Неправильно считать, что современный управленческий учет — это про Excel. Руководитель нуждается в информации. Получать её от большого предприятия в виде разрозненных данных сложно, рутинно и даже опасно для финансовой стабильности.
Современный ли это управленческий учет, когда его ведут вручную в табличках?
Если управленческий учет в Excel — это по-старому, то что тогда современно?
Как-то в аудитории на бизнес-конференции прозвучали два вопроса:
- — В ваших делах есть конкуренты?
- — Все одобрительно закивали головами, заулыбались. Как же без соперничества.
- — И чтобы поспевать вы стали вести управленческий учет?
- — Опустили головы половина присутствующих, а кто-то крикнул: «Да, в экселе ведем!».
В Excel на коленке собирать данные, сводить, строить отчёты относительно легко и быстро. Этим занимается всё больше предпринимателей теперь с ускорением технологического прогресса.
Более менее крупный бизнес в этих таблицах буквально закапывается при размножении отчётов и цифр. Ковыряться в непрофильном софте становится всё сложнее. Случаются ошибки, за них кто-то начинает отвечать (и чаще всего это бухгалтер или финдиректор).
Поэтому неправильно считать, что современный управленческий учет — это про Excel.
«Современность» управленческого учета характеризует возможность автоматизировать (одновременно удешевить и повысить точность) сбор и предоставление информации по предприятию. Эта деятельность в любое время обеспечивает руководителя наглядной картинкой, по которой он эффективно выполнит возложенные на него функции по планированию, анализу и контролю компании.
Зачем нужна автоматизация управленческого учета?
Руководитель рано или поздно приходит к идее автоматизации управленческого учета. Развитие бизнеса без этого невозможно. Повышение эффективности тем более.
Автоматизация управленческого учета решает задачи:
- разгрузка работников от рутины в сборе данных;
- уменьшает обилие сверок;
- сокращает сроки получения отчетности;
- повышает достоверность всех цифр;
- экономит время на изучение отчетов для принятия решений по бизнесу.
Автоматизация учета выгодна. Крупным предприятиям это очевидно. А вот малому и среднему бизнесу эффект от ее введения становится очевидным лишь в принятии и реализации управленческих решений более успешными конкурентами.
Инструменты для автоматизации управленческого учета
Компании по мере своего развития проходят путь от более простых инструментов к более сложным. Выбор программы должен соответствовать задачам, которые ставятся перед бизнесом.
В этом смысле в малых предприятиях управленческий учет поддается через Excel, либо в чуть более продвинутых специализированных программах. Главное для руководителя объединить разные источники информации.
И если таких источников немного, то большие инструменты кажутся избыточными. Заблуждение.
1. Excel («Эксель»)
Excel — популярный инструмент управленческого учета в малом бизнесе. Подходит для составления основных отчетов:
- доступен;
- относительно прост в освоении/использовании;
- есть специализированные финансовые функции и макросы.
По мере роста предприятий и усложнения учета происходит усложнение формул и взаимосвязей между различными таблицами:
- такое ведение учета рискует скатиться в ошибки;
- в некоторых случаях невозможно без программирования;
- нет интеграции данных с другими финансовыми продуктами.
Ошибки, несоответствия, долгие выгрузки и сводки подводят руководителя к принятию неверного управленческого решения. С ростом бизнеса целесообразно использовать программные продукты, специализированные для управленческого учета.
На рынке существует множество программ, которые автоматизируют один или несколько процессов необходимых конкретному предприятию.
2. 1С («Один Эс»)
Второй по популярности программный продукт. Инструментарий для руководителя шире, чем в «эксель»:
- управление денежными средствами;
- бюджетирование;
- управленческий учет.
Для особых ситуаций и отчетности приходится сталкиваться с проблемами:
- привлекать программистов по созданию новых типов отчетов;
- нужно постоянно проводить настройки существующих;
- работа с программным продуктом 1С получается недешевая.
3. ERP-системы
Такими инструментами пользуются мировые масштабные очень крупные компании, когда контроль бизнес-процессов возможен только при участии большой команды аутсорсинговой поддержки и обслуживания ERP. Бюджет соответствующий, да ещё нужна подготовка.
4. Онлайн-сервисы
Самый современный инструментарий для ведения управленческого учета. Преимущества такого типа сервисов можно показать на примере комплекса онлайн-инструментов «КУБ24.ФинДиректор»:
- автоматически собирает данные для отчетов;
- ввод данных вручную через простой интерфейс;
- бесчисленное множество отчетов и графиков;
- автоматически создаются рекомендации на основе внесенных данных.
Онлайн-сервисы управленческого учета — это современный высокотехнологичный подход с надежным и точным формированием отчетов во многом благодаря низкой стоимости (доступности каждому, даже совсем крохотной организации).
Вот, что руководитель извлекает из онлайн-сервиса управленческого учета:
- собирает данные, как из банков и 1С, так и из ОФД, рекламных аккаунтов и CRM — сквозная аналитика от клика по рекламному баннеру до полученной прибыли за месяц;
- отчетов более 50 (разделены на блоки Финансы, Маркетинг, Продажи и Товары).
- узнает, что будет с организацией, если поменять, например, постоянные расходы или выручку или какой-то другой параметр — четыре типа аналитики формируют результат через месяц, три, полгода или год (с условием, если в бизнесе ни чего не менять);
- получает автоматические решения по компании — например, в «КУБ24.ФинДиректор» появляются рекомендации по внесенным данным.