Вы давно спрашивали эту тему - пишу))
Итак: уже давненько заказчики требуют от поставщиков электронных закрывающих документов по поставке товара.
Также частенько в контракте можно увидеть условие «электронное актирование».
Так что же такое электронная приемка? 🤔Давайте разбираться:
По названию понятно что это подписание актов выполненных работ, оказанных услуг и поставки товаров электронно, как со стороны заказчика так и со стороны поставщика.
Весь процесс реализован через функционал в ЕИС.
Почему это удобно?
Электронная приемка избавляет неповоротливую систему госзаказа от несостыковок, которые есть сейчас. Да и от ошибок чего уж там😉)
Вообще и для поставщиков электронная приемка удобна.
Нередко бывает такое, что долго не получается добиться от заказчика своевременного подписания акта приемки или своевременной оплаты по подписанному акту приемки, или вообще утерян бумажный акт, или потерялся в пересылке и т. д. и т.п.
Итак, по порядку, что делает поставщик в ЕИС, чтобы осуществить электронное актирование, к примеру у нас полная приемка товара, работы или услуги (когда заказчик принимает всю партию целиком за один раз без замечаний, а затем стороны закрывают контракт)
Вот последовательность ваших действий:
📌Зайдите в ЕРУЗ: слева найдите ссылку «исполнение контрактов».
В подразделе «контракты» увидите заключенный с заказчиком контракт, по которому пройдет ваша электронная приемка товара
📌Откройте контракт, по которому будет поставка, выберите этап контракта. Затем создайте универсальный первичный документ (счет-фактуру).
📌Когда нажали «создать первичный документ», появится первая вкладка общая информация. В ней заполняете порядковый номер и дату первичного документа.
(Валюта рубль и код 643 стоят по умолчанию.)
Остальная информация подгружается автоматически из реестра контрактов в ЕИС: ИГК, номер контракта, дата заключения контракта.
📌Далее блок информация о платежно-расчетных документах, заполняете дату и сумму документа.
📌Вкладка «Контрагенты» (состоит из трех разделов: заказчик, поставщик, перевозчик.)
▫️ Вкладка «Контрагенты» раздел Заказчик (все данные подгружаются из реестра контрактов автоматически)
▫️ Вкладка «Контрагенты» раздел Поставщик (в нем введите данные организации, частично дублируется с КЭП, а оставшуюся часть необходимо заполнить вручную.)
▫️ Вкладка «Контрагенты» раздел Перевозчик (заполняется опционально.) Если перевозчик и поставщик одна организация, то заполнять не нужно.
▪️ А если перевозите товар при помощи другой организации, то введите данные о перевозчике.
📌Вкладка «Отгруженный товар» нажмите Добавить, откроется окно «Выбор товара, работы, услуги»
Далее вы увидите окно, в котором видна спецификация товаров по контракту. Это та спецификация товаров, которая была сформирована заказчиком в ЕИС в реестре контрактов. Если у вас первая частичная отгрузка, выберите только те позиции, которые будете отгружать. Цена и количество также переходят из реестра контрактов. Например, мы отгружаем все товары сразу, одним этапом. Выбираем все строки в таблице с результатами.
📌Нажимаем «добавить», и наши товары теперь попали в отгрузку. Мы видим развернутую спецификацию на товар, в которой есть наименование товара, его количество, цены за единицу и общие суммы. Тут же есть налоговая ставка.
📌Информация о стране происхождения каждой позиции товара
Нажмите на точки справа от товара и введите информацию о стране происхождения товара. Нажмите кнопку Добавить и приложите подтверждающий документ.
📌Вам откроется окно, в котором вы уточняете налоговую ставку, сумму налога, акциз, если товары попадают под акциз, страну происхождения товара и прикрепляете документы, которые подтверждают эту страну
📌Далее на вкладке «Факт отгрузки» в поле содержание операции заполните: товар передан заказчику. Введите даты фактической отгрузки, даты начала и окончания поставки
📌Осталось только подписать внесенные сведения и отправить заказчику. Переходим на вкладку подписанты. Выбираем лицо, которое уполномочено на подписание документов электронной приемки. Чаще всего это руководитель организации.
📌УПД об электронной приемке
На основании всех заполненных вкладок УПД формируется автоматически
📌После того как электронный УПД по товарам к отгрузке сформирован, нажмите подписать и направить заказчику.
Электронный документ перейдет в личный кабинет заказчика.
Заказчик проверит и заполнит со своей стороны и электронная приемка будет проведена.
❓А что со своей стороны делает заказчик?
📍Сначала передает поставщику расписку о получении отгруженных товаров в бумажном виде — для дальнейшей приемки.
📍После приемки подписывает полученный на бумажном носителе акт — авторизуется в личном кабинете ЕИС и ищет документ со статусом «Ожидает подтверждения получения» в реестре документов об исполнении контракта.
📍Подписывает и направляет поставщику извещение о получении электронного акта.
📍Проверяет информацию, которая указана в электронном акте: если информация верная, заполняет обязательные поля электронного акта, прикладывает скан электронного акта на бумажном носителе.
📍Затем подписывает и направляет поставщику электронный акт в ЕИС и переводит оплату поставщику.
📍После размещает информацию и документы об исполнении контракта в реестре контрактов.
Вот такой новый и в целом несложный алгоритм) Кто уже пользовался электронной приемкой как вам?