Ко мне на сайт часто заходят по запросу "как написать эффективное деловое письмо". Под эффективными подразумеваются письма, которые убеждают адресата сделать нужное вам действие. Это копирайтинг в чистом виде, поэтому здесь действуют принципы продающих текстов.
Как правильно начать деловое письмо
Любое деловое письмо должно транслировать уважительное отношение к получателю: он такой же компетентный, умный и ценный, как вы. Это должно быть общение на равных. Несмотря на то, что письмо деловое, адресат должен чувствовать уважение к его личному времени, потребностям, желаниям и правам уже с первых строчек.
Давайте разберем пример делового письма — как это обычно выглядит на практике. И как должно быть, если хотим получить нужный отклик (пример из Интернета):
Здравствуйте, Игорь Валентинович!Как мы и оговаривали ранее, высылаем Вам приглашение на конференцию «Деловые мероприятия в Украине». Убедитесь, что Вы подготовили доклад и презентацию по теме встречи.Конференция состоится 20 августа 2018 года в 15:00 по киевскому времени. Место проведения – г.Киев, ул. Дорогожицкая, 8 (6-й этаж).Целью конференции является сравнение опыта зарубежных и отечественных компаний в организации деловых мероприятий. Ссылка на повестку дня размещена в конце данного письма, но, если у Вас возникнут дополнительные вопросы, которые Вы хотели бы обсудить при встрече, напишите нам об этом заранее.Также хотим сообщить, что мероприятие посетят: (список гостей) Пожалуйста, дайте нам знать, будете ли Вы присутствовать на конференции «Деловые мероприятия в Украине», и мы забронируем Вам место.Контактный номер телефона: ХХХ-ХХ-ХХХ-ХХ.С уважением, Татьяна, специалист компании «Х».
Несмотря на вежливый тон, неуважение к адресату сквозит в каждой строчке. Фразу «Убедитесь, что Вы подготовили доклад и презентацию…» можно трактовать двусмысленно и далеко не в пользу получателя письма:
- У вас проблемы с памятью — убедитесь, что вы не забыли подготовиться.
- Убедитесь, что вам есть, о чем рассказать на этой конференции.
А в сочетании с фразой «Дайте нам знать, будете ли присутствовать на конференции», это выглядит как откровенное пренебрежение: не так и важен ваш доклад, хотите – участвуйте, не хотите – не надо. А перед этим список гостей, которым явно подчеркивают статусность мероприятия. И это тоже выглядит двояко: у нас будут вон какие гости, так что если хотите – присутствуйте.
Понятно, что реакция на такое послание будет негативная. Безусловно, автор сообщения не хотел оскорбить адресата – просто деловое письмо составлено неправильно. Но в итоге у человека нет причин выступать на этом мероприятии, если только он не стремится к самопиару любой ценой.
А теперь доработаем наш пример делового письма. Вот как выглядит эффективное приглашение на ту же конференцию:
Здравствуйте, Игорь Валентинович!Меня зовут Татьяна, я специалист компании Х.Учитывая Ваш опыт в сфере бизнеса, мы хотели бы видеть Вас в числе спикеров конференции «Деловые мероприятия в Украине». Цель конференции — сравнение опыта зарубежных и отечественных компаний в организации деловых мероприятий. Мы хотим, чтобы как можно больше людей узнали о вашем эффективном методе.Надеемся, что наша предварительная договоренность в силе, и приглашаем Вас на мероприятие как ведущего докладчика по данной теме.Конференция состоится 20 августа 2018 года в 15.00 в Киеве, ул. Дорогожицкая, 8 (6-й этаж).На каких условиях Вам было бы интересно поучаствовать? Готова ответить на все Ваши вопросы и обсудить детали.Контактный номер телефона: ХХХ-ХХ-ХХХ-ХХ.С уважением, Татьяна Специалист компании «Х».
Обратите внимание: здесь персонализированное обращение — «Учитывая Ваш опыт…» и «Ваш эффективный метод». Это уважением к заслугам адресата. Затем идут выгоды – быть ведущим докладчиком, и чтобы как можно больше людей узнали о его методе. Следующий абзац – это тоже проявление уважения и заботы.
Именно в такой форме деловое письмо имеет все шансы убедить человека сделать нужное нам действие. Люди ценят уважение и отвечают тем же.
Как представить выгоды в деловом письме
Выгоды – это краеугольный камень любого продающего текста. Это причина совершить действие, о котором просит автор. Однако не всегда этот принцип соблюдается. Вот еще один пример из Интернета. Как думаете, что в нем не так?
Начальнику компании «Север»
С. А. Сидорову
от руководителя компании «Юг»
В.В. Перова
Здравствуйте, Станислав Александрович. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.С уважением, Валентин Перов.
Главная ошибка автора письма в том, что он упирает на свои проблемы и выгоды, но ни слова не говорит о выгодах адресата. Следовательно, у начальника компании «Север» нет причин идти на уступки. Письмо не убеждает.
Фраза «Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения» — это манипуляция, которая с большей долей вероятности вызовет протест, чем желание снизить цену.
Гораздо эффективнее начать с выгод, которые получит компания «Север», если предоставит скидки компании «Юг».
Здравствуйте, Станислав Александрович. Наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода по договору, чтобы иметь возможность продолжать наше сотрудничество.Дело в том, что мы проводим антикризисную кампанию: наши клиенты не могут платить нам за услуги в прежнем объеме, и количество заключенных с нами договоров сократилось на 20%. Поэтому мы предоставили 25-процентную скидку на билеты.Вместе с тем мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Это поможет нашей компании пережить сложное время и оставаться клиентами вашей типографии. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.С уважением, Валентин Перов.
Фразы «иметь возможность продолжать сотрудничество» и «оставаться клиентами вашей типографии» — это определение выгод адресата. Мы дважды повторили ключевую выгоду – в начале и в конце. И отдельным абзацем обосновали свою просьбу.
И хотя описанная ситуация ставит автора в заведомо невыгодное положение, новый вариант письма написан с точки зрения выгод для компании «Север»: просим о скидке, только чтобы продержаться на плаву и дальше оставаться клиентами типографии. Такая подача имеет больше шансов вызвать нужный нам отклик.
Как правильно оформить деловое письмо (чек-лист)
Вот список рекомендаций, как правильно оформить деловое письмо.
- В деловом письме обязательно должна быть тема, которая анонсирует суть нашего послания. В теме формулируем задачу – вносим ясность, и озвучиваем детали сроки – например, сроки, и таким образом проявляем уважение к собеседнику.
- Письмо разбиваем на абзацы, где должны четко прослеживаться просьба, ее обоснование, задача. Ключевую мысль всегда даем отдельным абзацем. Просьбу всегда выносим в начало письма.
- Внимание к имени получателя — правильно писать имя адресата. Если сомневаетесь, нужно обязательно уточнить. В противном случае у человека уже с первых строк будет негативная реакция.
- Не менее важно внятно написать свое имя. Плохой пример подписи – имя латинскими буквами. У вашего получателя сразу возникнет вопрос, как к вам обращаться: написать это имя русскими буквами или оставить латиницу. Это тоже вызовет дискомфорт при переписке.
- Если к письму прилагаются файлы, обязательно проверить их наличие. Худший вариант, когда вложения забывают прикрепить и досылают отдельным письмом. Ваш получатель должен будет найти и открыть еще одно письмо – то есть вы заставите его потратить вдвое больше времени. Это может негативно повлиять на его решение.
- Нужно четко формулировать задачу, цель письма – адресат не станет додумывать, что вы хотели ему сказать.
- С дедлайнами нужно быть предельно осторожными. Частая ошибка, когда подгоняют с ответом, но не дают повода ответить — нет главной выгоды для адресата.
- Когда письмо составляют по шаблону, это сразу бросается в глаза и создается впечатление массовой рассылки. Даже если это так, нужно максимально персонализировать послание, указывать какие-то детали, которые убедят адресата, что письмо написано именно для него.
- Когда читатель чувствует, что вы держите его за дурака, он отреагирует негативно. Поэтому составляя письмо, ставьте себя на место получателя: что вы бы сами почувствовали, читая его.
- Не стоит использовать фразу «Заранее спасибо» – это манипуляция, на которую с большой долей вероятности последует адекватная реакция.
Что в итоге
Вежливость – это не показатель заботы и уважения. Доказательство тому – первый пример, который мы подробно разобрали.
Поэтому одного вежливого тона мало.
- Нужно искреннее уважение к личности, достижениям, времени, интересам адресата.
- Подача делового письма должна быть с позиции выгод адресата.
И тогда гораздо больше шансов получить желаемый ответ.
Оригинал статьи - на моем сайте.