Если проблем в проекте становится больше, стоит обратить внимание на сам рабочий процесс — там можно найти ошибку, которая является причиной ухудшения качества. Для борьбы с ошибками существует методология 6 сигм.
В наших статьях мы уже неоднократно касались управления проектами: Саша рассказывал и про методологии (Waterfall, Agile), и про методики (Scrum), и про методы. Но если проблема внутри проекта — например, продукт с браком или клиенты недовольны — нужно искать ошибку в самих процессах. Для этого существуют специальные методологии управления процессами.
Про одну из таких методологий — теорию ограничений — мы рассказывали совсем недавно. Продолжим изучать вопрос и разберёмся с ещё одной методологией с необычным названием Six Sigma.
Концепция 6 сигм
Методология Шесть сигм рассматривает все дефекты, недостатки и ограничения в общем, не фокусируясь на чём-то одном (как это делает теория ограничений). В соответствие с ней, важно снизить общее число дефектов на всех этапах работы и возможность их появления в будущем.
В проекте, работающем по принципам 6 сигм важны цифры и точные показатели, а любое решение проходит тщательную проверку — нельзя ничего делать, основываясь на неточной информации. А ещё сотрудники в таком проекте выстраиваются в иерархию по цвету «пояса». Но об этом чуть позже.
Сначала разберём, что такое сигма. Это слово пришло из теории вероятности, где обозначает знак погрешности или отклонения от нормального значения.
Если говорить о процессах, а точнее об их параметрах качества, то с помощью отклонения (сигмы) и среднего значения можно оценить долю дефектов в них. Для этого нужно установить верхнюю и нижнюю границу допуска, и смотреть, сколько сигм укладывается между средним значением и любой из границ. Если уложится 6 сигм, количество дефектных результатов на выходе из процесса будет на уровне погрешности — 3,4 на 1 млн.
Идея методологии Шесть сигм в том, чтобы различными способами снизить стандартное отклонение (сигма) в поле допуска. Больше поле допуска — больше качественных результатов на выходе из процесса. Больше значение сигма — меньше качественных результатов.
История возникновения
Six Sigma придумал инженер компании Motorola в 1980-х годах, когда производственного брака стало слишком много, и с этим нужно было что-то делать. Методологию использовали, чтобы пофиксить внутренние проблемы и минимизировать количество дефектных результатов.
Позже её переняли другие компании. В 1990-х годах Джек Уэлч из General Electric сделал Шесть сигм одной из ключевых стратегий работы компании. Методологию начали использовать не только для уменьшения брака, но и для поиска любых недостатков на всех этапах работы и сокращения вероятности их возникновения.
Принципы 6 сигм
- Ценность для потребителя. Управляя процессами, важно прислушиваться к мнению клиента и устранять любые недостатки продукта. Что не несёт ценности для него — бесполезно.
- Мотивированность команды. Сотрудники должны быть вовлечены в процесс и нацелены на достижение результатов. Чтобы проект был для них привлекательным, учитывай их мнение и не закрывай глаза на недовольство. Выше вовлечённость команды — лучше качество продукта.
- Устранение неэффективных процессов. Нужно оценивать качество продукта со стороны клиента — так можно заметить неэффективные процессы, на которые не стоит тратить ресурсы. Их нужно устранять, менять или упрощать. Главное — удовлетворение потребностей конечного потребителя.
- Постановка измеримых целей и показателей процессов. Важны только точные данные. Все цели и ожидаемые результаты должны быть измеримы, чтобы можно было собирать данные, анализировать их и вносить улучшения.
- Принятие решений на основе точных данных. Принимая любое решение по проекту, оперируй фактами, а не предположениями и догадками.
Как внедрить
Есть два алгоритма внедрения методологии 6 сигм — выбор зависит от этапа, на котором находится продукт:
- если запускается — алгоритм DFSS,
- если уже работает и нужно что-то менять — алгоритм DMAIC.
DFSS
Алгоритм, используемый для новых проектов, которым важно выйти на рынок с налаженными процессами. Внедряется через пять этапов:
- Определение точных целей, проблем целевой аудитории и ключевых показателей по достижению целей.
- Измерение — выбор данных и их оценка.
- Анализ информации, причин возникновения дефектов и определение взаимосвязей.
- Проектирование — поиск и выбор наилучших решений, их реализация.
- Контроль результатов и управление процессами работы над продуктом.
DMAIC
Алгоритм подходит для уже существующих проектов, в которых есть недостатки. Помогает оптимизировать качество и улучшить работу. Состоит также из пяти этапов:
- Определение (Define) целей проекта и потребностей потребителей.
- Измерение (Measure) имеющихся данных процесса.
- Анализ (Analyze) дефектов, отзывов клиентов и обратной связи сотрудников, причин возникновения недостатков.
- Улучшение (Improve) процесса через поиск новых решений, их внедрение.
- Контроль (Control) дальнейшей работы продукта, управление.
Инструменты
При управлении процессами нужно быть в курсе всех недостатков ещё до получения отзывов от клиентов или сотрудников. Для этого есть несколько способов:
- «5 почему». Задавай вопрос «Почему?» в любой сложной ситуации, пока не докопаешься до ответа.
- Окупаемость. Если есть несколько решений, выбирай то, в котором выгода больше затрат.
- Интеллект-карты. Создавай карту по всем процессам, чтобы увидеть все этапы работы и понять, где могут быть недостатки.
- Диаграммы и анализ. Данные и информацию удобнее визуализировать с помощью диаграмм и анализировать, чтобы найти ошибки в процессах.
Иерархия управления
Шесть сигм предполагают привлечение всех сотрудников, включая менеджеров проекта. В зависимости от должности и навыков они чётко делятся на категории по «поясам». Да, как в каратэ.
- Глава компании — лидер. Он принимает ответственные решения, распределяет задачи, мотивирует и вовлекает сотрудников в процесс.
- Чемпионы внедряют методологию и наставляют Чёрные пояса.
- Мастера чёрного пояса контролируют Чёрные пояса, распределяют задачи.
- Чёрные пояса работают над задачами под руководством Мастеров.
- Зелёные пояса выполняют свои задачи и следят за качеством процессов.
- Жёлтые и белые пояса ознакомлены со внутренними процессами на начальном уровне, чаще всего это стажёры и джуны.
Преимущества и недостатки
Отличие 6 сигм в том, что в ней ей характерен усиленный контроль над процессами и улучшение сложных дефектов. Рассмотрим, почему тебе стоит внедрить Шесть сигм в свой бизнес:
- Универсальность. Методология 6 сигм подойдёт для любых проектов и процессов.
- Ориентация на чёткий результат. Вовлечённые сотрудники и точные цели повышают шансы на успешную реализацию.
- Минимизация появления дефектов. Методология не делает упор на один процесс, здесь важно минимизировать возможность возникновения любых дефектов.
Но при этом Шесть сигм ограничивает творческую свободу — все результаты завязаны на цифрах и ограничены жёсткими рамками, которые не дают возможность разрабатывать идеи и гипотезы и быстро тестировать из-за чёткого плана.
Впервые опубликовано в блоге WEEEK