Многие считают, что обработка данных и прочее это очень сложно и понятно только "избранным".
Но на самом деле при правильном подходе и выборе метода обработки этот процесс становится не только простым и понятным, но еще и очень увлекательным. Ведь когда ты видишь и управляешь данными, твой бизнес (неважно, больший, маленький или только в зародыше) становится более мобильным. Сразу видны ошибки или наоборот, успешные ходы, видна эффективность или неэффективность тех или иных процессов или даже людей. Простой пример: прежде чем врач поставит вам диагноз, он назначит вам кучу анализов и, уже исходя из результатов, назначает вам лечение. В бизнесе также - прежде чем принять любое управленческое решение вам необходимо собрать нужные данные: цифры, результаты и пр. Ну а если вы все еще принимаете решение,основываясь на собственной интуиции, то вы или обладатель суперсилы или, простите, не очень дальновидный бизнесмен.
Есть разного рода данные: верхнеуровневые - это клиенты и деньги (выручки, доход и пр.) Есть же оперативка, про которую как раз- таки многие забывают или забивают. А зря.
Сейчас из каждого утюга говорят о воронке продаж, об эффективности отдела продаж и пр. Да, продажи важны, без них мы не получим прибыли) Но есть и другого рода данные, про которые многие даже не думают, точнее не задумываются, что их тоже можно обрабатывать, а точнее автоматизировать. О чем идет речь. Представьте, какой объем внутренней информации вам приходится обрабатывать вручную: клиентские письма, внутренний и внешний документооборот, звонки, составление коммерческих предложений, какие -то внутренние задачи, выгрузка баз и пр. У многих для этого созданы целые подразделения! Ведь до сих пор много информации собирается на бумажных носителях или хранятся и обрабатывается в разных программах. А для четких бизнес процессов необходимо, чтобы ВСЕ данные хранились и обрабатывались в одном месте. Давайте вернемся к нашему примеру с врачом. Помните свой поход в поликлинику? Вспомнили и вздрогнули? А теперь представьте на секундочку, что ваш клиент вполне себе может пройти тот же путь , но уже с вашей компанией. Давайте копнем поглубже и побольнее:
Пришли в регистратуру и взяли талон к узкому специалисту. Ногами пришли и взяли талон на бумаге, далее идем к врачу, а черт, врач вас не примет без карты! Нужно зайти в регистратуру и взять карту. Ведь все досье на вас как на пациента хранится именно на этом бумажном носителе! И без нее ваш поход к врачу бесполезен. Окей, талон есть, карта есть, вроде бы мы близки к успеху) Отсидели положенную очередь, заходим к врачу, а он без полиса не принимает, хоть и карта у вас с собой. И каждый поход к врачу сопровождается именно этими процессами: сходите в этот кабинет, поставьте печать там, а перед этим зайдите туда и пусть вам поставит подпись врач такой-то... И самое страшное в этом во всем, что зачастую, ваши клиенты проходят тоже самое! да-да-да. У вас может быть супер автоматизирован отдел продаж, отлично работает обратная связь на сайте, вы поздравляете клиентов с днем рождения и пр. Но вот вся ваша внутренняя кухня чем-то напоминает районную поликлинику. Автоматизация процессов закончилась где-то на формировании лида, а вот дальнейший его путь может быть тернист и долог. Если это не про вас, то мы очень рады. Но если в каких-то моментах вы узнаете себя, то давайте это менять.
Нет, это несложно, нет, это недолго при условии, что вы заинтересованы в том, чтобы все коммуникации в вашем бизнесе были просты, прозрачны и работали в независимости от настроения бухгалтера Зины или степени трезвости кладовщика Валеры.
С чего начать? просто пропишите полный путь клиента со всеми вытекающими бизнес-процессами и внутренними коммуникациями, начиная от первого контакта, заканчивая доставкой акта или подписи товарной накладной. Проанализируйте, сколько времени у вас длится полная сделка. Подумайте, а как можно оптимизировать эти процессы? где есть тормоз? и почему именно на этом процессе тормозит. Какие процессы вы можете автоматизировать, то есть делать их не руками и без конкретного человека? Например, у вас до сих пор не выдают товар со склада, пока нет физической накладной без реальной подписи ответственного лица. И вот клиент пришел, а это лицо на обеде. И клиент вынужден ждать. А можно сделать так, чтобы эта накладная автоматически акцептовывалась и попадала на склад, и клиент уже просто приходил на сам склад и просто получал товар.
Зачастую на эту оперативку не обращают внимания, считая, что это неизбежно! И это ошибочное мнение. Все, что можно автоматизировать, не должно делаться руками. Просто примите это как истину)
Что это даст вам в итоге? В итоге это даст вам деньги) дадада, ведь сокращая и оптимизируя внутренние процессы, вы делаете как минимум ваш клиентский сервис лучше. А это прирост в клиентах и, следовательно, в деньгах.
Когда данные обрабатывает система, а не человек, вы экономите как минимум на ФОТе.
Управляя данными, вы управляете бизнесом. Да, банально, но это так. Когда у вас не куча разных табличек в екселе с настройками, в которых еще и разобраться нужно, а простые и понятные графики, которые еще и обновляются в режиме реального времени, тогда и бизнес управляется в режиме реального времени, что позволяет вам принимать решения в моменте, а не работать в режиме "тушения пожара".
В нашем мире, когда все меняется со скоростью света, необходимо быть мобильным и готовым к любым изменениям здесь и сейчас. А когда у вас гибкая система управления, которая не требует на изменение много времени и затрат, тогда и эффективность растет.
Управляйте данными, занимайтесь бизнесом, а не отчетами.
В следующей статье мы расскажем, а какую собственно выбрать систему для автоматизации и обработки данных и на что в первую очередь нужно обратить внимание при выборе подрядчика.