Принцип OATS – это процедура, которая является основой действительно эффективного контроля над своим временем. Так говорит Майк Клейтон - исследователь, консультант, менеджер проектов, тренер, популярный спикер и автор книги «Управление временем. Как эффективно планировать и выполнять задачи».
Майк Клейтон в течение многих лет исследовал методы, используемые успешными людьми для соблюдения сроков и достижения очень высоких результатов. Он объединил свои экспертные знания в области управления проектами с пониманием принципов психологии, что позволило ему разработать широкий спектр инструментов для управления своим временем. Одним из таких методов тайм-менеджмента является процедура OATS.
Когда обращаться за OATS?
Планирование в соответствии с OATS полезно, когда у вас есть задача или проект, которые нужно выполнить, или вы хотите достичь определенной цели. Метод может быть эффективным в различных временных рамках, то есть планировать можно, как день, неделю или месяц, так и целый год.
Принцип OATS состоит из четырех шагов, давайте рассмотрим их один за другим.
👣 Принцип OATS - 4 шага к управлению своим временем
(О) Outcomes (Результаты)
Планирование на основе OATS начинается с определения желаемых результатов. Например, если вы строите планы на завтра, вы можете спросить себя: «Что я хочу изменить или чего я хочу достичь к вечеру завтрашнего дня?»
Таким же образом вы можете определить результаты, которых планируете достичь за следующую неделю, месяц, квартал или год. Будьте реалистам, ставьте себе от 3 до 5 планируемых результатов ежедневно или еженедельно (максимум 7).
Примером такого результата может быть: «Я пришлю предложение клиенту X к вечеру»; «К вечеру я закончу первую главу своей диссертации» и т. д.
(A) Activities (деятельность)
После того, как вы установили свои результаты, следующий этап - подумать о шагах, которые вам нужно предпринять, чтобы их достичь. Этот процесс похож на популярный подход со списком дел. Однако у него есть преимущество, каждое действие в вашем списке мотивировано тем, что вы уже определили его как важное. На первом этапе процедуры OATS вы установили результаты, которых хотите достичь, а теперь перечислите шаги, которые будут способствовать достижению.
(T) Time (время)
Третий шаг в процедуре OATS - это обдумать каждое действие, которое вы запланировали на предстоящий день, неделю, месяц или любой другой период времени, и оценить, сколько времени вам потребуется, чтобы его выполнить. Это, пожалуй, самая сложная задача. Потому что большинство из нас не очень хорошо умеет оценивать время, которое у нас уйдет на какую-либо деятельность.
Основные причины, по которым оценка времени затруднительна, включают нереалистичные ожидания, непредвиденные обстоятельства, несговорчивые коллеги и нежелательные перерывы. Нам трудно оценить время на задачу, особенно если раньше мы с ней не сталкивались или если её выполнение зависит от третьих лиц. Помните об этих факторах и учитывайте их в своих оценках.
(S) Schedule (график)
После того, как вы оценили количество времени, которое потребуется для выполнения каждого действия, последний шаг — это занести их в свой ежедневник. Если у вас его нет, заведите!
Большие, сложные, важные дела должны быть включены в ваше ежедневное расписание в те моменты, когда вы максимально продуктивны. Если вы «жаворонок» - вам лучше всего работать рано утром, это время дня, на которое вы должны спланировать свою самую важную задачу, требующую максимальной концентрации и сосредоточенности. С другой стороны, если вы «совы», отложите сложные задачи на день или на вечер.
Установка крайнего срока для задачи увеличивает вероятность её выполнения. Когда вы устанавливаете сроки для себя или других, вы создаете эффективную мотивацию. Чтобы помочь вам справиться с работой, установите крайний срок и придерживайтесь его. Вот почему принцип OATS так эффективен
Итоги и краткое резюме:
Освойте принцип OATS, чтобы лучше контролировать свое время.
✔️ Во-первых, определите свои результаты; что вы хотите изменить до конца следующего дня, недели, месяца или года в форме: «Я сделаю / напишу / выполню...» и т. д.
✔️ Затем перечислите шаги, которые вы должны предпринять для достижения этих результатов. Те, с которыми вам нужно разобраться в ближайший день, внесите их в список на сегодня, а остальные в общий список задач.
✔️ Оцените время, необходимое для каждого действия в вашем списке дел.
✔️ Планируйте все действия таким образом, чтобы наиболее важные и сложные приходились на время суток, как вы максимально работоспособны.
«Экономить» время невозможно. Все, что мы можем сделать, это использовать то, что у нас есть, мудро и эффективно. Убедитесь, что вы делаете то, что вам нужно, своевременно.