Вот вы увидели помещение как будто идеально подходящее под ваши критерии: локация, бизнес-центр, есть даже парковка и ставка «проходит» по бюджету. И, казалось бы, задача «найти офис» почти решена. Где подписать? Куда деньги нести?
Не торопитесь. Обязательно уточните у собственника все интересующие вас моменты. Не стесняйтесь задавать вопросы – от них зависит комфорт и длительность дальнейшего пребывания в новом офисе.
Чтобы было легче, мы подготовили небольшую памятку, на что стоит обратить внимание перед подписанием договора аренды офиса.
1. Присмотритесь к помещению более внимательно:
- рассмотрите состояние стен, пола, потолка (потребуется ли ремонт или можно сразу перевозить сотрудников)
- проверьте работу всех систем (включите кондиционеры, попробуйте настроить температурный режим и проверьте работу вентиляции – как минимум, вы не должны услышать постороннего шума и почувствовать неприятный запах)
- проверьте работу санузлов и их количество (достаточно ли мокрых точек для вашего числа сотрудников)
- обязательно уточните выделенную мощность и количество розеток в помещении (некоторым компаниям требуется больше мощности для размещения серверной, дополнительного оборудования или из-за большого числа сотрудников, и не все помещения подходят под этот критерий)
- также стоит сразу узнать режим работы инженерных систем здания: выключают ли их по завершении рабочего дня или задержавшиеся сотрудники смогут комфортно доделать свои задачи.
2. Если требуется переоборудование помещения
под потребности вашего бизнеса, необходимо уточнить ряд моментов:
- возможно ли такое в принципе
- готов ли собственник предоставить арендные каникулы на время ремонта или возместить часть расходов
- согласен ли собственник на неотделимые улучшения и на кого ложатся эти расходы.
Нередки случаи, когда собственник берет на себя косметический ремонт под нового арендатора и выполняет несложные ремонтные работы: установку перегородок и необходимую перепланировку.
3. Количество и список провайдеров.
Информация поможет вам с планированием будущих расходов.
4. Режим работы бизнес-центра.
Важно знать, пустит ли охрана ваших сотрудников в офис после окончания официального рабочего времени или выгонит даже тех, кто задержался в офисе.
Сейчас большинство бизнес-центров предполагают круглосуточный режим работы, тем не менее может потребоваться дополнительное согласование и предоставление списка задерживающихся сотрудников. Это бывает необходимым условием обеспечения мер безопасности здания.
Отдельный пункт для обсуждения – большой поток клиентов. Как правило, это согласовывается с собственником дополнительно или вовсе требует отсутствия пропускного режима.
5. Ставка.
- что включено в озвученную собственником ставку: только базовая часть или еще эксплуатация, коммунальные платежи и НДС
- как происходит расчет коммунальных платежей: установлены ли счетчики или потребуется это сделать
- возможно ли самостоятельное заключение договоров с поставщиками услуг или необходимо пользоваться услугами только согласованных собственником поставщиков (иногда такой вариант крайне невыгоден для арендатора)
- величина и порядок индексации арендной платы (должен быть отдельный пункт в договоре)
- возможность аренды нужного количества машиномест на парковке бизнес-центра и её стоимость (не лишним будет уточнить, фиксированные ли места, в противном случае, могут возникнуть трудности).
6. Предоставляется ли юридический адрес (в случае необходимости).
7. Условия выхода из договора аренды.
В бизнес-центрах классов А+, А и B+ досрочное расторжение может быть довольно неприятным для арендатора – собственник может назначить штраф, покрывающий его затраты на поиск нового арендатора (иногда это полугодовой арендный платеж).
8. Последний (не по значению) пункт – проверка документов.
Посмотрите, правда ли имеете дело с собственником, если вам предлагают помещение в субаренду – проверьте договор аренды (в нем должен быть пункт о праве арендатора сдавать помещение), запросите технический паспорт (как минимум, для подтверждения озвученной площади).
Если вы с собственником договорились по всем важным для вас пунктам, подготовьте письмо о намерениях с описанием основных условий дальнейшей аренды (параметров помещения, арендной ставки, условий расторжения) – это послужит гарантией, что помещение не будет сдано, пока вы собираете пакет необходимых документов.
Обязательно фиксируйте все договоренности и важные для вашего бизнеса моменты в договоре — это залог крепких, безопасных и долгосрочных отношений с собственником.
К вышеизложенному добавим: не стесняйтесь привлекать профессиональных консультантов рынка. Их услуги для арендаторов бесплатны, но помощь и вклад неоценимы: они подскажут ряд пунктов, на которые вы можете не обратить внимание, зададут собственнику нужные вопросы и помогут грамотно провести переговоры и согласовать условия аренды, устраивающие обе стороны. Ваши интересы будут учтены, и вы гарантировано быстрее найдете идеальный офис для своих сотрудников.