К неожиданному визиту налоговиков лучше подготовиться заранее. Еще до появления их в офисе ответственные лица и иные работники должны знать, как себя вести. Предлагаем краткий перечень действий, которые желательно выполнить.
Специализированные юристы должны быть наготове
Первым делом нужно заключить договор с адвокатами, юристами – чтобы они оперативно прибыли в случае проведения контрольного мероприятия.
Иначе при внезапном визите проверяющих придется одновременно решать проблемы на местах и подыскивать специалистов для сопровождения проверки. В спешке, в стрессе сложно выбрать подходящих исполнителей.
Возлагать же сопровождение проверки на штатных бухгалтеров и юристов – не слишком разумно. У этих сотрудников свои должностные обязанности, которые требуют времени и сил, не позволяя полностью погрузиться в проблему.
Более того, в таком деле особенно важна специализация – компетенции юристов компании и тех, кто профессионально сопровождает налоговые проверки, обычно отличаются. Здесь как с врачами: бессмысленно обращаться для восстановления зуба, например, к терапевту.
Сотрудникам нужно знать, что делать
Также заранее следует провести инструктаж работников компании – причем не только высшего звена, но и всех остальных.
Основное правило, которое нужно запомнить, – не препятствовать налоговикам, но и не помогать без необходимости (например, не давать пароли от компьютера, программы и т. п.). О любой ситуации, вызывающей сомнения, следует сообщать юристам, которые сопровождают проверку.
Еще одно правило касается разговоров. Порой «ничего не значащие» сведения от секретаря могут дать проверяющим больше, чем анализ множества томов документации. И потому все вопросы с возможным подвохом следует переадресовывать ответственным лицам (например, руководителю, юристам). Если же налоговики пожелают допросить конкретного сотрудника, на такое мероприятие вместе с ним лучше отправить адвоката.
Более того, во время нахождения налоговиков в офисе следует минимизировать общение у них на глазах. Сотрудникам желательно не выходить с проверяющими в места для курения, в места для приема пищи и т.д. – где нежелательная информация, произнесенная работниками, может стать общедоступной.
Важно удостовериться в законности проверки
О том, что налоговики на вашей территории – на законных основаниях, говорят два основных документа:
- служебные удостоверения – у каждого из проверяющих;
- решение о проведении проверки от руководителя или заместителя налогового органа (форма утверждена приказом ФНС № ММВ-7-2/628@ от 7 ноября 2018 года).
Не забудьте ознакомиться с ними перед началом выездной проверки.
Следует позаботиться об информационной безопасности
Предоставление налоговикам изолированной комнаты (нескольких) будет лучшим решением для обеспечения безопасности информации. Нужно убедиться, что в этих помещениях не останется никаких черновиков, блокнотов, стикеров с записями и т.п.
Если налоговикам будет предоставляться компьютер, ответственность за его «чистоту» нужно поручить IT-отделу. Также этим специалистам следует проработать вопрос подключения налоговиков к интернету – в разрезе безопасности данных компании.
Поскольку предоставление документации - обязанность проверяемых, то лучше назначить сотрудника, который будет за это отвечать. Документация должна передаваться по подробной описи, в ней не должно содержаться внутренних пометок.
При этом нужно понимать, что на ответственного сотрудника возлагается обязанность лишь по технической передаче документов. Вопросы же законности предоставления тех или иных сведений лучше решать специализированным юристам.
Каждому действию налоговиков нужно уделять внимание
С самых первых минут работы налоговиков нужно собирать информацию, которая потребуется во время подачи возражений, обжалования решения налоговиков, судебного разбирательства.
При выездной проверке налоговики имеют право, например, на осмотр, выемку, допросы. Во время этих и других действий рядом с ними должны находиться адвокаты, юристы. Фиксация нарушений, недопущение злоупотреблений, да и просто сбор информации о ходе проверки значительно помогут при обжаловании.
Выездная проверка может затянуться на долгие месяцы, но это не повод расслабляться. Позвольте специализированным юристам делать свою работу наряду с налоговиками – и тогда вероятность доначислений будет сведена к минимуму.
Наши адвокаты и юристы имеют большой опыт успешного сопровождения налоговых проверок – как выездных, так и камеральных. Предлагаем записать номер телефона +7 (495) 649-00-65, консультация бесплатная. Подробнее об оказываемых услугах – на сайте.