Решение является единым для всех сфер учета таких предприятий и состоит из систем: Управления Договорной Деятельностью, Управления Бюджетным Процессом, Бухгалтерии и расчета Зарплаты с раздельным учетом затрат.
Раздельный учет затрат по ГОЗ
1. Используется справочник Госконтракты, содержащий информацию по ИГК, головному исполнителю контракта, уполномоченному банку, отдельному счету по каждому партнеру, входящему в кооперацию;
2. По каждому ГОЗ ведется отдельный договор с Заказчиком (а также с партнерами, входящими в кооперацию), где указывается ИГК, концентрируется весь документооборот и финансовые потоки по договору, в том числе по этапам договора и по всем партнерам, входящим в кооперацию по ГОЗ. Вся информация собрана в одном месте, оперативно доступна ответственным лицам предприятия. Автоматически формируются заявки на оплату, акты выполненных работ;
3. С поставщиками, не входящими в кооперацию по ГОЗ, ведется отдельный реестр договоров (прочие договоры). Косвенные затраты по факту распределяются;
4. Номер (ИГК) госконтракта и договора с заказчиком используется в качестве объекта аналитического учета во всех первичных документах системы (сквозной учет), при проведении первичных документов в журнал хозяйственных операций (ЖХО) и как основание для открытия заказа для учета и списания затрат в бухгалтерском учете,
5. Требования на закупку материальных ценностей конкретизируются по каждому ГОЗ в рамках договоров с партнерами;
6. Формирование платежных поручений и обработка банковских выписок осуществляется с разнесением платежей по каждому ГОЗ (договору);
7. Ведется раздельный учет начислений по заработной плате по каждому ГОЗ (договору с заказчиком ГОЗ), а также раздельный учет страховых взносов, налогов и обязательств;
8. Номер ИГК (договора) используется также в качестве справочника для ведения переписки, для оформления различных справок, отчетных документов для вышестоящих организаций,
9. Номер ИГК (договора) используется как справочник для настройки экспорта данных в подсистему бюджетирования
Оперативность и гибкость расчетов смет затрат при выполнении ГОЗ
1. Регулируется состав прямых и косвенных затрат в соответствии с текущими требованиями нормативных актов в сфере регулирования ГОЗ.
Список статей калькуляции является пополняемым, что позволяет обеспечить гибкость работы со сметами при соблюдении требований нормативно-правовых актов.
2. Используются нормативные значения экономических показателей (в том числе процент прибыли, коэффициента расходов на дополнительную заработную плату, процент накладных расходов и т.д.), актуальные на текущий и будущие периоды;
3. Обеспечены автоматические расчеты смет затрат, используя многовариантность расчетов (статусы «план», «утвержден»), с сохранением возможности внесения корректировок;
4. Реализованы расшифровки-обоснования для контроля затрат по статьям плановой калькуляции;
Финансовая дисциплина и казначейские функции при выполнении ГОЗ
1. Автоматическое заполнение графиков поступления и расходования средств в рамках конкретного ГОЗ (договора). Обеспечивается как планирование поступления денежных средств на отдельный счет, так и расходование денежных средств с отдельного счета;
2. Управление изменениями контрактов с заказчиками, обусловленными заключением дополнительных соглашений либо иными причинами;
3. Контроль состояния и исполнения договора, контроль финансового состояния договора. Весь документооборот сосредоточен для просмотра и анализа на удобной визуальной форме.
4. Автоматически формирование как бюджета доходов и расходов по ГОЗ, так и денежного потока по заказу;
5. Автоматическое составление бюджетов заказов ГОЗ, как плановых, так и фактических на основе данных бухгалтерского учета;
6. Обеспечено проведение план-факторного анализа выполнения ГОЗ в рамках бюджетного процесса;
7. При оформлении Служебной записки на оплату производится контроль на превышение лимитов по заказу за текущий месяц, за текущий год, в целом по заказу. К Служебной записке прилагаются подтверждающие документы. Контроль платежей осуществляется как с учетом уже совершенных платежей, так и с учетом планируемых платежей;
8. Для выставления счета Заказчику согласование проходит Служебная записка на выставление счета, которая проходит этапы утверждения и служит основанием для формирования счета;
9. Предусмотрен документ Заявка на закупку с перечнем номенклатурных позиций с указанием объема и сроков поставки;
10. Финансовая дисциплина поддерживается в том числе за счет настройки маршрутов бизнес-процессов согласования, сроков и напоминаний участникам процесса, что является общесистемной возможностью пакета КОМПАС;
подготовке актов (ТТН, Счетов – фактур) по закрытию этапов работ и по результатам работ в целом;
12. Автоматически распределяется оплата по договору в том случае, если в выполнении договора задействованы различные подразделения исполнителя.
13. Осуществлена настройка около 100 отчетных форм для ведения бюджетного процесса, в том числе отчетные формы по анализу финансового состояния каждого договора ГОЗ (Бюджет заказа);
14. Предусмотрены шаблоны для ввода плановых данных в случаях, когда автоматическое получение плановых данных невозможно;
15. Обеспечено автоматическое заполнение плановых данных для формирования плановых бюджетов на основе информации по договорам;
16. Обеспечено автоматическое формирование данных для анализа фактического исполнения бюджетов на основе данных бухгалтерского учета;
Регламентированные отчеты:
1) Отчет об исполнении ГК, К по ГОЗ, в соответствии с ПП РФ №47 от 19.01.1998 (ред. от 22.06.2019 г. и более поздние) и экспорт данных в систему ЕИС ГОЗ.
2) Форма 1-ГОЗ, сдается организациями, которые вошли в перечень Минпромторга от 2015 года №1828;
3) РКМ, в соответствии с Приказом ФАС № 1138/19 от 26.08.2019.
Кроме отчетов, регламентированных МО, ФАС и др., разработан список отчетов, которые помогут в ведении учетной работы как с договорами по выполнению ГОЗ, так и при выполнении прочих контрактов
4) По договорам с Заказчиками, Контрагентами реализовано около 100 дополнительных отчетов, в том числе:
- План по товару
- Этапы в выбранном интервале (Форма 1)
- План/Факт по статьям затрат (Форма 2)
- Аналитическая расшифровка по статьям для предприятия/подразделения (Формы 3-10)
- Договоры по видам работ (Форма 1)
- Товарная продукция подразделений (Форма 12)
- Предприятия-заказчики действующих договоров (Форма 13)
- Просроченные этапы/договоры (Формы 25-28)
- Договоры по разделам плана (Форма 29)
- Выполнение плана по товарной продукции за месяц (Форма 69)
- Товар /План по товару
- и др. отчеты