Содержание статьи
Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, что такое электронный документооборот, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот или ЭДО — это обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами.
В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО:
- внутренний ЭДО;
- внешний ЭДО;
- ЭДО с государственными органами.
Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. Это значит, что с помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов, а также использовать этот документ в качестве доказательства в суде.
Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью. Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:
- простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
- неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
- квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. Документы, подписанные КЭП, равносильны бумажным аналогам с собственноручной подписью.
Юридически-значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.
Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.
Стать оператором ЭДО может не любая организация: к ним предъявляются определённые требования. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи. Технические ресурсы компании должны соответствовать требованиям законодательства и подстраиваться под них.
Список действующих операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.
Оператор ЭДО выполняет несколько функций:
- проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что передаёт документы реальной организации, а не мошенникам;
- обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
- обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
- хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
- обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.
Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО, или СЭД. Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения.
Признаки хорошей СЭД
Выбирая систему электронного документооборота, нужно обращать внимание на её ключевые характеристики.
- Информационная безопасность. Обмен данными в системе происходит по защищённым каналам связи, например по SSL-соединению. Для работы в системе требуется электронная подпись, простая или усиленная. В системе можно настроить уровни доступа для сотрудников в зависимости от их обязанностей. Все эти признаки помогут избежать взлома системы и утечки ценных данных.
- Поддержка мобильных устройств. Большинство СЭД устанавливаются на компьютер или имеют веб-версию. Наличие приложения для планшета и смартфона обеспечит возможность работать из любой точки мира без привязки к рабочему месту.
- Интеграция. Удобно, когда СЭД можно связать с учётной системой, например, «1С:Предприятие». Это позволит выгружать готовые данные и заполнять документы в СЭД автоматически, а не вручную.
- Удобный интерфейс. Важно, чтобы с СЭД могли работать любые сотрудники, вне зависимости от уровня владения компьютером. В противном случае потребуются большие затраты на обучение сотрудников.
- Техническая поддержка. Оператор обеспечивает сопровождение клиента и круглосуточно готов помочь с решением проблем ЭДО.
Как выбрать систему ЭДО
Выбор СЭД зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять.
В целом использование системы ЭДО решает следующие проблемы, стоящие перед бизнесом:
- Оптимизирует бизнес-процессы. Шаблоны документов, которыми пользуется компания, и пути их согласования можно закрепить в системе — это позволит автоматизировать создание и движение документов внутри компании. Кроме того, снижается риск потери документов.
- Сокращает финансовые затраты. Печать документов, работа сотрудника, который отвечает за согласование, курьерская доставка и архивное хранение документов — всё это стоит недёшево. При внедрении СЭД расходы сократятся до 80%, так как документы создаются, передаются и хранятся в одной системе.
- Сохраняет юридическую силу документов. Юридическая сила документов обеспечивается действующим сертификатом электронной подписи. За то, чтобы он регулярно обновлялся, отвечает оператор ЭДО.
- Упрощает взаимодействие с контролирующими органами. Отчётность быстрее и удобнее всего сдавать в электронном виде. Контролирующие органы сами требуют предоставлять электронную отчётность от ряда налогоплательщиков.
- Сокращает временные затраты. Часто документы нужно согласовать и подписать с разными руководителями. При работе с бумажными документами даже в пределах одного офиса на это нужно время. Если уполномоченные лица находятся в разных городах, то процесс может длиться неделями. С помощью СЭД документы можно отправить за несколько секунд и отслеживать статус работы над ними.
- Улучшает сервис и повышает лояльность. Благодаря электронному документообороту контрагенты и клиенты быстрее получают договоры на подпись, акты выполненных работ и счета на оплату и быстрее их оплачивают, не допуская кассового разрыва. При этом документы не теряются, а ошибки в них легко исправить.
Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.
ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.
Как обеспечить безопасность использования ЭДО
В делопроизводстве компании есть разные виды документов, в том числе те, которые содержат секретные данные — например, коммерческую тайну. При переходе на электронный документооборот важно учесть возможные угрозы безопасности и позаботиться о том, чтобы у посторонних не было доступа к этим данным.
Угрозы безопасности ЭДО делятся на внешние и внутренние.
Вредоносные программы, хакерские атаки, стихийные бедствия не зависят от сотрудников компании и угрожают безопасности данных извне. Внутри компании угрозой могут быть случайные ошибки сотрудников и преднамеренный саботаж.
Существует много технических и программных средств для защиты информации, но их эффективность зависит от того, как пользователь сам выстроит систему безопасности.
Для этого можно воспользоваться рядом простых рекомендаций:
- Настройте резервное копирование. Это спасёт ваши данные от поломки компьютера, короткого замыкания, стихийного бедствия или случайного удаления.
- Установите пароли на компьютерах, жёстких дисках, учётных записях. Не оставляйте эти пароли на видном месте.
- Установите антивирусы на все компьютеры и серверы. Напомните сотрудникам о правилах цифровой гигиены.
- Создайте изолированную внутреннюю сеть и храните данные в ней. Если у вас нет возможности установить собственный сервер, обратитесь в компанию, которая предоставляет такую услугу.
- Установите разные уровни доступа для сотрудников, чтобы они могли видеть только те данные и задачи, которые необходимы им для работы.
- Используйте шифрование данных — даже если злоумышленники перехватят зашифрованную информацию, воспользоваться ею они всё равно не смогут.
- Позаботьтесь об электронной подписи. Не давайте доступ к ней другим сотрудникам без лишней необходимости. Защитите устройство, на котором установлен сертификат ЭП — установите пароли и антивирус, не используйте рабочее устройство для игр и досуга. Следите за тем, чтобы злоумышленники не выпустили ЭП на ваше имя без вашего ведома — для этого есть сервис на Госуслугах. Если подпись есть, а вы её не приобретали — немедленно отзовите сертификат.
Как внедрить ЭДО в компании
Внедрение ЭДО включает в себя несколько этапов.
На первом этапе нужно определить потребности компании: проследить, какими документами она чаще всего пользуется, по каким маршрутам происходит движение внутренних и внешних документов, где возникают проблемы и какие процессы точно нужно автоматизировать. Обратите внимание также на то, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие требуется хранить только на бумаге. Обычно переход начинается с бухгалтерской «первички» и других формализованных документов.
На втором этапе обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами и подготовьте положение об ЭДО. В нём обычно прописывают:
- Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
- Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
- Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
- Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
- Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
- Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
- Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.
На третьем этапе получите электронную подпись. Помните, что для юридически-значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись — КЭП. Для безопасности обращайтесь только в те Удостоверяющие центры, которые аккредитованы Минкомсвязи РФ.
На четвёртом этапе выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. При выборе обращайте внимание на следующие факторы:
- наличие функций, необходимых для вашей работы;
- возможность интеграции с информационными системами, с товароучётной системой, онлайн-кассой;
- качество и оперативность технической поддержки;
- роуминг с другими операторами;
- стоимость услуг.
На пятом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования. На шестом этапе проводится обучение сотрудников, и после этого можно запускать обмен электронными документами.
Список операторов ЭДО
Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота. По данным сайта CRMindex, наиболее популярные СЭД — это «Контур.Диадок», «ДЕЛО» и «1С: Документооборот 8».
«Контур.Диадок» обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой СЭД есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux. Сдавать отчётность через «Контур.Диадок» не получится — для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
«ДЕЛО» — это система для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. В ней можно наладить делопроизводство, работать с договорами, ставить задачи и контролировать их выполнение, участвовать в закупках. Программа поддерживает интеграцию с несколькими операторами ЭДО. Пользователи могут работать через веб-клиент или через мобильное приложение на любой платформе. Этой СЭД пользуются такие крупные компании, как Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком.
«1С: Документооборот 8» — это ECM-система, которая помогает организовать документооборот и работу компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Система поддерживает работу с договорными документами, а также позволяет контролировать этапы обработки документов. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета.
«Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.
Преимущества использования ЭДО от «Астрал»
«Астрал.ЭДО» — надёжная система ЭДО, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО».Он подключается напрямую к вашей учётной системе.
У наших систем ЭДО есть ряд преимуществ:
- упрощённая система регистрации абонентов за несколько минут позволяет создать учётную запись с помощью действующего сертификата;
- работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
- система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
- у системы понятный интерфейс;
- все организации доступны в одном рабочем кабинете;
- «Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
- поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.
Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.
