Ниже описана моя система планирования времени. Она эффективная, простая и выверена мной. Делюсь с вами, надеюсь, кому-то она поможет сэкономить время для важного.
1. Планирование. Планируйте заранее.
Заведите блокнот без дат, который разделите на несколько разделов: обязательно - дела, планы, заметки. В разделе "Дела" будут повседневные дела. В разделе "планы" будут обязательные задачи на месяц, год (дни рождения, концерты, даты сдачи отчетов, сроки завершения конкретных дел). В разделе "заметки" будет всякая ерунда, которую надо куда-то записать...(Для паролей и авторизаций - заведите отдельный блокнот, который никогда не выносите из дома и держите рядом с ПК.)
2. Объективность. Объективно оценивайте свои возможности и время.
Раздел "дела". Сегодня вечером пишем планы на завтра. По центру страницы - завтрашняя дата, затем по пунктам список дел на завтра. Сначала - самые важные и крупные, затем поменьше, и мелкие бытовые.
Если вы понимаете, что на крупное дело у вас есть еще время впереди и за раз его не сделать - не стоит писать это дело в задачу, пишите ту часть, которую вы реально сможете выполнить не напрягаясь.
Например:
27.07.2021. Вторник.
1. Сделать 5 слайдов презентации.
(НЕ ВСЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ, НЕ СЕСТЬ ЗА ПРЕЗЕНТАЦИЮ, а именно 5
слайдов)
2. Сходить в банк за реквизитами счета.
3. Узнать список документов для поступления.
4. Вынести мусор.
5. Вытереть пыль.
6. Погулять с собакой Жени в 7.00 и в 17.00
7. Лечь спать не позже 23 часов (если для Вас это важно и нужно ввести
в привычку, тоже прописывайте такие пункты)
3. Логистика. Если какие-то пункты можно сделать вместе, записывайте их вместе.
Например, Вынести мусор и погулять с собакой можно одновременно, значит, объединяем эти пункты, а если, собака такого размера, что можно и в банк с ней сходить - значит идем в банк в 17.00 тоже вместе с собакой!
4. Время - деньги!
Прописываем напротив каждого пункта то, сколько времени у нас это займет, чтобы в большие насыщенные дни не переоценить свои возможности. Важно учитывать дорогу, поиск информации, возможные издержки из-за обстоятельств и брать не минимум, а интервал, за который вы точно успеете выполнить задачу.
Например:
27.07.2021. Вторник.
1. Сделать 5 слайдов презентации. (2 часа)
2. Сходить в банк за реквизитами счета и погулять с собакой Жени в
17.00. (1-2 часа)
3. Узнать список документов для поступления. (15-30 минут)
4. Вынести мусор и погулять с собакой жени в 7.00. (30 минут)
5. Вытереть пыль везде. (1-1,5 часа)
7. Лечь спать не позже 23 часов (если для Вас это важно и нужно ввести
в привычку, тоже прописывайте такие пункты)
Итак, мы видим, что все дела займут у нас максимум 6,5 часов, а так как в 7.00 мы должны уже гулять с собакой, то практически все дела мы закончим до 12.00 + с 17.00 до 19.00. Получается, что времени остается вагон и вполне можно запланировать себе сделать, например, не 5 слайдов презентации, а 10, при этом, вообще не лишив себя кучи свободного времени на еду, отдых, хобби, прогулки...
Кроме того, если вы всегда встаете в 10 часов, или сегодня ложитесь поздно, не стоит планировать ранний подъем только потому, что вы записываете это в блокнот, планируйте реально. Так и пишите - 10.30 завтрак и от 11.00 начинайте отсчитывать время на выполнение дел.
Однако, если при подсчете времени, получается так, что вы не успеваете, или успеваете, но не остается время для обеда или перерыва, то вычеркивайте бытовые, несрочные, мелкие дела, или сокращайте частично большие задачи.
5. Поощрение.
Не забывайте ставить отметки о выполненных делах, это будет мотивировать вас на дальнейшую работу и экономию времени. И всегда помните для чего вы планируете свое время - для того, чтобы оно не распылялось на быт и бесконечную работу, а оставалось вашим.
P.S. Пример, приведенный в статье прост и больше похож на выходной, однако все законы легко применимы к рабочему дню любого человека. И касательно самого процесса работы и касательно жизни в целом.