницу обещали компенсировать, увеличив текущую смету. Мотивация была такой, что подрядчик быстрее получит деньги, иначе придётся ждать, пока с заводом рассчитаются за другие заказы».
Все операции проводили официально, с договором купли-продажи, чеками и безналичным переводом, но, когда подрядчик продал кирпичи ниже рыночной цены, банк заблокировал его счёт за экономически нецелесообразную сделку: купили дороже, продали дешевле.«Мы отправили первичку в банк и подробно объяснили в сопроводительном письме, зачем нужна была эта сделка, — рассказывает Максим Иванов. — Счёт разблокировали».
Главный документ: как самозанятым составлять договоры с клиентами
Вывод
Отправляйте в банк первичные документы и пишите письмо, в котором подробно объясняете, почему провели такую сделку.
Ошибка четвёртая: не сохранять первичные документы и не класть наличку на счёт
Банк может усомниться в легальности вашего перевода. Может показаться, что вы создали липовый договор, чтобы обналичить деньги через другую компанию.
«Не хранить первичку — это грубейшая ошибка»,
— объясняет основательница «Бухгалтерского бюро Анастасии Регинской».
«Чаще всего это происходит с ИП на упрощёнке, которые думают, что если их не обязали вести бухгалтерию, то договоры, акты и чеки хранить тоже необязательно. Ведёшь книгу учёта доходов и расходов, и этого достаточно. А когда приходят из банка, то доказать легальность перевода нечем», — заключает Регинская.
Типичная ситуация: предприниматель оказывает услуги через подрядчиков по знакомству или для родственников без оформления документов. Например, ваш сосед попросил поставить забор на садовом участке, вы купили за наличку материалы и рассчитались с рабочими, но в компанию оплата услуги не поступила. Вам заплатили наличными, которые вы не положили на счёт. Представители финмониторинга думают, что вы либо обнальщик, либо составили поддельный договор на покупку стройматериалов и установку забора, чтобы вывести деньги.
Вывод
Всегда работайте по договору, даже со знакомыми или родственниками. Сохраняйте первичные документы: чеки, накладные и акты. Если с вами рассчитались наличными, кладите их на счёт и берите расписку, что получили деньги от физлица или компании за услуги.
Ошибка пятая: не проверять контрагентов и не отвечать на запросы финмониторинга банка
Банк посчитает, что вы специально работаете с сомнительными подрядчиками или поставщиками, чтобы отмыть или обналичить деньги.
«У меня в практике был случай, когда клиент проверил контрагента и он соответствовал всем нормативам, но счёт всё равно заблокировали, — рассказывает Максим Иванов. — Поставщик зашёл в местную торговую сеть и решил провести рекламную кампанию в супермаркетах. Ретейлер попросил поставщика обратиться для этого к их подрядчику, который сделает баннеры. Подписали договор, оформили акты и оказали услугу. Так продолжалось несколько лет, но однажды банк неожиданно заморозил счёт моему клиенту из-за перевода подрядчику. Мы отправили фото баннеров, договоры и акты, но банк это не устроило».
Проверить благонадёжность контрагента поможет сервис проверки по официальным госисточникам. Вы можете посмотреть статус юридического лица, как часто и с кем судится компания, а также узнать об опыте работы заказчиков и исполнителей. В сервисе можно проверить контрагента по 20+ открытым ресурсам в едином окне. Ключевая информация и данные из выписки единого государственного реестра доступны бесплатно.
Оказалось, что у этого подрядчика по рекламе не было сайта и они не отвечали на запросы финмониторинга банка. Со стороны это было похоже на фирму для отмывания денег, и этого хватило для блокировки.
«Из этого примера следует, что, даже если вы проверили подрядчика и регулярно с ним работаете, это не значит, что он всегда будет добросовестным для банка, — продолжает Максим Иванов. — В подобной ситуации банк также заблокирует счета компаний, которые сотрудничали с подозрительным бизнесом».
«Банк видит, что вы работаете с организацией, которая не отвечает на его запросы, и подозревает, что ваш бизнес — часть преступной схемы. Единственный выход — предоставить первичку и письмо с объяснением. Если не помогло, отказывайтесь от работы с таким контрагентом»,
— подытоживает Иванов.
То же самое может произойти и с вами, если вы вдруг не отвечаете банку после блокировки. Вы подставите компании, с которыми сотрудничаете.
Вывод
Проверяйте контрагентов перед сделкой с помощью специальных сервисов, они есть у каждого банка. Отвечайте на запросы финмониторинга. Будьте готовы, что контрагенты не всегда будут отвечать требованиям банковских нормативов. Отправляйте первичку и письмо с объяснением, какие услуги и когда вам оказали.
Ошибка шестая: оплата товаров и услуг по фиктивному договору
Банк подумает, что вы отмываете или обналичиваете деньги.
«Обычно так ошибаются логистические компании, — рассказывает Анастасия Регинская. — Например, предпринимателю надо вывести наличку, для этого он составляет договор на перевозку товара. Создаёт путевые листы, где указывает примерный километраж. Вроде всё нормально, но банк его всё равно блокирует».
Оказалось, что предприниматель снял со счёта 1 млн рублей сразу после окончания перевозки. Финмониторинг начал проверять документы и нашёл подозрительную деталь: машина проехала за день всего 500 километров, а компания за это получила такую крупную сумму. Специалисты оценили рыночную стоимость услуг на перевозки в этом регионе и заподозрили, что организация обналичивает деньги. Заблокировали счёт и стали ждать объяснений.
«Ещё бывает, что предприниматели снимают наличку для оплаты подрядчикам через беспроцентный и бессрочный договор займа, — продолжает Анастасия Регинская. — По закону это не запрещено, но, если регулярно снимать крупные суммы, от 590 тысяч рублей, на вас обратит внимание финмониторинг. Лучше снимать частями до 100 тысяч рублей. Но тут тоже есть риски: если делать так постоянно, налоговая вам может начислить НДФЛ с несуществующих процентов.
Вывод
Не составляйте фиктивные договоры, снимайте наличные для расчёта с подрядчиками частями и по лимитам банка.
Ошибка седьмая: отправлять платежи, не связанные с указанными видами деятельности
Банк посчитает, что вы создали фиктивный договор для обналичивания денег.
«Если компания, которая занимается продажей лимонов, вдруг решила внедрить CRM, то это покажется банку очень подозрительным, — рассказывает Анастасия Регинская. — У меня в практике был случай, когда компания по перевозке стройматериалов вдруг решила доставить клиенту партию яблок, но указала в назначении платежа услугу, которая не соответствует указанным кодам ОКВЭД. Счёт заблокировали, потому что предприниматель забыл перечислить дополнительные ОКВЭД в налоговой и рассказать об этом банку.
Вывод
Следите, чтобы все платежи соответствовали вашей хозяйственной деятельности. Если сменили ОКВЭД, внесите изменения в реестр и сообщите об этом в банк.
Ошибка восьмая: не показывать расходы и снимать сразу все наличные
Банк подумает, что через вас отмывают деньги.«У меня был клиент, который хотел построить здание, и ему нужно было сделать проект в соответствии с экологическими нормами, — рассказывает Максим Иванов. — Для этого он обратился к преподавателям и профессорам в местном вузе и предложил им сотрудничество. Обращаться за услугами планировал регулярно, поэтому посоветовал открыть им ИП».
Преподаватели согласились и начали работать. Каждый отвечал за часть проекта по своей специализации. Стоимость услуг была высокой, примерно по 300 тысяч рублей за заказ. Когда одновременно на счёте у нескольких ИП, существующих меньше года, появлялась такая сумма от одной компании, а потом педагоги тут же снимали её со счетов, у банка начались подозрения. Кроме уплаты налогов, расходов у предпринимателей не было.«Всем ИП заблокировали счета, мы начали разбираться, — рассказывает Максим Иванов. — Отправили в банк пояснительные письма, акты и договоры, копии составленных проектов. Счета разблокировали».
Вывод
Храните первичку, чтобы подтвердить, почему в вашем бизнесе из расходов только уплата налогов. В основном это касается проектных работ или когда ИП работает без сотрудников.
Шпаргалка по работе с контрагентами
Чтобы банк не заблокировал счёт компании по 115-ФЗ, соблюдайте правила.
- Оформляйте сотрудников официально. Тем, кто выполняет нерегулярные задачи, предложите сотрудничать как с самозанятыми или ИП.
- Храните первичную документацию.
- Не снимайте сразу все деньги со счёта, оставляйте 30 %.
- Отправляйте в банк первичную документацию на закупки и объяснение расходов сразу после массовых переводов физлицам.
- Работайте по договору даже со знакомыми или родственниками. Если с вами рассчитались наличными, вносите их на счёт и берите расписку, что получили деньги от физического или юридического лица за услуги.
- Проверяйте контрагентов перед сделкой с помощью специальных сервисов и отвечайте на запросы финмониторинга.
- Не составляйте фиктивные договоры, снимайте наличку для расчёта с подрядчиками частями и по лимитам банка.
- Следите, чтобы все платежи соответствовали вашей хозяйственной деятельности. Если сменили ОКВЭД, внесите изменения в реестр и сообщите об этом в банк.