Поставщики и заказчики «заклятые друзья»

Почему закупки часто проходят не так, как написано в контракте? Потому что у каждой стороны свой уровень развития менеджмента и организации работы.

Часто в закупке действуют несколько человек, которые не связаны друг с другом. Продавец продает, контракт подписывает второй человек, а исполняет третий. Это и приводит к проблемам и недопониманию.

3 ключевые проблемы заказчиков в коммуникации:

- Внутренние проблемы - неувязки и нестыковки в спецификации и техническом задании. Ошибки всплывают в ходе исполнения договора, а это приводит к экономическим потерям и на выходе получается «бракованный» контракт.

- Нет проверки квалификации поставщика. Часто перед контрактом проходят переговоры, на которых обсуждается только цена и условия поставки. Но редко интересуются тем, а сможет ли поставщик выполнить контракт, достаточно ли у него квалификации и производительности. Предприниматели обещают, что справятся с объемами, но в реальности это не всегда так. Выяснить как реально работает поставщик возможно, и чтобы выяснить это необходимо провести аудит - разработать критерии для поставщика, сформировать лист самооценки для контрагента, провести детализацию производственных мощностей, выявить как на предприятии построена система качества и как работает логистическая система, вплоть до установки % соотношения присутствия вашего заказа в производственном плане и т.д.

- Несогласованность. В закупке участвует много подразделений, которые не могут договориться друг с другом. Нужно все условия зафиксировать и показать всем участникам процесса. Более того, желательно обсудить это и с поставщиком. Обязательно давать обратную связь поставщику об ожиданиях компании, о результатах его работы.

Существует ряд очевидно рисковых этапов взаимодействия, на которых целесообразно проводить аудит поставщика и /или актуализировать данные о действующем партнере:

- перспектива долгосрочного сотрудничества;

- заключение контракта с новой компанией;

- контракт, по которому не предполагается дальнейшего взаимодействия после исполнения обязательств;

- заключение контракта с отсрочкой платежа;

- заключение контракта с предоплатой.

Так как для многих производственных и торговых компаний закупки составляют 80% оборота, проверка контрагентов является важнейшим элементом в обеспечении комплексной безопасности и наряду с другими организационными мерами, направлена на достижение следующих целей:

- Укрепление репутации. Недобросовестные поставщики и мошенники теряют интерес к компаниям, серьезно занимающимся собственной коммерческой безопасностью;

- Повышение дисциплины труда среди менеджеров отделов ответственных за заказ работ и услуг у сторонних организаций;

- Исключение невыгодных для компании контрактов с аффилированными компаниями.

При аудите и квалификации ключевых поставщиков, необходимо делать акцент на:

- методах управления;

- экономии и снижении себестоимости;

- гибкость в поставках – запас мощности;

- повышении качества сервиса и обслуживания;

- разработки и инновации;

- присутствии на рынке - соразмерность компаний.

Бизнес-Аудит

#интерим #логистический_аудит #проектное_управление #ФСА #операционная_эффективность #АУДИТ_ПОСТАВЩИКА #Управленческий_менеджмент #Процессный_мониторинг