При рассмотрении пунктов, помогающих сделать эффективными и результативными командировки менеджеров по продажам, можно заметить один главный этап – это ведение протокола переговоров. Именно он поможет сотрудникам обеих сторон качественно провести встречу и добиться нужных результатов.
Итак, данный протокол представляет собой документ, где четко описаны намерения о сотрудничестве двух компаний, а также зафиксированы разногласия между сторонами, пути их разрешения, возможные проблемы и о чем удалось договориться.
Если заглянуть в сеть Интернет, то можно найти огромное количество шаблонов и примеров готовых протоколов. Для себя можно выбрать либо стандартизированный вариант, либо создать свой собственный, уникальный протокол. Однако в последнем случае стоит знать, что существуют определенные пункты, которые в обязательном порядке должны присутствовать в документе. К ним относят:
- Составленный список вопросов, которые нужно будет обсудить. Рекомендуется вначале написать наиболее простой вопрос, с которым не должно возникать никаких проблем, а после этого – уже более сложные, которые требуют концентрированности и взвешенного решения.
- Описание принятых решений по оговоренным вопросам. Считается одним из наиболее важных разделов. В нем подробно описываются все договоренности, решения, которые были приняты, и обсуждения.
- Точное время начала и завершения переговоров, а также дата их проведения.
- Указание места проведения встречи.
- Указание фамилии, имени и отчества всех, кто присутствовал на встрече, с точным указанием должности каждого участника (с двух сторон).
- В конце – подписи соглашенных сторон. Если протокол составляется вручную, на бумаге – то подписи ставятся по завершению переговоров. Если же он ведется в электронном формате, то закрепить договоренности можно, выслав его на электронную почту компании, с которой проходила встреча.
Таким образом, ведение указанного протокола позволяет систематизировать процесс продаж, проводить переговоры по тому сценарию, который вы для себя установили. Но самое главное, с его помощью происходит фиксация всех договоренностей, что обязывает обе стороны их выполнять.