ГДЕ ЖИВУТ ГРУППЫ И ПРОЕКТЫ?
- Открываем портал.
- Левая колонка главного меню, раздел ГРУППЫ или ЗАДАЧИ И ПРОЕКТЫ.
ГРУППЫ:
Группы (проекты) это общая папка, диск или календарь в которой сгруппированы все данные, задачи, файлы, сообщения и встречи, объединенные одной рабочей темой.
Группы (проекты) объединяют сотрудников компании, работающих над одной рабочей темой. Все действия внутри группы (проекта) доступны только ее участникам, другие сотрудники организации не будут иметь к ним доступ.
СОЗДАНИЕ НОВОЙ ГРУППЫ:
- Для этого активируем кнопку «создать» в правом верхнем углу экрана.
- Система предложит создать группу (проект) тип: Открытую, Закрытую или Внешнюю.
- Основное отличие группы от проекта — это то, что проект ограничен по времени, он имеет даты начала и конца.
Тип группы (проекта) определяет права на доступ в эту группу:
- Открытую группу видят все сотрудники и стать ее участником может любой сотрудник без подтверждения.
- Закрытую группу сотрудники видят в списке активных групп, а доступ к ней открывается после разрешения владельца.
- Внешнюю группу не видят в списке, стать ее участником можно только после приглашения, в группу можно приглашать внешний участников (клиентов, консультантов, поставщиков или партнеров, не сотрудников компании).
Создадим новую закрытую группу, назовем ее «Мероприятие №1». Группу или группы по указанию руководства компании может создавать администратор портала или сотрудник, наделенный правами администратора.
Группу можно наделить «аватаркой» и обязательно указать владельца. Если есть четкое понимание о всех ее участниках, то им на этом этапе можно разослать приглашения в группу. Приглашать или исключать участников и помощников владельца (модераторов) можно и позже использую для этого удобные штатные возможности программы. Приглашения можно отправлять как одному конкретному сотруднику, так и отделам с подотделами компании.
Наделяем нашу группу возможностями, включаем работу с:
- Задачами
- Календарем
- Диском
- Чатом
- Сообщениями
- Фотогалереей
- Списками
- WIKI
- Приложениями
В нашем примере рассмотрим наиболее часто используемые опции функционала: Задачи, Диск и Чат.
ПРОДОЛЖАЕМ НАСТРОЙКУ:
- Выбираем из выпадающего списка, кто может приглашать в группу новых участников, обычно это (Владелец и модератор).
- Можно задать ТЭГИ, они позволят ускорить поиск информации с помощью фильтра.
Укажем тип группы:
- Видимая – включаем доступ к названию группы в общем списке.
- Открытая (см. выше по тексту).
- Доступная экстранете (см. выше по тексту, внешняя группа).
- Проект (включаются срок действия и временные рамки существования проекта).
При сохранении «новой» группы система автоматически создает новую папку, приглашения и чат, включит работу уведомлений в рамках группы.
Основной (наиболее загруженный) модуль группы – это раздел Задачи. В нем собираются все задачи, которые решаются в рамках данной группы (проекта) для всех ее сотрудников. Задачи привязаны к общему диску и папке.
Для создания новой задачи в группе необходимо активировать кнопку –«добавить». «Новая» задача будет сразу привязана к нашей группе. Если создавать задачу в другом разделе Битрикс24.CRM, то в соответствующем поле необходимо указать название группы нужной группы. При начале набора в поле названия группы система поможет выбрать его из выпадающего меню.
Обратим внимание на ключевые (обязательные поля) которые нужно заполнять при создании новой задачи, это:
- Ответственный
- Постановщик
- Крайний срок
Вспомогательные и дополнительные поля (если нужно):
- Наблюдатели
- Учет рабочего времени
- Сделать задачу повторяющейся и т.д
РЕКОМЕНДУЕМ:
- Все задачи «привязывать» к группам.
- Если Вы новый сотрудник или не знаете к какой группе привязать, откройте раздел ГРУППЫ, найдите группу по теме вступите в нее или попросите вас добавить в нее.
- Если группы нет, то создайте ее.
ИТОГИ:
Все задачи и материалы по проекту хранятся в одном месте, они систематизированы, их удобно искать, с ними удобно работать, руководитель постоянно имеет возможность видеть весь объем поставленных и выполненных поручений в рамках конкретного проекта в режиме реального времени.
Отчеты о работе группы дают представление:
- О доле личного участия каждого сотрудника проекта.
- О времени работы над задачами.
- О своевременном исполнении или нарушении сроков исполнения.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ:
Создание быстрых заданий. В группе есть кнопка, которая позволяет создавать быстрые задачи. Для этого достаточно написать новое название, если нужно детальное описание, выбрать ответственного и сохранить.
ТЕМА СЛЕДУЮЩЕГО ВИДЕО:
- Как работать с календарем в группе, с общим диском?
- Как создавать отчеты по работе группы?
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
