Кто-то скажет, что профессия секретаря несерьезная: главное — презентабельная внешность, обезоруживающая улыбка и умение заваривать кофе. Но нет. То есть, конечно, в былые времена, когда только появлялись частные фирмы, каждый «большой начальник» (он же новый русский) стремился козырнуть перед бизнес-партнерами молоденькой помощницей невероятной красоты и обязательно в мини-юбке.
Сегодня многое изменилось. И любому руководителю нужна так называемая «правая рука» — толковый и грамотный специалист, умеющий работать в режиме многозадачности. Секретарь теперь чаще именуется личным помощником или персональным ассистентом, и чем больше у него различных навыков в арсенале, тем лучше.
Какие же знания, личные и деловые качества сделают секретаря конкурентоспособным в современных условиях и позволят получать на столь несерьезной должности весьма серьезную зарплату?
Личный помощник должен знать:
- Основы документооборота и делопроизводства.
- Правила обработки корреспонденции и ведения деловой переписки.
- Принципы работы с оргтехникой и ПК (уверенный пользователь).
- Правила русского языка и их применение в письменной речи.
- Иностранный язык на разговорном уровне (а лучше 2-3 языка).
- Основы делового этикета.
Он должен уметь:
- Составлять расписание руководителя и контролировать все мероприятия.
- Организовывать встречи, переговоры.
- Вести деловую переписку и коммуницировать с различными людьми.
- Грамотно говорить.
- Быстро набирать текст на компьютере и оформлять все виды отчетных документов.
- Быстро переключаться с одного дела на другое, работать в режиме многозадачности.
- Запоминать большие объемы информации, уметь фиксировать основные задачи и своевременно их исполнять.
Личные качества и характеристики успешного ассистента:
- Уверенность и стрессоустойчивость.
- Высокая работоспособность и ответственность.
- Способность хладнокровно переделать работу, если допустил ошибку.
- Доброжелательность в общении с окружающими.
- Строгость и умение очертить границы (особенно когда многочисленные заместители начальника пытаются добавить работы).
- Организаторские способности.
- Способность хранить в тайне конфиденциальную информацию.
- Аккуратный и приятный внешний вид.
- Строгая форма одежды в деловом стиле.
Существенным плюсом в работе помощника будут и другие дополнительные навыки: умение управлять автомобилем и наличие водительского удостоверения, знание бухгалтерских программ, принципов маркетинга и подбора персонала и пр. В зависимости от специфики деятельности руководителя понадобиться может многое из того, что вы уже знаете и умеете.
Главное, к чему следует быть готовым в такой работе — это умение дипломатично коммуницировать с руководителем, стараясь избегать конфликтов и недоразумений, и готовность к ненормированному графику. По сути находиться бок о бок с посторонним человеком несколько часов в сутки — очень тяжело, тем более, если рабочий день периодически затягивается.
Но в целом, работа личного помощника достаточно прибыльная и престижная на сегодняшний день. Если вы владеете необходимыми качествами, ответственны и коммуникабельны, умеете подстраиваться под других людей и готовы много трудиться — эта работа для вас. Возможно, именно здесь вы сделаете головокружительную карьеру.
Если статья вам понравилась, ставьте лайк. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить новые публикации. Благодарю за внимание.