Что такое группы? Создание групп и добавление пользователей

ГДЕ ЖИВУТ ГРУППЫ И ПРОЕКТЫ?

• Открываем портал.
• Левая колонка главного меню, раздел ГРУППЫ или ЗАДАЧИ И ПРОЕКТЫ.

ГРУППЫ:

Группы (проекты) это общая папка, диск или календарь в которой сгруппированы все данные, задачи, файлы, сообщения и встречи, объединенные одной рабочей темой.

Группы (проекты) объединяют сотрудников компании, работающих над одной рабочей темой. Все действия внутри группы (проекта) доступны только ее участникам, другие сотрудники организации не будут иметь к ним доступ.

СОЗДАНИЕ НОВОЙ ГРУППЫ:

• Для этого активируем кнопку «создать» в правом верхнем углу экрана.
• Система предложит создать группу (проект) тип: Открытую, Закрытую или Внешнюю.
• Основное отличие группы от проекта — это то, что проект ограничен по времени, он имеет даты начала и конца.

Тип группы (проекта) определяет права на доступ в эту группу:

1. Открытую группу видят все сотрудники и стать ее участником может любой сотрудник без подтверждения.
2. Закрытую группу сотрудники видят в списке активных групп, а доступ к ней открывается после разрешения владельца.
3. Внешнюю группу не видят в списке, стать ее участником можно только после приглашения, в группу можно приглашать внешний участников (клиентов, консультантов, поставщиков или партнеров, не сотрудников компании).

Создадим новую закрытую группу, назовем ее «Мероприятие №1». Группу или группы по указанию руководства компании может создавать администратор портала или сотрудник, наделенный правами администратора.

Группу можно наделить «аватаркой» и обязательно указать владельца. Если есть четкое понимание о всех ее участниках, то им на этом этапе можно разослать приглашения в группу. Приглашать или исключать участников и помощников владельца (модераторов) можно и позже использую для этого удобные штатные возможности программы. Приглашения можно отправлять как одному конкретному сотруднику, так и отделам с подотделами компании.

Наделяем нашу группу возможностями, включаем работу с:

1. Задачами
2. Календарем
3. Диском
4. Чатом
5. Сообщениями
6. Фотогалереей
7. Списками
8. WIKI
9. Приложениями

В нашем примере рассмотрим наиболее часто используемые опции функционала: Задачи, Диск и Чат.

ПРОДОЛЖАЕМ НАСТРОЙКУ:

• Выбираем из выпадающего списка, кто может приглашать в группу новых участников, обычно это (Владелец и модератор).
• Можно задать ТЭГИ, они позволят ускорить поиск информации с помощью фильтра.

Укажем тип группы:

1. Видимая – включаем доступ к названию группы в общем списке.
2. Открытая (см. выше по тексту).
3. Доступная экстранете (см. выше по тексту, внешняя группа).
4. Проект (включаются срок действия и временные рамки существования проекта).

При сохранении «новой» группы система автоматически создает новую папку, приглашения и чат, включит работу уведомлений в рамках группы.

Основной (наиболее загруженный) модуль группы – это раздел Задачи. В нем собираются все задачи, которые решаются в рамках данной группы (проекта) для всех ее сотрудников. Задачи привязаны к общему диску и папке.

Для создания новой задачи в группе необходимо активировать кнопку –«добавить». «Новая» задача будет сразу привязана к нашей группе. Если создавать задачу в другом разделе Битрикс24.CRM, то в соответствующем поле необходимо указать название группы нужной группы. При начале набора в поле названия группы система поможет выбрать его из выпадающего меню.

Обратим внимание на ключевые (обязательные поля) которые нужно заполнять при создании новой задачи, это:

1. Ответственный
2. Постановщик
3. Крайний срок

Вспомогательные и дополнительные поля (если нужно):

• Наблюдатели
• Учет рабочего времени
• Сделать задачу повторяющейся и т.д

РЕКОМЕНДУЕМ:

• Все задачи «привязывать» к группам.
• Если Вы новый сотрудник или не знаете к какой группе привязать, откройте раздел ГРУППЫ, найдите группу по теме вступите в нее или попросите вас добавить в нее.
• Если группы нет, то создайте ее.

ИТОГИ:

Все задачи и материалы по проекту хранятся в одном месте, они систематизированы, их удобно искать, с ними удобно работать, руководитель постоянно имеет возможность видеть весь объем поставленных и выполненных поручений в рамках конкретного проекта в режиме реального времени.

Отчеты о работе группы дают представление:

1. О доле личного участия каждого сотрудника проекта.
2. О времени работы над задачами.
3. О своевременном исполнении или нарушении сроков исполнения.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ:

Создание быстрых заданий. В группе есть кнопка, которая позволяет создавать быстрые задачи. Для этого достаточно написать новое название, если нужно детальное описание, выбрать ответственного и сохранить.

ТЕМА СЛЕДУЮЩЕГО ВИДЕО:

• Как работать с календарем в группе, с общим диском?
• Как создавать отчеты по работе группы?

Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:

• YouTube канал
• Телеграм канал
• Инстаграм канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»