Любой руководитель (директор магазина, главврач, учитель, мастер на производстве) рано или поздно задается вопросом - что изменить в системе управления коллективом для достижения лучших результатов? Рассмотрим в данной статье составную часть менеджмента - контроль.
Контроль это процесс сопоставления плана с фактическим положением дел, позволяющий организации обеспечить достижение своих целей [1]. Систематический контроль деятельности формирует у работников организации навык готовности к проверке, привычку к систематическому труду, воспитывает чувство ответственности за добросовестное выполнение работы в определенные сроки, волю в преодолении трудностей. Важным условием повышения эффективности производственного процесса является систематическое получение руководителем объективной информации о производственной деятельности рабочих.
Контроль бывает разных видов:
- по результату;
- предварительный;
- периодический;
- по ключевым областям;
- выборочный;
- процессный [1].
К коллективу, в зависимости от уровня его компетентности, могут применяться различные виды контроля. Контроль осуществляет как руководитель коллектива, так и вышестоящее руководство. Для того, чтобы коллектив выполнял свои должностные обязанности, необходима реализация руководителем последовательности следующих действий:
1) постановка задачи;
2) обозначение срока выполнения задачи;
3) контроль выполнения задачи.
По итогам выполнения задачи между менеджером и подчиненным осуществляется обратная связь. Обратная связь является одной из форм проблемного обучения на производстве. Постановка задачи в данном случае выступает как постановка проблемы, а способы решения задачи отображают компетентность сотрудника. Обратная связь может быть как позитивной, так и негативной. Позитивная связь способствует закреплению поведения сотрудника в схожих ситуациях, дает положительную оценку компетентности работника. В случае позитивной обратной связи работнику говорится о том, что было сделано хорошо, почему это было хорошо, и к каким положительным результатам привели его действия. Негативная обратная связь служит для передачи оценки неэффективного поведения, низкой компетентности и направлена на изменение действий сотрудника. В случае негативной обратной связи указывается на то, что было сделано не верно, каковы альтернативы действий в данной ситуации и почему альтернативы могли бы быть лучше, чем то, как поступил сотрудник [1].
Рассмотрим разновидности конструктивной позитивной и негативной обратной связи. Конкретная – описывает конкретный пример поведения, который зависит от человека; не содержит огульного обобщения. Своевременная – относится к недавней ситуации, которая еще свежа в памяти у вас и у другого участника обратной связи. Конструктивная – предлагает варианты поведения, которые вы хотели бы видеть в будущем (особенно при негативной обратной связи). С последствиями – указывает на последствия данного поведения: как оно влияет на Вас, на других, на рабочий процесс. Развивающая– нацелена на помощь в развитии [2].
В зависимости от вида обратной связи руководитель может применять к сотрудникам различные типы мотивации и демотивации. Так с сотрудником, который некачественно выполнил поставленную задачу, менеджер может провести разъяснительную беседу, объявить замечание. При последующем повторении идентичных нарушений менеджер может потребовать объяснительную записку от работника. Впоследствии на основании объяснительной записки менеджер может ходатайствовать вышестоящему руководству о применении дисциплинарного взыскания к провинившемуся работнику в виде объявления выговора и лишении части премии.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляются при возникновении внештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку [3].
Применение наказания к некомпетентному работнику в виде истребования объяснительной записки является эффективным методом воздействия на производственный коллектив. Во-первых, когда человек на бумаге осмысленно объясняет свои действия, которые в итоге привели к отрицательному результату, он еще раз зрительно запоминает, какая модель поведения в произошедшей ситуации оказалась неэффективной. Во-вторых, человек начинает осознавать, что на основании его объяснительной существует возможность скорректировать его премиальную часть заработной платы. В-третьих, коллектив, наблюдая за тем, что за определенные действия или бездействия одного из его членов просят написать объяснительную записку, осознает, что в последующем не стоит воспроизводить схожую модель поведения в аналогичных ситуациях.
Независимо от того, использует менеджер объяснительную записку в ходатайстве руководству о дисциплинарном взыскании или нет, процесс написания объяснительной записки способствует росту дисциплинированности и компетентности работников.
Если Вам понравилась статья - ставьте лайки, подписывайтесь. Буду развивать данный блог.
1. Введение в менеджмент. «МЭЙНСТРИМ Консалтинг» 2012г.
2. Дистанционное обучение. Mental Skillshttp://www.mental-skills.ru/© 2009-2013
3. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.04.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.05.2021)