В прошлый раз мы проанализировали платформы и технологии для реализации нашего программного продукта и остановились на том, что реализация данного функционала будет осуществляться на платформе 1С.
В работе фарм дистрибьютора все процессы начинаются с поиска опубликованных на сайте гос. закупок электронных аукционов.
Определим основные критерии поиска, по которым будет осуществляться фильтрация электронных аукционов с сайта гос. закупок в нашей ИС (информационной системе)
Критерии поиска в ИС:
- Закон - для фильтрации по 44-ФЗ и 223-ФЗ, 94-ФЗ нам не нужен;
- Этапы закупки - для первичного поиска нам интересны тендеры, которые находятся на этапе "Подача заявок";
- ЛПУ - мы хотим получить все торги, опубликованные определенным заказчиком;
- Регион - мы хотим получить торги только для определенного региона РФ;
- НМЦ - начальная максимальная цена, для того, чтобы отсеять маленькие или очень крупные аукционы;
- Наименование закупки - для поиска слова в наименовании закупки или наименования целиком;
- МНН - для поиска торгов, содержащих интересующее нас МНН;
- Номер извещения - для получения данных конкретного аукциона;
Впоследствии, мы сможем, в случае необходимости, дополнить критерии поиска другими параметрами; главное, чтобы они были доступны на сайте гос. закупок.
Проанализируем, какие возможности для поиска в ручном режиме предоставляют нам разработчики сайта гос. закупок.
Критерии поиска в zakupki.gov.ru (ЕИС):
- Закон - есть;
- Этапы закупки - есть;
- ЛПУ - есть;
- Регион - нет;
- НМЦ - есть;
- Наименование закупки - есть;
- МНН - не всегда находит, но иногда да;
- Номер извещения - есть;
Так же, на zakupki.gov.ru возможно фильтровать по датам (Размещения /Обновления / Окончания подачи заявок), добавим это в наши требования к ИС.
Для поиска торгов, сотрудник Тендерного отдела компании должен заходить на сайт zakupki.gov.ru и осуществлять мониторинг по заданным критериям, заполняя данные найденных электронных аукционов в стандартизированную таблицу Excel и скачивая аукционную документацию в папку, для дальнейшей их обработки.
При таком методе работы существует большая вероятность ошибки, необходимо много сотрудников, которые будут заниматься непосредственно поиском на гос. закупках и ведением Excel таблицы, таблица становится громоздкой, с ней сложно организовывать групповую работу.
Проанализируем, какие действия выполняются сотрудником и сколько времени требуется на обработку 1-го опубликованного аукциона.
Действия сотрудника при первичной обработке аукционов:
- Открытие сайта - 2,67 с, на хорошем интернет соединении;
- Заполнение формы поиска - 5 - 15 с, в зависимости от сложности;
- Ожидание результатов поиска - 3 с;
- Открытие тендера - 4,2 с;
- Копирование данных с сайта гос. закупок в Excel - 3 мин;
- Скачивание аукционной документации - 3 - 5 файлов, 25 с;
- Открытие аукционной документации - 3 мин;
- Заполнение данных по МНН и количеству - 2 мин;
- Заполнение данных по совместным торгам информация по всем участникам торгов (если они есть) - от 2 до 15 мин;
В целом обработка 1 тендера занимает у сотрудника от 4 до 6 минут (до 20 минут, если это совместный аукцион).
Риски: высокая вероятность ошибки.
Результат загрузки: файл Excel и файлы аукционной документации.
Получается, если компания участвует в 10 000 - 15 000 аукционах в год, это 60 аукционов в день, при 247 рабочих днях. Что соответствует 6-ти часам в день без остановки, отдыха, занимаясь только загрузкой аукционов.
Это не кажется таким большим объемом: можно посадить одного сотрудника на 8-ми часовой рабочий день, со средней заработной платой в 45 - 60 тыс. руб. и закрыть потребность.
Но не все так радужно, потому что как раз тут пора вспомнить о том, что такое количество продуктивных рабочих часов. По данным Бюро статистики труда США, продуктивный период среднестатистического офисного сотрудника составляет около трех часов в день.
Это связано с тем, что работники имеют привычку отвлекаться на просмотр соцсетей, чтение новостей или на общение с коллегами. Схожие показатели приведены в исследовании RescueTime за 2017 год: аналитики сервиса отмечают, что средний уровень производительности не превышает 2,5 часов в сутки.
И получается, для того, чтобы покрыть требуемые нам 6 часов в день, нам необходимо не 1 сотрудник, а 3 и еще 1, который будет контролировать качество работы этих сотрудников, распределять задачи по загрузке данных, подменять одного из сотрудников пока тот ушел в отпуск или заболел.
Вот такие не сложные расчеты создали в нашем виртуальном Тендерном отделе Группу "Загрузки торгов", состоящую из 4-х человек с ФОТ 200 000. ₽/мес net и gross 299 310.35 ₽/мес и 3 398 689.73 ₽/год
Давайте автоматизируем этот процесс и посмотрим, какую экономию мы получим!
В следующий статье для автоматизации этого процесса нам будет необходимо описать функциональные требования к системе, на основании которых мы составим техническое задание, реализуем его и проведем тестирование функционала.