От чего зависит эффективность команды, как на нее влиять? Это один из ключевых вопросов, ответ на который определяет место компании на рынке
По мере развития бизнеса растет число сотрудников, отделов и подразделений. Усложняются внутренние коммуникации, а также кадровое делопроизводство.
Самые простые заявки рассматриваются все дольше. Более того, они могут быть не согласованы вовремя или вовсе потеряться. Это создает обстановку, в которой все вынуждены отвлекаться от своей основной работы.
Давайте рассмотрим, что можно сделать для улучшения ситуации.
На личном контроле
По мере накопления задержек и ошибок всем становится ясно, что внутренние обращения недостаточно просто отправить. За ними надо приглядывать.
Теперь за каждым заявлением следуют лишние созвоны и сообщения.
Рядовые сотрудники «дергают» свое начальство, финансовую и кадровую службу. Растет число дублирующих таблиц и списков.
Через некоторое время помимо штатного кадрового делопроизводства в компании формируется дополнительное, негласное. Как этого избежать?
Личный кабинет сотрудника
Решение — личный кабинет сотрудника, то есть «одно окно» для кадрового делопроизводства и других процессов.
Компания возвращает себе контроль над документооборотом и внутренними коммуникациями благодаря прозрачной и удобной системе обмена данными.
Сотрудники и линейные руководители принимают новые правила игры, потому что видят статусы своих заявок и даты их рассмотрения.
Личный кабинет сотрудника UCMS Group интегрируется с 1С:ЗУП, а также с другими учетными системами по API. Это исключает дублирование данных и повышает их точность.
Цепочки согласований
Пример того, как работает EmployeeGate, личный кабинет сотрудника UCMS Group.
Допустим, сотрудник подает заявление на отпуск.
Сразу автоматически проверяется допустимость по запрошенным датам. Кроме того, руководитель видит пересечения отпусков своих ключевых сотрудников.
Все участники процесса (сотрудник, кадровая служба, бухгалтерия, руководство) в любой момент времени видят текущий статус заявки, историю согласований. Никто не тратит лишнего времени, все сразу понятно и не отвлекает от работы.
Возможности личного кабинета сотрудников
Кадровое делопроизводство в разных компаниях отличается. Однако есть общие задачи и процессы, которые удобнее контролировать с помощью личного кабинета сотрудников. Например:
- Планирование командировок, включая внесение авансовых отчетов сотрудниками с поддержкой цепочки согласования.
- Настройка процедуры оформления командировочных расходов, с автоматическим соблюдением фискальных формальностей.
- Расчетные листки, справки 2-НДФЛ, отчеты об остатках дней отпуска для каждого сотрудника.
- Автоматический перевод на английский язык интерфейса, отчетов, данных.
Доступ к информации надежно защищен двухфакторной авторизацией.
Все изменения данных осуществляются под контролем ответственных сотрудников. Личные профили редактируют в кадровом отделе, финансовые аспекты в бухгалтерии и т. д.
Как личный кабинет сотрудника меняет компанию
Обретая уверенность в том, что все вопросы и заявки точно будут замечены и рассмотрены, сотрудники перестают на это отвлекаться. Помимо ясности, это усиливает ощущение командной работы.
Бухгалтерия и отдел кадров быстрее получают первичные документы. Им также не приходится отвечать на вопросы о статусах заявок.
Руководители видят отчеты по своим подчиненным и отделам, им удобнее планировать и контролировать.
Хотите узнать подробнее о возможностях и особенностях личного кабинета сотрудника? Листайте дальше для перехода на сайт UCMS Group.