Дословный перевод с английского словосочетания «тайм-менеджмент» выглядит как «управление временем». Ясно, что человек не может управлять временем, поскольку это от него не зависит. Вместе с этим, человек может самостоятельно использовать время для максимальной эффективности решения повседневных задач. Если мы обратимся к научным трудам, то тайм-менеджмент характеризуется как учет, распределение и оперативное своевременное планирование собственного ресурса времени. Таким образом, все основные критерии тайм-менеджмента имеют обоснованный научный подход организации и планирования времени, с получением какого-то желаемого эффекта по действиям.
Человек, который научился планировать свое время, получает от этого хорошие результаты для маневра по жизненным ситуациям и обстоятельствам. Развивая в себе элементы тайминга, человек в несколько раз повышает свой личностный рост. Чтобы понять суть каждой методики тайм-менеджмента, нужно бороться с мифами.
- Миф первый. Временем никто не может управлять.
- Миф второй. Если я начну применять тайм-менеджмент, у меня не будет своего личного времени.
- Миф третий. Если я начну использовать тайм-менеджмент, я превращусь в робота. Свобода выбора исчезнет у меня.
Эти три мифа как раз не дают человеку развиваться в профессиональном росте.
1 методика. Планируем время
Вам нужно научиться планировать время. Как только встали вы с утра, начинаем планировать свой рабочий день.
- Цели фиксируем на бумажном носителе. Можно завести электронный дневник.
- Составляем список дел на день.
- Большие задачи дробим на мелкие.
Планирование должно стать вашей второй натурой. Если не хотите планировать с утра, можно составить список дел с вечера, но как показывает практика, вечером тяжело что-либо планировать на завтра.
2 методика. Превращаем желаемый результат в конкретные цели и задачи
Среди маркетологов и специалистов HR-сегмента эта методика имеет свое научное название SMART. Иногда этот метод именуют декомпозицией целей. Чётко формулируйте свои цели и задачи превращайте их в целеполагание. Движение нужно начинать от крупной цели, и постепенно передвигаться к средним и мелким. Как только вы сделаете большую цель, вам легче будет управлять временем для решения средних и мелких задач.
3 методика. Фиксируем план действий
Существует много разных форматов, как составлять план действий. Эффективным на сегодняшний день является «Диаграмма Ганта». В чем суть этой программы. Делаем таблицу, и разбиваем на периоды. Указываем цель, и обозначаем в этой таблице период. Для каждой цели обозначаем период начала и конца решения задачи. Как правило, такая таблица составляется на месяц. Возьмем к примеру строительство дома, вам нужно выполнить весь процесс, и составляем этапы – планировка участка, проект дома, материалы, строительство дома, обустройство земельного участка, посадка зеленых насаждений, новоселье. Для каждого периода обозначьте свой жизненный цикл. Теперь остается сверяться с этой диаграммой и смотреть, какие цели вы уже выполнили.
4 методика. Составляем приоритеты
Что для вас сейчас самое важное? Какие цели вы ставите на второй, третий план. Вам нужно научиться вырабатывать систему приоритетных задач. Психологи называют этот метод «Способ АБВГД», то есть А-важная цель, Б-вторая важность, В-средняя цель, Г-незначительная цель, Д- малозначимая цель. Этот метод был разработан Брайаном Трейси. Чуть позже был выработан метод Парето, который определил стандарт «Способ АБВГД» по процентным соотношениям. Собственно говоря, закон Парето говорит, что 20% наших личных усилий приносить только 80% результатов. Но, если мы затрачиваем 80% на личные усилия, то результат будет меньший – всего лишь 20%.
5 методика. Фокусируемся на главном
Всегда выполняйте то, что вам под силу. Если вы не успеваете, или считаете, что потратите больше времени на решение задачи, делегируйте работу другим. Кстати, этот метод используют в большинстве своем крупные бизнесмены. Не бойтесь предоставлять задачи другим, вы только от этого выиграете во времени.
6 методика. Учимся анализировать
Как только вы сделаете задачу, анализируем собственные действия. Это можно делать как в течение рабочего дня, так и в конце суток. Выделите хотя бы 10 минут для того, чтобы можно было проанализировать, какие действия и шаги вы выполнили в течение сегодняшнего дня.
7 методика. Планируем отдых
В течение рабочего дня всегда уделяйте несколько минут для отдыха. Это поможет вам легче воспринимать информацию, объективно рассматривать ситуацию, и принимать дальнейшие шаги по управлению временем. Отдых нужен не только в течение дня, но и в конце рабочей недели. Хотя раз или два раза в год устраивайте для себя и своих родных большой отдых, где можно забыть обо всем на свете.
Больше полезных материалов и свежие вакансии.