СУТЬ ВОПРОСА ИЛИ ЧТО ЭТО ВООБЩЕ ТАКОЕ
Прежде всего приведем официальное обозначение:
Business intelligence (BI) — обозначение компьютерных методов и инструментов для организаций, обеспечивающих перевод транзакционной деловой информации в человекочитаемую форму, пригодную для бизнес-анализа, а также средства для массовой работы с такой обработанной информацией.
Цель BI — интерпретировать большое количество данных, заостряя внимание лишь на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия решений.
BI поддерживает множество бизнес-решений — от операционных до стратегических. Основные операционные решения включают в себя позиционирование продукта или цен. Стратегические бизнес-решения включают в себя приоритеты, цели и направления в самом широком смысле. BI наиболее эффективен, когда он объединяет данные, полученные из рынка, на котором работает компания (внешние данные), с данными из источников внутри компании, таких как финансовые и производственные (внутренние данные). В сочетании внешние и внутренние данные дают более полную картину бизнеса, или те самые «структурированные данные» (англ. intelligence) — аналитику, которую нельзя получить только от одного из этих источников.
По материалам ВикипедиЯ
Бизнес-анализ (англ. business analysis) — деятельность, которая делает возможным проведение изменений в организации, приносящих пользу заинтересованным сторонам, путём выявления потребностей и обоснования решений, описывающих возможные пути реализации изменений.
Основная задача бизнес-анализа — это сделать возможным проведение изменений в организации, путем реализации выбранного решения. Решение разрабатывается с целью устранения выявленных в процессе бизнес-анализа бизнес-проблем. Понятие решение включает в себя широкий диапазон возможных путей устранения выявленных бизнес-проблем: разработка новых или изменение существующих бизнес-процессов или бизнес-правил, оптимизация организационной структуры организации, разработка новых стратегических планов организации и т.п.
По материалам ВикипедиЯ
Давайте переведем официальную терминологию на язык бизнеса и сделаем выводы о том, что включено в понятие Business Intelligence с точки зрения ежедневной деятельности любой организации.
Первое и ключевое - речь про информацию, то есть данные. И самый главный вывод из описанного выше - данные это один из главных активов любой компании.
То есть предметом управления Business Intelligence являются те данные, которыми обладает Ваша компания и которые являются производными от Вашей деятельности, то есть бизнеса.
Далее можно сделать заключение о цели BI: предоставить возможность на основе данных принимать бизнес-решения, тестировать гипотезы, проводить анализ и отслеживать результаты изменений.
Следовательно, данные должны быть правдивыми (реальными), чистыми (то есть пригодными для восприятия), актуальными (то есть постоянно обновляемыми). Это значит, что к задачам BI можно отнести:
- сведение данных из различных внутренних и внешних источников в одно место;
- обработку, очистку и приведение данных в читаемый и воспринимаемый вид;
- подготовку данных для проведения анализа;
- выведение итогов анализа данных в понятный для бизнес-пользователя вид.
Если рассматривать Business Intelligence с точки зрения бизнес-процессов, то мы делаем следующее заключение о том, что входит в состав BI:
С точки зрения стратегического и операционного управления:
- оцифрованная система целей и задач на уровне компании и каждого сотрудника;
- оцифрованные показатели под каждую цель и задачу на всех уровнях управления;
- функциональная карта, которая объясняет за счет каких действий выполняется каждая задача;
- описанные бизнес-процессы, которые показывают путь достижения целей на каждом уровне управления.
С точки зрения бизнес деятельности:
- система отчетности, где отражены плановые значения целевых показателей на макро и микро уровнях. Сюда же вносятся и фактические значения для отражения план-факта:
а) система управленческой отчетности для принятия стратегических решений на основе макро-показателей: бюджет компании, финансовая отчетность (отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, баланс компании), управленческие отчеты с агрегированными показателей из разных направлений деятельности (например, количество новых клиентов и стоимость привлечения нового клиента) и динамикой период к периоду, отчет об эффективности деятельности по направлениям.
- система операционной отчетности в разрезе направлений или команд с максимальной глубиной декомпозиции макро-показателей на микро-уровень. Сюда можно отнести анализ деятельности отдела продаж, анализ эффективности маркетинговых кампаний по различным источникам, отчет о выполнении плана продаж.
С точки зрения человеческих ресурсов компании:
- должен быть "Заказчик". Это может быть руководитель или собственник, который ставит задачу о подготовке управленческого отчета, чтобы понимать, куда движется компания и какую отдачу дает вложенный в бизнес капитал. Это может и линейный уровень: например, руководитель отдела продаж, самостоятельно расписывает и оцифровывает свой бизнес-процесс по работе с клиентской базой и на основе обновленной функциональной карты ставит сотрудникам новые задачи и следит за их выполнением с помощью цифр, в том числе;
- "Исполнитель" - то есть сотрудник, который отвечает за конкретные задачи и у которого есть оцифрованные цели. Его работа производит цифровой результат деятельности - дает компании данные и информацию для последующей обработки и анализа;
- "Ответственный" - это руководитель разного уровня, в управлении которого находится множество бизнес-процессов, задач и целей. Его основная задача предоставлять информацию на своем уровне в соответствующем (требуемом) виде для последующей агрегации на следующий уровень. Как видно, роль "Заказчик" может на определенных верхних уровнях управления пересекаться с ролью "Ответственный";
Эти три роли всегда существуют в любом бизнесе, любого масштаба, как только появляется задача по сбору данных и их последующего анализа. Даже если речь идет про простое еженедельное совещание и анализ продаж, когда руководитель отдела продаж с командой смотрят на данные в таблице Excel.
В этой статье мы не будем детально описывать все роли, связанные с работой с данными организации, так как наша цель сфокусироваться на описании Business Intelligence для реального бизнеса, а не описывать как устроены процессы в многомиллионной международной корпорации.
С точки зрения систем, то есть источников производимых данных от результатов бизнес-деятельности. По-простому, технологические места, где данные (результаты деятельности) хранятся:
- учетные финансово-хозяйственные системы (1С разных конфигураций);
- CRM системы;
- Системы телефонии;
- Маркетинговые системы (Google Analytics, Yandex Метрика, Roistat);
- Веб-сайт компании.
Какие выводы мы можем сделать из этой части нашей статьи?
1. BI это бизнес - процесс, который появляется в любой компании, в которой встает задача цифровизации и принятия решений на основе данных.
2. Исходя из этого, безусловно, BI является частью цифровой культуры, которая выводит организационные процессы компании и саму компанию, на качественно новый уровень, за счет глубины и обоснованности принимаемых решений.
Из этих двух пунктов делаем заключение о первом преимуществе BI - при правильном подходе к управлению своими данными любая организация, независимо от формы, масштаба и проникновения в ее операционную деятельность информационных технологий, может рассчитывать на прирост своих основных показателей, таких как выручка, прибыль, количество клиентов и т.д.
3. BI повышает прозрачность операционных процессов и дает руководителям возможность принимать обоснованные на фактах (то есть данных) решения любого характера. Соответственно, повышение прозрачности деятельности ведет к детальному понимаю причин своих результатов и оценке последствий своей деятельности. Что придает бизнесу стабильность и позволяет повысить текущую эффективность - второе преимущество BI.
4. За счет анализа исторических данных, отклонений, аномалий, BI позволяет находить как явные, так и скрытые точки роста в различных направления бизнес-деятельности. Это может быть и анализ клиентской базы, оценка покупаемых клиентами совместно в одном заказе продуктов или продуктовый анализ. В дополнение к этому, при использовании сценариев прогнозирования любой сложности, от ручного прогноза роста на основе динамики своего бизнеса, до внедрения статистических моделей прогнозирования, BI позволяет повысить точность прогнозирования, провести оценку текущей модели продаж, выбрать стратегию развития. Это значит, что внедрение BI дает любой компании возможность не только повышать эффективность (то есть прибыльность) своей деятельности в настоящем, но и позволяет сделать более точный прогноз на будущее и выбрать правильный вектор, что позволит любому собственнику или руководителю выполнить свои основные функции - эффективность, непрерывность и развитие бизнеса или вверенной в управление зоны ответственности. Третье преимущество BI.
В заключение - для развития Business Intelligence у себя в компании ключевым фактором является управление, так как это бизнес-понятие. У Вас может не быть систем, использующих скрипты машинного обучения и собирающих информацию с сайтов Ваших конкурентов. Или у Вас может не быть единого хранилища данных, собранных специалистом из Ваших систем. У Вас даже может не быть каких-то систем. Без этого Ваш бизнес может приносить прибыль и быть эффективным. Но, если у Вас нет понимания на операционном уровне управления о том, из каких показателей складывается Ваша стратегическая цель и нет проводников этой бизнес-цели, то управлять и повышать эффективность деятельности будет очень сложно.
Об управлении данными для повышения эффективности мы поговорим в следующей части статьи.
ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ BI - ДАННЫЕ
В этой части статьи мы подробно разберем следующие вопросы:
- поговорим о подходах к управлению данными;
- рассмотрим бизнес-инструменты, которые могут быть использованы для управления данными;
- рассмотрим технологические инструменты, которые могут быть использованы для управления данными.
Прежде чем говорить о подходах к управлению данными, давайте ответим на один вопрос: «Откуда вообще в компании может появиться потребность или задача что-то менять с точки зрения управления своими данными?»
Ответов несколько:
- руководитель стал запрашивать более детальные отчеты и сотрудники стали тратить слишком много времени на подготовку и заполнение отчетов;
- бизнес вырос до пределов, когда стало невозможным управлять на бумаге или в Excel таблицах;
- планы из раза в раз не выполняются или наоборот, перевыполняются, что может приводить к тому, что образовывается недостаток товарных запасов или сотрудники получают необоснованно большие премии;
- несмотря на рост выручки или прирост новых клиентов, бизнес убыточен или постоянно возникает недостаток свободных средств на счету компании;
- похожий пример, когда стали развивать продажи клиентам в рассрочку или внутреннее кредитование, но столкнулись с проблемой управления дебиторской задолженностью;
- компания решила запустить новое направление или вывести на рынок новый товар, и руководству необходимо понять потенциал нового проекта;
- руководство компании пытается оценить эффективность работы каждого подразделения;
- из месяца в месяц возникают сложности с товарными запасами на складе – образуются излишки или менеджеры продают товар из новых партий, а не тот, который лежит уже несколько месяцев;
- руководитель попросил подготовить отчет о динамике в нескольких разрезах бизнеса - по продуктовым направлениям, по типам клиентов. Вся компания провела выходные за сбором данных.
Из ответов видно, что причиной изменений становятся сложности, с которыми рано или поздно сталкивается любой бизнес. И, казалось бы, что такого, когда есть задача, и ее предстоит решать – это же и есть суть ведения бизнеса и предпринимательского подхода.
С этой точки зрения это так и есть. Но сложности возникают тогда, когда бизнес пытается оперировать показателями, которые с точки зрения бизнес-логики связаны, а с точки зрения внутренних данных у сотрудников - нет.
Самый простой и распространенный пример:
К Вам на сайт зашел посетитель по рекламе в какой-то социальной сети, просмотрел страницу сайта и прочитал описание товара или услуги. После этого прошло несколько дней, и он решился оставить заявку на сайте. Сотрудник с ним связался, выставил счет и получил оплату.
Что в этом случае происходит чаще всего в большинстве компаний:
- у маркетинга есть информация о некоем посетителе;
- у продаж есть карточка клиента с его реквизитами и спецификация;
- у бухгалтерии есть информация о платеже от компании с определенными реквизитами.
Сложность в такой конфигурации будет в том, если компания или ее руководители решат узнать, сколько стоило привлечение этого клиента.
Поэтому чаще всего, когда возникает такой вопрос, то он сопровождается ощущениями, что BI это долго, дорого и очень сложно, а, скорее всего, и не нужно для малого и среднего бизнеса.
Причина этого и того, что в этой части статьи мы будем разбирать подходы к управлению данными в том, что сначала начинается бизнес-деятельность, одного или нескольких основных показателей хватает, системы появляются по мере необходимости (так называемая автоматизация), и только уже в самом разгаре деятельности, когда вместо работы сотрудники занимаются сведением табличек вручную, встает вопрос о том, как управлять массивом данных.
Что в свою очередь, закономерно рождает негативное отношение к цифрам как таковым у большинства сотрудников.
Поэтому говоря о подходах к управлению данными, мы будем говорить о логике мышления, поскольку BI в любой компании независимо от ее размера это бизнес-процесс. Далее дадим несколько рекомендаций по этому вопросу:
1. Чтобы избежать классической ошибки, описанной выше, прежде всего нужно на уровне менеджмента компании всем прийти к пониманию того, как устроена структура данных, которая позволит в будущем как масштабировать массив информации, то есть актив компании, так и позволит без больших затрат прийти к модели управления на основе данных. Главное запомнить три важных аспекта:
- каждый блок данных (например, финансовые данные по приходу денежных средств и данные о клиентах в CRM системе), должен содержать "ключ", по которому независимые друг от друга блоки можно свести, то есть соединить между собой. В нашем примере это должен быть "индекс" клиента.
- структура данных, пригодная для анализа всегда должна быть плоской, формата простой Excel таблицы в которой есть только строки и столбцы и никаких группировок, так любимых при подготовке отчетов.
- структура данных, как в 1С, всегда должна содержать справочники (например, клиенты и их атрибуты, такие как города, количество сотрудников и т.д.) и таблицы с фактами (например, отчет о продажах).
Отсюда основной вывод - руководителям нужно научится думать в двухмерном плоском формате данных и заранее связывать данные в каждой системе, даже на уровне теории и закладывать в проектируемые системы связующие звенья.
2. Перед тем, как начинать управлять на основе показателей, нужно сделать две вещи:
- убедиться, что для расчета этих показателей есть доступные (то есть, когда сотрудник не тратит неделю, чтобы посчитать свои результаты) данные;
- подготовить форму или шаблон отчета таким образом, чтобы он позволял сравнивать план и факт, сравнивать периоды в прошлом по выбранному показателю.
Основной вывод здесь следующий - за чистоту предоставляемых данных ответственность несет тот, кто эти данные или отчет запросил. Почему это так? Ответ следующий - если у Вас в компании есть несколько сотрудников, которым Вы ставите задачу подготовить отчет, который Вы планируете рассматривать на совещании каждую неделю, то будьте готовы к тому, что каждый раз Вы будете видеть разные цифры и разные формы подачи. Более того, задайте себе вопрос - как предоставляемую информацию можно легко проверить?
3. Связанная структура показателей для модели управления. Здесь речь о том, что KPI это дорожные знаки, указатели и разметка, которые помогают сотруднику в пути следования к своей основной цели - выполнению плана или задачи. Поэтому с одной стороны, показатели должны быть максимально декомпозированы, с другой - для системы управления по целям, Вам нужна выборка только из самых значимых, по которым Вы сможете принимать управленческие решения. Но ключевой момент - очень часто в управлении допускается разрыв между показателем верхнего уровня и структурой показателей для операционного управления. Это приводит к тому, что операционно на уровне цифр руководитель не имеет возможности управлять работой своих подчиненных.
4. В компании должны быть внедрены стандарты работой с данными. Это значит, что, например, клиенты в CRM систему всегда заводятся не только с названием, но и с кодом клиента. Более того, в других системах или отчетах этот "код клиента" также является обязательным. Все это на первый взгляд, кажется не столь значимым, но при определенных задачах, когда требуется анализ данных из нескольких систем, становится незаменимым.
В завершение этой части, мы хотели бы обратить Ваше внимание на следующее.
Неважно, как уровень автоматизации в Вашей компании. Неважно, чем Вы пользуетесь для анализа и управления - продвинутыми системами, либо Excel или Google таблицами. Важно другое - у Вас все данные продуманы и типизированы до того уровня, что Вы можете свести в ручную один период с другим и увидеть разницу и динамику, не потратив на это несколько дней или недель и соответствующую сумму денег. Это возможно только при том условии, что Вы сначала определяете что будет являться для Вашей деятельности критичными бизнес-данными, и как и из каких систем эти данные Вы будете получать, а так же то, как эти данные в эти системы будут попадать.
В завершении статьи давайте рассмотрим, какие бизнес и технологические инструменты помогут Вам во внедрении процесса управления на основе данных.
К бизнес-инструментам можно отнести:
- управленческую систему критичных бизнес-показателей или сбалансированную систему управленческих показателей;
- финансовую отчетность: бюджет компании, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс компании;
- системы сбалансированных показателей по подразделениям или отделам компании, которые напрямую связаны с мотивацией как руководителей, так и сотрудников этих подразделений;
- модели сегментного анализа активной клиентской базы, которые помогают в выборе дальнейших стратегии и модели продаж;
- модели оценки потребительского спроса на Ваши продукты и услуги, с точки зрения оценки потенциала "до" и "со" продаж;
- управление прогнозированием продаж на основе статистических моделей и текущей воронки продаж компании;
- управление товарными запасами на складе, ценообразованием;
- модели оценки каналов сбыта и использование сценариев "Что-Если" ;
- модели оценки отклонений и аномалий от средних значений во всех разрезах бизнеса;
- операционная отчетность на основе которой можно строить ежедневную оценку результатов;
- модели оценки конверсий на каждом этапе работы с клиентом, основанных на поведении клиентов.
Основное назначение бизнес-инструментов это позволить компании:
- на уровне руководства видеть динамику и эффективность бизнеса по подразделениям и принимать управленческие решения на основе этих данных;
- ну уровне операционной деятельности находить точки роста и понимать причины спадов исходя из своих исторических данных.
К технологическим инструментам можно отнести (от простого к сложному):
- Excel и сводные таблицы, включая Power Query для обработки и очистки данных);
- Power Point;
- 1C и встроенные отчеты, включая их выгрузку в Excel;
- CRM системы, системы телефонии со своими встроенными отчетами;
- Веб-сайт компании со встроенной аналитикой;
- Маркетинговые аналитические системы;
- BI системы для автоматизации загрузки данных из различных источников, обработки, преднастройки модели данных и управления эффективностью, такие как Microsoft Power BI, Tableau;
- базы данных используемых систем и единое хранилище данных компании.
Основное назначение технологических инструментов - это автоматизация процесса сбора и обработки данных, автоматизация выведения отчетности различного уровня, построение аналитических и прогнозных моделей для поддержки бизнес решений компании.
Основной вывод, который мы должны сделать из второй части нашей статьи:
Внедрение и использование Business Intelligence у себя в компании с целью поддержки принятия решений на основе имеющихся данных - это не сложно и не просто.
Это процесс, который должен быть встроен правильно, последовательно и связано, с ориентиром не только на имеющиеся данные, но и с перспективой на будущее вашего бизнеса. При этом менее важно, какой инструментарий Вы используете на данном этапе развития своей компании, более важно - как и для чего Вы используете данный инструментарий и что Вам он дает сегодня, а что должен давать завтра.
Единственная и ключевая метрика для оценки Business Intelligence - это эффективность.