1 июля у предпринимателей общепита и сферы услуг закончилось освобождение от применения онлайн-касс. Кассу можно найти за 10 000 - 15 000 ₽, но кроме нее нужно купить еще много всего, так что финальный ценник заметно больше. Эксперты Контура помогли разобраться, что покупать и на чем можно сэкономить.
Из чего складывается цена на онлайн-кассу
Всё как с автомобилем: чем он мощнее, быстрее и многофункциональнее, тем дороже.
Откройте техническое описание любой кассы в интернете и увидите список всего, что может повлиять на стоимость: скорость печати чека, объем памяти, количество разъемов под весы, эквайринг, сканеры и много других характеристик.
Сравним два фискальных принтера чеков Атол 30Ф и 25Ф. Оба относятся к стационарным решениям, когда касса установлена на одном месте и не предназначена для перемещения с места на место. Касса в данном случае — это сразу два устройства: принтер плюс компьютер или принтер плюс POS-терминал.
Атол 30Ф уступает своему собрату по скорости, не отрезает чек, имеет один USB-разъем, но и стоит дешевле. Такой принтер подходит тем, кому скорость не важна: парикмахерским, ветклиникам, салонам красоты и другим предприятиям услуг.
Если подключить принтер к компьютеру, на нем можно формировать чеки и параллельно вести запись на услуги и делать посты о новинках и скидках.
Атол 25Ф такой же компактный, но более скоростной, сам отрезает чек, имеет разъем под денежный ящик и рассчитан на более широкую чековую ленту (если длинные названия, расход бумаги будет меньше). Такое решение больше подходит кафе, столовым и другим заведениям с большим потоком гостей.
Принтер тоже можно подключить к ноутбуку, но в общепите ПК на рабочем месте ни к чему, так что заведения чаще подключают принтеры к POS-терминалам. Например, на картинке принтер Атол 25Ф в паре с POS-терминалом Атол Optima.
Для любителей поразбираться в деталях приводим таблицу для сравнения характеристик двух принтеров, о которых только что рассказали.
Вот еще пример, от чего зависит цена
Посмотрим на мобильные кассы MSPOS-K и MSPOS-E-Ф. Их можно брать с собой, чтобы рассчитывать клиента на дому, за столиком в ресторане или в уличной кофейне. Удобно, что в одном устройстве есть и принтер чеков, и экран для формирования чеков, такие устройства еще называют моноблоками.
Обе кассы компактные, с одинаковой скоростью печатают чек, обе имеют встроенную фотокамеру для считывания штрихкодов.
Однако MSPOS-K дешевле на 9 500 ₽, потому что у ее более продвинутой модификации MSPOS-E-Ф есть встроенный терминал для оплаты банковскими картами — не придется его покупать или брать в аренду, он не займет место и не будут мешать провода.
Вывод. Смотрите на технические характеристики кассы, чтобы понимать, за какие возможности вы готовы платить, а за какие нет. Если привлекает цена за кассу в районе 10 000 ₽ (самая низкая цена, которую мы нашли в интернет-каталогах), будьте готовы, что такой аппарат может огорчить ограниченным функционалом.
Сколько стоит остальное
Онлайн-касса сама по себе не поможет соблюсти требования закона № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике. В нем есть ряд требований, с которым кассовый аппарат в одиночку не справится.
Вот что еще понадобится.
Фискальный накопитель (ФН), его вставляют в кассу, чтобы он запоминал все кассовые операции. Цена на ФН у разных производителей примерно одинакова, она зависит от срока действия накопителя: есть на 13, 15 и 36 месяцев. ИП из сферы услуг подходят любые, поэтому выгоднее брать на 36 месяцев: поставил и забыл на три года, покупка обойдется примерно от 10 000 ₽.
Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация, которая получила от налоговой разрешение обрабатывать данные с онлайн-касс. ОФД получает сведения с кассы и отправляет их через интернет в ФНС. Этого требует закон, исключения есть только у тех, кто работает в удаленных от сетей связи местностях. Услуги оператора обойдутся примерно в 3 000 ₽ в год.
Сервис для ведения номенклатуры, например, учетный веб-сервис. В нем предприниматель ведет каталог своих услуг или блюд с ценами и названиями. Каталог нужно отправлять на кассу через интернет, чтобы касса могла печатать в чеке все необходимые реквизиты — от названия услуги до имени кассира. Стоимость решения в разных компаниях очень разная, например сервис Контур.Маркет можно подключить за сумму от 3 500 руб. в год.
Кассовое программное обеспечение. Обычно оно входит в стоимость самой кассы или учетного сервиса, потому что без ПО касса просто не заработает.
Соберем все минимальные цены вместе. Получается, единоразово ИП заплатит не менее 27 500 ₽.
Если нет квалифицированной электронной подписи (КЭП), нужно будет выложить еще около 3 000 ₽. КЭП нужна, чтобы зарегистрировать кассу в налоговой через интернет. Еще подпись понадобится, чтобы принимать накладные через оператора электронного документооборота (ЭДО). Следите за спецпредложениями компаний, по акции можно купить КЭП за 300 - 500 ₽.
Если нет сканера, добавляем к затратам еще минимум 5 000 ₽. Его стоит покупать, если снабжаете готовые блюда штрихкодом (выпечку, салаты) или продаете для перекуса шоколадки, батончики, напитки.
Вывод. Базовый комплект для работы по требованиям 54-ФЗ обойдется минимум в 27 500 ₽. На дополнительное оборудование может понадобиться еще от 8 000 ₽. Итого может выйти 35 500 ₽ единовременных затрат для перехода на онлайн-кассу. Через год нужно будет снова оплатить товароучетный сервис и ОФД, выйдет около 7 500 руб.
Как сэкономить
- Выбирайте кассу с действительно нужными для вас техническими параметрами, чтобы не переплатить.
- Уточняйте у продавца кассы «на берегу», сколько стоит техподдержка (она может быть и бесплатной), есть ли гарантийный ремонт, кто поможет с регистрацией кассы в налоговой и настройкой кассовой программы. Если каждая услуга стоит дополнительных денег, лучше об этом знать заранее.
- В случае приобретения оборудования и сервисов в одной компании, вы сможете по всем вопросам обращаться в единую техподдержку, что предоставляет дополнительное удобство.
- Пользуйтесь акциями. Например, «Всё по цене кассы» от Контура. По ней можно заказать кассу с ФН, получить услугу регистрации кассы в налоговой и скидку до 60% на ОФД и сервис для ведения каталога. Есть рассрочка и спеццены на дополнительные услуги. За подробностями ходят сюда.