Перейти на гибрид, как завести ребёнка - большие перемены ждут всех причастных. Рассмотрим, как подготовить сотрудников к кардинальным изменениям и разберём кейсы компаний, которые уже перешли к новому формату.
Гибрид: в двух словах о самом главном
Гибридный формат работы предполагает грамотное совмещение дистанционной и офисной работы. Возможность удаленного формата и количество внеофисных дней в неделю может определить сам сотрудник или руководство - свой формат каждая компания выбирает индивидуально. Массовые трансформации начались после почти повсеместной удаленки в месяцы самоизоляции. К гибридному формату уже перешли Microsoft, Google, Amazon, Facebook, Mail.Ru, Cisco, Mailchimp, Вымпелком, Tele2 и Pandora - компании изменили офисное и корпоративное виртуальное пространство, регламент и правила работы. Большое внимание было уделено и адаптации команды к новым условиям. Рассмотрим более детально, какие механизмы использовали компании, чтобы сделать переход максимально комфортным и понятным для каждого сотрудника.
Кто, зачем и почему: аргументация изменений
В большинстве случаев гибридный формат предполагает отдельные условия для сотрудников определенных должностей или департаментов. В зависимости от специфики задач сотрудники работают из офиса постоянно, несколько дней в неделю или только в особенных случаях. Очень важно четко, ясно и прозрачно донести до всех, как и почему распределяются все условия и строится рабочий график. В ином случае не избежать недопонимания - кто-то посчитает несправедливым переход на постоянную дистанционку коллеги из соседнего отдела, а кого-то обеспокоит, что работать теперь предстоит вдали от сотрудников, которые каждый день по-прежнему встречаются в офисе. Чтобы новые условия не стали неожиданностью, стоит также вовлечь в разработку нового гибридного формата и самих сотрудников - как минимум, провести внутренний опрос. По такому пути пошли, например, в Mail.Ru - у команды заранее выяснили, хотят ли сотрудники приходить в офис или готовы к полностью дистанционному формату. Так 65% подтвердили, что хотели бы хотя бы иногда возвращаться на рабочие места, в результате все сотрудники действительно получили такую возможность.
Семь раз протестируй, один раз - меняй: предварительное пилотирование
Лучшая подготовка - репетиция. Разумеется, первый тест дистанционной работы каждая компания прошла в период самоизоляции. Но все же не стоит путать развёртывание системы в условиях неопределённости, аврала и спешки, когда перевести всех сотрудников из офиса на дом приходилось буквально за считанные часы, с заранее проработанным пилотным проектом. Сейчас, когда обстановка приняла более четкие очертания, можно провести размеренное тестирование нового формата, например, перевести в гибридный офис только часть команды - 10-20% штата, наладить и на практике проверить систему бронирования рабочих столов, опробовать работу в коворкингах. Заодно у вас появится отличная возможность собрать обратную связь, смоделировать все потенциальные сложности и, после работы над ошибками, запустить гибрид на всю компанию без накладок. Именно такой вариант выбрали в Tele 2. В компании развернули проект Tele2Sharing и в тестовом режиме перевели в гибридный офис 10% персонала макрокрорегиона - сотрудникам предложили работать из офиса в любой день по желанию, предварительно бронируя рабочее место через корпоративную систему. На протяжение всего теста велась оценка удовлетворенности участников пилота - проводились личные встречи с сотрудниками и анонимные опросы. Последние показали, что участники удовлетворены новым форматом на 5 баллов из 5. Отличный задел для полного перевода в гибрид всей компании.
От руководителя - всей команде: официальный анонс
Переход к гибридному офису - это структурное изменение, и рассказать о нем должен руководитель. Обращение стоит сделать максимально личным - одно дело прочитать об изменениях в письме, совсем другое - услышать и увидеть. Так как эпидемиологическая обстановка пока не позволяет нам собираться вместе, оптимально анонсировать новый формат в прямом эфире в ходе видеоконференции, которую в обязательном порядке посетит каждый сотрудник. Если организовать прямой эфир с руководством нет возможности, подойдёт и видеообращение, которое можно транслировать в ходе онлайн-собрания или разместить в каналах компании. Дополнить анонс генерального директора могут выступления других топ-менеджеров и сотрудников, которые отвечают за развёртывание гибридного офиса и смогут рассказать обо всех деталях нового формата и ответить на вопросы коллег. Для большего эффекта к анонсу можно подключить и PR - публикация новости о переходе к гибриду в крупных СМИ подчеркнёт значимость мероприятия для сотрудников. При этом подключить прессу можно заранее - с целью планомерной подготовки команды к переменам. Так в течение нескольких месяцев в сети регулярно появлялись выдержки из писем сотрудникам CEO Google Сундара Пичаи о переходе IT-гиганта к гибриду, а объявление CEO Twitter Джека Дорси о постоянной удаленке по желанию сотрудника и вовсе взорвало сеть на недели вперёд и было процитировано во всех без исключения крупных СМИ.
Подведём итоги
Переход к гибридному офису - глобальная перестройка для всех участников процесса. Позаботиться нужно не только о системе бронирования столов, облачных программах для общей работы онлайн, но и о том, как подготовить команду к кардинальным изменениям. Чтобы сотрудники чувствовали себя активным участником перемен, следует продумать комплексный план коммуникаций, который раскроет все составляющие нового формата и ответит на самые важные вопросы - кто, как и почему работает из офиса или дистанционно, как выстраивать общение с коллегами и где теперь найти бухгалтера и так далее. В компаниях с большим штатом и сложной структурой можно провести пилотный перевод части команды в гибридный режим, чтобы заранее проверить все подводные камни и промониторить обратную связь. Все изменения должны исходить от генерального директора, анонс лучше сделать максимально личным и подкрепить PR-активностями в профильных СМИ.
Переходите на гибрид и хотите, чтобы все прошло гладко и оперативно? Обращайтесь к нам в Brand Lovers! Мы уже помогаем компаниям с подготовкой комплекса внутренних коммуникаций, разработкой правил работы и организацией тематических мероприятий, с радостью поможем и вам. Мы гарантируем нестандартный подход, глубокое погружение во все детали вашей корпоративной культуры и, конечно же, душевное отношение.
