Остановка производства – серьезный финансовый ущерб для предприятия. Для того, чтобы избегать подобных неприятностей, существует производственный план, в котором фиксируется все: от объемов выпускаемой продукции до списка заказов. Однако есть риск, что все пойдет не по сценарию. Например, могут возникнуть перебои с поставкой сырья, и тогда, если руководство предприятия в кратчайшие сроки не решит эту проблему, производство замедлит темпы, а в худшем случае – остановится. Это грозит репутационными потерями, расторжением договоров с клиентами, серьезными убытками.
Поэтому для предприятия важно запустить налаженную систему обеспечения производства, которая будет учитывать внештатные ситуации. Оптимизация процесса документооборота – один из важнейших факторов в определении гибкости и устойчивости предприятия. Любой компании нужно обмениваться бизнес-данными с контрагентами, отчитываться перед государственными структурами, такими как налоговая, и без электронного документооборота (ЭДО) не обойтись. Бумажный документооборот серьезно тормозит бизнес-процессы.
Проблемы бумажного документооборота:
- Медленная доставка. Бумага может идти до адресата несколько дней
- Человеческий фактор. Ошибка в работе с данными может обернуться большими потерями
- Постоянные сверки документов. Даже боязнь ошибки иногда несет вред
- Нерациональное использование труда. Менеджеры заняты бумажной волокитой, а не креативными задачами и получением прибыли
- Неэффективные траты бюджета. На работу с документами выделен отдельный штат сотрудников
Решение
Электронный документооборот – оптимальное решение для роста эффективности бизнеса. ЭДО делает процесс работы с документами понятнее, дешевле и быстрее, автоматизируя основные процессы.
- Доставка. Документы и бизнес-данные отправляются не с курьером, а через платформу документооборота или учетную систему, и адресат получает информацию в считанные минуты
- Минимизация ошибок. Формирование документов происходит автоматически и проверяется
- Сверка. Она также автоматизирована
- Рациональность. Сотрудники заняты задачами, которые влияют на прибыль. Рутину с формированием и проверкой документов берет на себя EDI и ЭДО-платформа
- Финансовая эффективность. Работа платформы обходится в разы дешевле, чем обеспечение выделенного штата сотрудников
Документы, переведенные в электронную форму, имеют такую же юридическую силу, как бумажные аналоги. Они подписываются электронной подписью и признаются судом. Бизнес при переходе на ЭДО повышает скорость документооборота, эффективность и прибыльность.
Кроме того, если, например, происходят перебои с поставкой сырья, предприятие может в считанные минуты обратиться к другому контрагенту, подключенному к платформе, и запросить нужное сырье, не замедляя темпы выпуска продукции.
Электронный документооборот автоматизирует:
- Заказы и график поставок
- Ответы на заказы
- Уведомления о приемке и отгрузке продукции
Помимо этого, в электронный формат переводятся юридически значимые документы:
- УПД
- Счет-фактура
- Транспортная накладная
- Акты
Docrobot – компания-разработчик SaaS-решений на основе EDI/ЭДО, провайдер электронного документооборота для ритейла с долей трафика более 40% в крупнейших федеральных сетях.