Никто не любит бюрократию. Но без нее организация становится нежизнеспособна.
В последнее время, особенно у молодых предпринимателей, возникает жесточайшее сопротивление документированию организации. Никто не хочет прописывать служебные инструкции и другие документы. «Мы же превратимся в старую совковую контору!» - кричат они.
Это не так. Бюрократизация - нормальный процесс, если не доводить его до маразма. Без документов ваша организация будет не менее жизнеспособна, чем при перегрузке ими.
Служебная инструкция - это не документ для трудовой инспекции, а реальный набор обязанностей сотрудника. В ней ему сообщается, что он вообще должен делать.
«А вдруг я захочу нагрузить своего сотрудника чем-то еще, а он мне скажет, что в его обязанности это не входит?» - спросите вы. При составлении служебной инструкции просто добавьте приписку «и выполнение других распоряжений руководителя».
Любой человек всегда реагирует на определенные запросы: распоряжения руководителя, запрос информации, запрос клиентов. В инструкции вам нужно просто перечислить эти запросы.
Те, кто особенно против бюрократизации, могут заменить служебную инструкцию на памятку. Но самое главное, что в обязанностях сотрудника должно присутствовать требование к знанию своей памятки.
В документах каждой компании должны быть записаны ее принципы, функции всех подразделений, а также вопросов, подлежащих согласованию.
Если этого не делать, то рано или поздно возникнет незаменимый сотрудник, который участвует во всем, но непонятно, чем именно он занимается. Причем, если прописать его обязанности, вполне возможно, что он окажется не нужен.
Начинать документирование компании нужно, пока в вашей организации 2-3 человека. Когда вы составляете любой документ, представьте, что вы пишете для 14-летнего ребенка, простым языком.
Но следите, чтобы не доходило до маразма.