Процесс проектирования организационной структуры можно организовать по трем крупным этапам.
Первый этап называется предпроектным или анамнестическим. Он заключается в установлении самого факта существования проблемы, в соответствии с которой должно быть предпринято проектирование ОСУ (организационной структуры управления). Данный этап в свою очередь подразделяется на несколько подэтапов:
А) Анализ объекта управления. Способен ли объект выполнить или реализовать поставленные цели;
Б) Анализ организационной структуры управления. Насколько она эффективна и соответствует поставленным целям;
В) Анализ информационных элементов;
Г) Анализ управленческого персонала. Их квалификация и организация труда;
Д) Проектное задание — техническое задание или технико-экономическое обоснование.
То есть первый этап формирования ОСУ основан именно на анализе самой оргструктуры.
Анализ действующей оргструктуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации. То есть определяют, насколько структура управления рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оценочным критериям относятся:
- принципы управления, т.е. соотношение между централизацией и децентрализацией;
- аппарат управления, перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев;
- функции управления, усиление стратегического планирования (корректировка «бизнес-плана»);
В результате анализа можно выявить «узкие» места в деятельности организации. Это может быть большая многоступенчатость управления, сходства в работе, отставание в развитии оргструктуры от происходящих изменений внешней среды.
Второй этап называется проектным. Он заключается в детальном описании организационной структуры управления, подлежащей проектированию, и в выявлении следующих пунктов:
А) Проект организационной структуры управления;
Б) Требования к организационной системе;
В) Требования к персоналу;
Г) Оценка эффективности. Сопоставить с проектным заданием. Даёт ли проект возможность совершить, что задумано.
Методы проектирования оргструктуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:
1) метод аналогий - предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;
2) экспертный метод - базируется на изучении предложений экспертов- специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) разработанные проектировщиками структуры;
3) метод структуризации целей - предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае оргструктура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;
4) метод организационного моделирования - позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Его суть состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.
В процессе проектирования оргструктур управления организацией, как правило, решаются следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления.
В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения. потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.
Третий этап — это этап реализации. В него входят:
А) Согласование или утверждение проекта;
Б) Оформление проекта в вид, который будет иметь возможность быть принятым организацией;
В) Внедрение, мониторинг, коррекция.
Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений. Отдельные параметры эффективности оргструктуры можно определить, использовав ряд коэффициентов: коэффициент звенности, коэффициент территориальной концентрации, коэффициент эффективности организационной структуры управления.
Эффективность управления выражают, как правило, показателем, влияющим собой отношение экономичности управления к эффективности производства.