На нас ежедневно сваливается огромное количество задач, которые требуют нашего времени и участия. Как не зарыться в задачах и как не потерять действительно важные?!
Есть большое количество разных методов, но я сторонница классических инструментов. Именно поэтому я использую матрицу Эйзенхаурера. Очень удобный и простой инструмент. Когда нам поступает какая-то задача, мы отвечаем себе на два вопроса: «На сколько она срочная?» и «На сколько она важная?!». Срочность определяется достаточно просто, если эта задача потеряет свою актуальность через какое-то время, значит она действительно ограничена во времени. Руководителю для презентации нужны актуальные тарифы. Он идёт на встречу с потенциальным партнёром. Если мы предоставим эту информации после самой встречи, она уже будет не нужна.
Важность определяется тем, на сколько эта задача соотносится с глобальной целью компании или вашей. Вы хотите поменять работу и вам как раз поступило предложение. Вас попросили выслать резюме для ознакомления. Значит эта задача для меня приоритетная. Сотрудники не продают продукт, который приносит компании максимальный доход. Если мы не обучим их, они не начнут его продавать, а значит компания потеряет доход. При этом есть важные задачи, но их можно кому-то делегировать. На точке продаж закончилась бумага, документы для клиентов не могут быть напечатаны. То есть компания и тут теряет доход. Но только купить бумагу может и сам сотрудник. Или вы можете заказать её с курьером.
Обычно на тренингах все утверждают, что у них все задачи важные и срочные. Враньё! Это значит, что человек не умеет планировать, расставлять приоритеты и делегировать. Это основные проблемы всех начинающих руководителей.
Наш день должен начинаться с анализа задач. Мы можем расставить задачи по времени исполнения, от самых срочных до тех, которые могут дождаться вечера. Проранжировать по степени важность (сверхважные, важные, менее важные). Убрать из списка те, что мы поручим кому-то ещё. И так мы получим список дел, которые стоит выполнить. Нашему мозгу всегда легче жить в системе, когда в нашей голове хаос, мы теряем больше энергии и времени. Так что не ленитесь проводить такую процедуру на постоянной основе.
А какими инструментами пользуетесь вы?