Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными. В виде формальной коммуникации организация доводит до сведения сотрудников все то, что связано со сферой деятельности предприятия, планы развития, результаты работы и так далее. Это могут быть приказы начальства, информационные сообщения, отчеты о результатах работы, различная документация, политики и процедуры.
Неформальная коммуникация в организации – это общение между сотрудниками на личностном уровне. Такое общение, может быть, как во время рабочего дня, так и вне рабочего времени, когда, например, сотрудники компании идут в паб или кафе после работы, чтобы пообщаться друг с другом и обсудить новости. Формами неформальной коммуникации являются встречи без галстуков, клубные дискуссии, инсайдерские разговоры, общения в социальных сетях, общение между сотрудниками ну и, конечно же, слухи.
Перечислим основные характеристики неформальной коммуникации:
- ее источником может быть кто угодно;
- ее распространение носит хаотичный и, как правило, волнообразный характер;
- распространение информации при такой коммуникации происходит намного быстрее, чем по формальным каналам;
- часто этой коммуникации доверяют больше, чем формальной коммуникации[1].
Основная функция неформальной коммуникации заключается:
- в заполнении информационных лакун, оставшихся в ходе официального распространения информации;
- в предоставлении возможности отрефлексировать свои переживания и страхи, связанные с происходящим в организации.
Рассмотрим коммуникации на примере такой известной компании, как «Евросеть». Это крупная розничная компания в России, Прибалтики и СНГ, так же это ведущий дилер среди операторов сотовой связи. Настоящее превосходство фирмы «Евросеть» - качественные коммуникации с покупателями и клиентами. Под свойством коммуникаций предполагается совокупность рекламной деятельности – от непосредственной рекламы до дизайна торговых зон.
В данной компании межличностные связи определяются ровно как общественным положением индивида, его убеждением в концепции внешних взаимоотношений, так и эмоциями, которые сотрудники произвольно или не произвольно ощущают друг к другу в ходе коллективной работы. Эмоции, которые сопровождают взаимоотношения между личностями, настолько сильно вторгаются в процессы взаимодействия, они определяют концепцию предпочтений, за что стоят достаточно серьезного внимания от управляющего в процессе взаимодействия с сотрудниками и коллективной работы с ними.
Несомненно, есть риск, что неформальная информация может доходить по длинной цепочке распространения в искаженном виде, однако, как показывают опросы и исследования, в большинстве случаев эффект «испорченного телефона» минимален.
Все это связано с особенностью человеческой психики. Дело в том, что любые возможные перемены наш мозг классифицирует как потенциальную угрозу. Еще большая угроза для человека - это ситуация неопределенности. Поэтому в качестве защитной реакции, мозг ищет и, если не находит, сам рождает недостающую информацию, чтобы побыстрее выйти из зоны дискомфорта. То есть слухи - это защитная реакция нашей психики на возможные изменения[2].
Так как в компании «Евросеть» существуют как формальные, так и неформальные коммуникации, то неформальные определяются как «вероятностная цепочка». Данный тип неформальных коммуникаций больше всего распространен для такого вида организаций.
Помимо этого, неформальные коммуникации практикуются на корпоративных мероприятиях, например, Дни Рождения сотрудников, встречи «Нового года», «Восьмого марта», всеобщих поздравлениях с каким – либо событием, и других мероприятиях. Каждый год в организациях празднуется «день создания компании «Евросеть». На такие события установлено собираться всем составом. Кроме того, осуществляются общие поездки на туристические базы и выходы на природу. Создав такую систему коммуникаций, управляющий защитил себя от лишних сплетен и разговоров, основал удачное обеспечение формальной (деловой) информацией среди отделов, уменьшил, на сколько это допустимо, потерю информации. В тот же период уделил внимание своим подчиненным и дал возможность для «обратной связи».
В работе менеджера по персоналу необходимо учитывать тенденции и особенности неформальных внутрифирменных коммуникаций, уметь управлять ими в полезном для организации русле.
Эффективные внутренние коммуникации помогают ведению бизнеса и, в конечном счете, способствуют увеличению прибыли компании.
Кроме прочего, эффективная коммуникация внутри компании помогает создать позитивную рабочую атмосферу и способствует постоянному совершенствованию рабочих процессов.
Но до тех пор, пока сотрудники не будут получать грамотно выстроенную коммуникацию, будет проблематичным повысить их мотивацию и вовлеченность.
На данный момент, можно предложить менеджеру по персоналу компании «Евросеть» следующие мероприятия с целью позитивного влияния на неформальные внутрифирменные коммуникации.
1. Использовать видео.
В настоящее время видео - основной тренд для внутрифирменного сообщения. Большинство сотрудников (особенно представителей поколения миллениалов) буквально ждут использования видеоканалов для донесения важных сообщений.
Видео должны быть короткими и эмоциональными. Можно использовать разговорный стиль, записывать интервью, использовать анимацию.
2. Запустить корпоративные социальные сети.
Использование корпоративных социальных сетей может способствовать уменьшению разрыва между руководителями и подчиненными благодаря неформальным коммуникациям между сотрудниками. Кроме того, корпоративные социальные сети помогут компании искать, определять, идентифицировать и консолидировать сферы интересов и навыки сотрудников.
3. Внедрять «политику открытых дверей».
Необходимо давать сотрудникам возможность делиться своим мнением - это один из наиболее эффективных способов улучшения коммуникации на рабочем месте. Это также отличный способ мотивации сотрудников в вашей организации.
4. Создание базы данных в формате Wiki.
Вики-страницы - отличные инструменты для документирования личной информации, управления знаниями, касающихся проектов, задач и команд. В рамках организации эти инструменты отлично подходят для обмена информацией, создания базы знаний и для ответа на запросы сотрудников.
5. Создать интранет для сотрудников.
Социальный интранет - отличный способ предоставить сотрудникам и командам исчерпывающую информацию по проекту. Вместо того, чтобы держать их в неведении, программное обеспечение социальной интрасети помогает улучшить внутреннее взаимодействие с работниками и доступ к информации. Было доказано, что этот подход повышает производительность и улучшает внутреннюю связь.
Руководители могут использовать социальный интранет для распространения информации, предоставления обновленных политик и изменений в компании, а также для поддержания связи с сотрудниками[3].
6. Выстроить восходящие и горизонтальные коммуникации.
В большинстве организаций коммуникации выстроены по принципу «сверху-вниз». Руководство принимает решение, какой информацией делиться с сотрудниками и в какой степени, не рассчитывая на получение обратной связи.
Вовлекая рядовых сотрудников в процесс принятия решений, можно повысить их лояльность к компании и уровень доверия к руководству.
7. Публиковать ежемесячный новостной бюллетень.
Публикация новостей и обновлений компании на регулярной основе позволяет сотрудникам лучше понимать цели и задачи бизнеса, а также быть информированными о последних продуктах и услугах, предоставляемых компанией клиентам. Особенно полезен такой формат подачи информации для новых сотрудников, которым необходимо ознакомиться с процессами и процедурами, принятыми внутри компании.
8. Использовать digital-инструменты.
Согласно исследованиям, компании, чьи внутренние коммуникации признаны наиболее эффективными, в семь раз чаще используют последние достижения digital-технологий. Сегодня мобильные устройства кардинально изменяют облик бизнес коммуникаций.
Таким образом, зачастую неформальные коммуникации играют большую роль, чем формальные, менеджер должен знать законы групповой динамики и способы влияния на развитие неформальных взаимодействий. Это влияние должно быть целенаправленным. Сотрудники - это квинтэссенция компании. До тех пор, пока они не разделяют взгляды и идеи относительно стратегии фирмы, вряд ли можно рассчитывать на успех бизнеса. Пусть сотрудники знают и чувствуют себя неотъемлемой частью бизнеса, чтобы в итоге стать сплоченной командой.
В конечном итоге, можно выделить, что основной вопрос, и единичного предприятия и нашей страны в общем, никак не в отсутствии внутренней коммуникации, а в нехватке осмысления того, что общение с человеком и есть ключ к развитию как отдельной организации, так и России в целом.
Литература
1. Аглицкий И. Управление персоналом коммерческой организации в условиях нестационарной экономики // Проблемы теории и практики управления. 2016. № 10. С. 62-66.
2. Красавина Е.В. Использование новых подходов при формировании и управлении персоналом предприятия // Научные исследования и разработки. Экономика фирмы. 2015. № 1. С. 37-41.
3. Яхонотова Е. Производительность труда и система управления персоналом // Проблемы теории и практики управления. 2015. № 9. С. 86-93.