Эффективность работы компаний сегодня во многом определяется спектром используемых технологий. Одна из них – Microsoft Teams, объединяющая данные, программы и ИТ-ресурсы, необходимые организации в ее повседневной работе. Это единый центр, включающий помимо инструментов для проведения собраний, обмена сообщениями, аудио и видеозвонков, привычные всем функциональные приложения Microsoft Office, которые теперь можно использовать для совместной работы с данными.
Группы и каналы
Основная идея работы Microsoft Teams, отличающая эту технологию от привычной идеи иерархической файловой структуры – создание групп (команд) сотрудников, работающих над общими данными (проекты, документы, задачи) и разделение этих данных на темы (каналы). Информация разделяется по общим проектам, над которым работает команда, и недоступна за ее пределами. Разделение общей информации по каналам позволяет структурировать хранение, быстрее переходить к нужным данным, ограничивать обсуждение пределами канала и не смешивать информационные потоки.
Приложения Office в едином рабочем пространстве
Microsoft Teams использует для хранения данных SharePoint Online, что обеспечивает дополнительный уровень защиты информации и позволяет открывать и редактировать файлы Office 365 прямо из Teams. Интеграция механизмов чатов, собраний и звонков создает единый центр хранения и работы с информацией. Вы будете тратить меньше времени на поиск файлов и нужных инструментов и больше времени на совместную работу.
Достаточно поделиться файлом в чате, как он тут же становится доступным для всех участников группы и сохраняется в закладке Файлы. А если при этом еще упомянуть кого-то, чье внимание требуется, но его/ее сейчас нет онлайн, этот человек получит уведомление о приглашении к разговору сразу же, как только подключится к сети или откроет приложение. А если добавите в сообщение смайлик или анимацию, то, возможно, еще и улыбнется :)
Интегрированный доступ к приложениям Office 365
Интеграция с Office 365 позволяет сотрудникам совместно работать в приложениях Office. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint и Planner доступны непосредственно из Teams — вы можете создавать и редактировать файлы как в Teams, так и в классических приложениях. Также есть возможность ограничения доступа к тем или иным документам, опциям пересылки или правки тех или иных файлов.
Быстрый поиск информации
Достаточно ввести в строку поиска нужное слово, как Teams тут же найдет сообщения, пользователей, файлы и даже тематические картинки в них, если таковые есть.
Простое управление версиями
Механизм версионности SharePoint Online позволяет задать число версий документа, доступных для просмотра/редактирования/восстановления. При обмене файлами с помощью электронной почты участникам переписки было сложно следить за тем, у кого находится самая актуальная версия документа. Teams не только обеспечивает всем постоянный доступ к самой последней версии документа, но и позволяет при необходимости обратиться к любой из предыдущих версий до или после внесения каких-либо правок. История версий отслеживается автоматически.
Восстановление утраченных данных
Звучит невероятно, но это факт. Если вы или другой участник команды умышленно или по неосторожности удалили какой-то файл, его можно найти и восстановить в течение 30 дней. Дополнительных систем резервного копирования/восстановления для этого не требуется.
Совместная работа над документами в реальном времени
Простой запуск виртуальных собраний и совместный доступ к экрану в Microsoft Teams позволяют сотрудникам взаимодействовать при работе с общими файлами – каждый из сотрудников видит, кто еще сейчас работает над документом; видит все правки, комментарии и предложения, вносимые коллегами; может в свою очередь оперативно реагировать на эти изменения и вносить собственные, видимые всем остальным. Microsoft Teams обеспечивает действительно командный режим работы!
Встроенный переводчик
Вам надо перевести документ или какой-то его фрагмент? Нет ничего проще с встроенным в приложения переводчиком. Выделяете фрагмент текста, выбираете язык, и вуаля – перевод уже у вас на экране.
Закрепление важных файлов и приложений
Возможность персонализации рабочего пространства делает работу с Microsoft Teams максимально эффективной. Вы можете адаптировать каналы Teams под свои рабочие процессы и закреплять самую важную информацию там, где она будет всегда под рукой. Для быстрого поиска в разделе Файлы можно закрепить до трех актуальных версий документов – так они будут у всех на виду.
Работа с любого устройства в сети и без нее
Достаточно установить приложение Teams на планшет и телефон, и работать совместно с документами можно и из метро, и из-под пальмы – главное, чтобы был Интернет. Ну а если его нет, то можно смело продолжать вносить правки в документ, и все изменения подгрузятся при первом же подключении в сеть и синхронизации данных.
Встроенные и пользовательские вкладки
Вкладки в Microsoft Teams позволяют сотрудникам обращаться к нужным сервисам в выделенной области внутри чата или канала. Благодаря этому они могут работать с нужными им данными и инструментами в контексте конкретных бесед. Добавление вкладок в канал, закрытый или групповой чат помогает интегрировать облачные сервисы и дает пользователям возможность легко находить нужные данные.
Новый уровень командной работы
Допустим, вам надо обратиться не ко всему отделу маркетинга, а только к организаторам мероприятия. Создайте и используйте тег «организаторы», вместо того чтобы перечислять нескольких людей в обращении.
Расширьте возможности эффективной совместной работы с помощью интеллектуального решения Microsoft Teams и специалистов АЛВ Груп.
📨 Все расскажем, покажем, настроим и поможем 🤗