Постоянно сталкиваюсь с тем, что люди, которым положено планировать не умеют этого делать. Инженеры, руководители, владельцы небольших фирм и все, кто пытается управлять своими делами. И самое парадоксальное - не хотят учиться.
Каждое совещание директор распекает моих коллег за то, что нет планов, или за то, что запланированные задачи не выполнены. Но их действия не меняются, меняются коллеги. Увы!
Разберём что такое план, что такое планирование и зачем они нужны, как пользоваться планом, и как планировать.
Что такое планирование?
Планирование - это мысленное выполнение задачи.
Например, планирование поездки. Вы представляете в чём будете ходить и что для этого нужно купить, постирать, погладить и сложить в сумку. Представляете как поедите на вокзал или в аэропорт и во сколько для этого нужно встать, на сколько вызвать такси и т.д.
Для планирования должно работать воображение и вы должны понимать причинно-следственные связи.
Зачем планировать?
Когда вы мысленно выполнили задачу реально ее выполнить проще.
Если вы сразу начнёте выполнять задачу можно совершить грубые и не очень ошибки. Например: начать красить полы от двери к окну, а потом думать как выйти. При планировании сначала думаем (мысленно представляем), потом делаем, а не наоборот.
Когда вы представили как выполнять работу, то знаете, какие ресурсы нужны и готовите их и вам уже никто не скажет что чего-то не хватило.
Планирование помогает оценить время: "Так, на это мне потребуется час, на это два часа, а это я сделаю за десять минут. В итоге мне нужно три часа десять минут. Возьму с запасом три с половиной часа."
Самое сложное - спланировать то, что ещё ни разу не делал. Но это тема для отдельной статьи.
Что такое план?
План это карта.
Когда вы представили как выполнять работу - запишите. Это и будет план. План - это бумажка. Упрощённо.
Вы можете отдать эту бумажку подчинённому, супругу, ребенку, и они по ней сделают то, что вы запланировали.
Вы можете взять план через год или два и сделать что запланировали не напрягая голову ещё раз.
Зачем нужен план?
План это страховка для памяти. Всегда хорошо если страховка не пригодилась и плохо если нужна, а её нет.
Воображать целенаправленно энергозатратно. Вообще работа мозга отнимает много энергии, а целенаправленная работа ещё больше.
Его можно использовать неоднократно. Его можно улучшать. Его можно использовать как контрольный список. Короче, когда есть план можно отключить мозг. И включить его только когда вы встретили препятствие на своем пути.
И что немаловажно его можно показать руководителю, чтобы он был спокоен за выполнение задачи.
По плану, как по карте можно оценить время выполнения работы. Если вы знаете навыки исполнителя. Даже по чужому плану.
Надеюсь, я убедил вас что планировать нужно, и что записывать запланированное нужно, и действовать по плану нужно. Но планирование вас не обязывает записывать план, а план вас не обязывает его придерживаться. План как и карта не определяет направление движения.