Планируя бизнес, многие даже не задумываются, что кроме основной деятельности, потребуется выполнять множество других действий. Нет, конечно, все в курсе, что нужно оформлять договоры, вести отчетность, взаимодействовать с налоговыми и другими государственными органами – но масштабы этой деятельности часто оказываются далеко не приятным сюрпризом. И главное – мы наращиваем обороты, находим новых поставщиков и клиентов, расширяем штат – и со всем этим количество бумаг растет еще больше.
И эта проблема разбивается на две – трудоемкость делопроизводства и хранение документов. Типовые формы заметно облегчают жизнь – все же вбить данные в заготовку и распечатать проще, чем набирать документ полностью. Но хранить подписанные экземпляры, сопровождающую переписку и остальные бумаги внезапно оказывается сложно. Архив поглощает полезные площади, которые изначально планировались совершенно для другого. Что же можно предпринять, чтобы бумаги не отнимали столько сил и времени и не заставляли вводить дополнительные штатные единицы? Воспользоваться современными технологиями и исключительно законными способами уйти от устаревших амбарных книг и скоросшивателей.
Системы электронного документооборота (СЭД)
Переписка по e–mail и в мессенджерах по деловым вопросам для нашего времени норма. Но если встает вопрос о юридической силе и использовании как доказательств, распечатки и скринов экрана телефона, увы, недостаточно. Даже если заверять ее нотариально. И вот тут на помощь придут системы электронного документооборота. К их числу относится, например, СБИС, горячо любимый бухгалтерами за то, что теперь не нужно проводить часы в ожидании своей очереди, чтобы сдать налоговые декларации. Несколько вариантов, учитывающих специфику малых и средних предприятий, госучреждений и т.д., предлагает 1С – причем СЭД позволяет не только вести учет, но и отказаться от распечатывания созданной в системе первички. Есть множество предложений и от других разработчиков.
Такая система берет на себя практически весь функционал, относящийся к делопроизводству: отправку и получение корреспонденции, регистрацию входящих и исходящих документов, передача документов исполнителям и контроль исполнения, ведение архива и т.д. Поступившие в бумажном виде документы сканируются и дальше проходят рассмотрения и согласования внутри СЭД. Здесь же согласовываются договоры и платежи, а также приказы, положения, порядки, регламентирующие внутренние процессы организации. И, конечно, все, что касается бухгалтерских документов и учета движения денежных средств и материальных ценностей. Чтобы подтвердить легитимность документов, особенно отправляемых контролирующим органам и контрагентам, используется электронная подпись.
СЭД, CRM, ECM – вы меня запутали
Как мы вас понимаем – в таком обилии предложений по автоматизации, как сейчас, разобраться непросто. Если упростить, СЭД занимается именно документами (теми, которые раньше были на бумаге, с подписями и печатями), CRM (Сustomer Relationship Management) – взаимоотношениями с клиентами, включая всю воронку продаж, от первого клика по рекламе до согласования работ на всех этапах, здесь же могут вестись и внутренние переписки и обсуждения. ECM (Enterprise Content Management, «управление корпоративным контентом») похожи на СЭД, но основной акцент в них все же ставится не на юридическую силу документов, а именно на информацию – внутренние коммуникации, переписки с клиентами, в том числе в соцсетях, корпоративные сайты и аккаунты, хранение и систематизацию медиа-файлов и т.д. BPM (Business Process Managment) занимается автоматизацией бизнес-процессов.
Впрочем, сейчас все чаще предлагаются интегрированные решения, объединяющие в себе функционал всех или некоторых аббревиатур, которые мы перечислили ранее. Как выбирать? Для начала ответить себе на вопрос, что вы хотите – если просто отказаться от бумажных документов (или хотя бы свести к минимуму их количество), достаточно перейти на СЭД. Если структурировать и оптимизировать процессы, чтобы минимизировать время на согласования – и, что греха таить, посторонние темы, обсуждаемые сотрудниками параллельно, – желательно выбрать систему с функциями BPM. Свести воедино все, что касается сайта, интернет-магазина и соцсетей – ECM.
Хорошая новость в том, что программные решения, способные удовлетворить ваш запрос, существуют – и их достаточно много. Плохая – их стоимость зачастую может обескуражить представителей среднего и тем более малого бизнеса. Впрочем, большинство разработчиков предлагает свои системы в разных комплектациях и конфигурациях. Чтобы выбрать подходящую именно вам, лучше не обращаться к ним напрямую – каждый будет хвалить свое детище независимо от его объективных достоинств. Лучше предварительно проконсультируйтесь со специалистом, знающим специфику разных вариантов. Конечно, мы совсем не намекаем на аутсорсинговую бухгалтерскую компанию, которой приходится работать с различными СЭД, установленными их клиентами, поэтому понимающими нюансы тех или иных вариантов – но это действительно один из самых простых способов узнать, в чем же разница и что подойдет с учетом специфики вашей деятельности.
Как обойтись без договора с каждым клиентом
Иногда необходимость вести бумажный документооборот в принципе не сильно обременяет сама по себе. Но заключать договор с каждым клиентом отдельно… Когда речь о миллионных контрактах или хотя бы десятках тысяч рублей, вопрос не стоит, но если в день идет поток запросов на небольшие суммы, даже вбить в типовую форму реквизиты и распечатать в результате складывается в часы и требует нескольких коробок бумаги и картриджей для принтера ежемесячно. А хотелось бы и деревья сберечь, и средства компании сэкономить. Как?
Оферта – давно известный и удобный выход, которым пока пользуются не все, кто мог бы. Это не сам договор, а предложение его заключить: все условия прописываются в одном месте, если клиент согласен, то он делает акцепт в любой удобной форме: четкое «я согласен», перечисленная «предоплата», звонок или запрос в директ «Запишите меня на пятницу» и т.д. После этого договор считается заключенным
Оферта бывает публичной и непубличной (простой). К первым, например, относится ценник на определенном товаре в магазине – любой человек может приобрести его именно по этой цене, и отказать ему по закону нельзя. Вторая – тихо сказанное продавцом «Могу скидочку сделать», причем услышавший это другой покупатель совершенно не обязательно получит скидку – предложение было не для него. То же касается информации в интернет-магазине и специальных условий, присланных на электронную почту – первая публичная, вторая непубличная оферта.
Впрочем, если с розничными и интернет-магазинами все более-менее понятно, при оказании других услуг чаще используют фразу: «Предложение не является публичной офертой». Что означает – условия мы будем обсуждать индивидуально и прописывать в договоре.
Что считается офертой и как ее подготовить
Если вы указали существенные условия – кто, что, когда, как и за какие деньги делает и в каком виде это оплачивается – это оферта, которую клиент посчитает полноценным основанием для сделки, признают суд и Роспотребнадзор.
И вот тут начинается специфика. Ибо легко пропустить какой-то нюанс – например, что на Дальний Восток стоимость доставки выше, чем в Москву. Или при отсутствии товара на складе сроки обсуждаются индивидуально. Или комплектующие могут не подойти к определенным системам – и в этом случае расходы на возврат и отправку замены несет покупатель. Или при неполном предоставлении заказчиком необходимых для выполнения работ сведений и материалов ответственность лежит на нем, а не на исполнителе. Нюансов много – во многом именно из-за этого наши предприниматели продолжают заполнять и распечатывать типовые договоры вместо оферты.
И все же отказываться такого удобного и законного варианта сразу не стоит. Если магазины справляются с продажами множества товаров, то и вы сможете прописать варианты для своего ассортимента. Тем более что в типовой договор уже внесено практически все необходимое. Еще один плюс – за исключением общей системы налогообложения, всем остальным можно не составлять акты, достаточно накладных.
Если вы боитесь, что не сможете грамотно сформулировать и систематизировать все уточнения, можно обратиться к грамотному юристу, бухгалтеру, специалисту по договорной работе. Для начала – проконсультироваться, насколько в вашей сфере применима оферта, если все возможно – работать с конкретикой. Затраты на составление оферты быстро окупятся благодаря высвобождению специалиста, ранее занимавшегося договорной работой. Поэтому не теряйте возможности заметно сократить количество расходуемой бумаги и избавьте себя от необходимости искать помещение для архива.