Вопрос: Может ли сотрудник МВД постоянно направляемый в командировки не сдавать остаток средств по закрытому авансовому отчету в кассу и использовать их в следующей командировке?
Казалось, тема с командировками сотрудников МВД истерта до дыр. Однако, изо дня в день появляются все новые и новые схемы махинаций с командировочными деньгами. Возникают, нестандартные ситуации требующие разъяснений со стороны Финансово-экономического департамента.
А порой и довольно обыденная ситуация ставит бухгалтеров и аудиторов в тупик.
Вот и этот вопрос, на первый взгляд, из простых. Но, есть ещё подразделения, которые вопреки всем нормам законодательства, допускают остатки по закрытым авансам.
Перво-наперво обратимся к Приказу МВД от 14.02.2017г. N65 "Об утверждении Порядка и условий командирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации"
Пункт 91 этого приказа звучит так:
"В срок, не превышающий ТРЕХ РАБОЧИХ ДНЕЙ после возвращения из служебной командировки, сотрудник представляет В ФИНАНСОВОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ соответствующего органа, организации, подразделения авансовый отчет о произведенных командировочных расходах с приложением документов, подтверждающих эти расходы."
"Не вопрос, - скажут многие бухгалтера, - сотрудник пришёл, отчитался. Мы отразили расходы. Они оказались меньше выданного аванса. Но остаток у сотрудника забирать не стали. Не оформили приходный кассовый ордер. Закрыли авансовый отчет с приличной суммой по графе Остаток.
А зачем забирать деньги, если он опять в скором будущем отправиться в командировку и будет эти же деньги обратно просить."
Такое суждение крайне ошибочно.
Посмотрите, дорогие бухгалтера, Инструкцию 157н.
Пункт 214 звучит так:
"УВЕЛИЧЕНИЕ дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается ПРИ ОТСУТСТВИИ за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления Авансового отчета."
А следовательно, вы не сможете этому сотруднику дать ещё денежных средств под отчет пока на нем висит задолженность по предыдущей командировке.
И опять многие из вас скажут: "Так может и не нужно ему больше вовсе, может хватит того, что осталось. Ведь если не выдавать ещё денег, мы ничего не нарушим."
Как бы ни так! А кассовая дисциплина!
Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" пункт 6.3.:
"Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и СРОКА (сроков), на который они выдаются.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ РАСЧЁТ по авансовому отчету осуществляются В СРОК, УСТАНОВЛЕННЫЙ РУКОВОДИТЕЛЕМ."
Здесь чётко прописано, что в установленный срок подотчетное лицо не только должно предоставить оправдательные документы, подтверждающие расход, но и бухгалтер должен произвести с ним окончательный расчёт.
Итак
Закрывать авансовый отчет по командировке с отстаком нельзя. Нужно не только принять от сотрудника документы в течении трех рабочих дней после прибытия из командировки, но и произвести с ним окончательный расчёт. То есть, оплатить перерасход или принять в кассу излишки аванса.
Кроме того, эта норма должна найти свое отражение в учётной политике отдела МВД. Например в такой форме:
"Сотрудники и работники, получившие наличные денежные средства под отчет на командировку, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки (с учетом соблюдения порядка оформления отчета, установленного нормативными документами МВД России) предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним."
С уважением, Дарья Сергеевна.