Еще на примерке мы попытались создать новую оргструктуру в новой логике. Правда сначала мы просто переложили старую структуру на круги. По сути, отделы стали кругами. Дальше задача была наполнить круги атрибутами.
Ответ на главный вопрос
Начали мы с обязательного атрибута круга – с предназначения. На этом этапе мы пытались сформулировать ответ на вопрос "зачем" - зачем нам нужен этот круг. Опять же, первые попытки были на примерке, но это именно то, чем мы занимались, вернувшись с мероприятия. И мы продолжали эту работу, пока абсолютно все команды не смогли сформулировать ответ на вопрос, зачем они делают то, что делают.
Важный момент - предназначения должны быть иерархичны. Т.е. предназначение каждого круга должно помогать реализовывать предназначение круга вышестоящего. И как раз формулирование предназначений привело к тому, что часть подразделений поменяли свое место - стало понятно, что их место в другом круге.
История одного круга
У нас есть круг, который занимается тендерными закупками. Мы как поставщик и разработчик ИТ-решений участвуем в тендерах и госзакупках, и эта команда помогает нам в этих закупках участвовать и выигрывать. Исторически этот круг находился внутри юридического отдела, такой маленький отдел внутри круга побольше. Потому что казалось изначально, что это близкие сферы.
Когда мы закончили работать над предназначениями, то юридический круг сформулировал свое предназначение как "Защищать компанию в юридическом контуре». Интуитивно вроде правильно и понятно. Тендерный круг сформулировал свое предназначение как «Выигрывать закупки всегда» - именно в этом они видели смысл своей работы. И вот мы смотрим, с одной стороны у круга юридический контур, а с другой – выигрывать закупки. Вообще не бьется.
А тут у нас сформировался новый круг, отвечающий за продажи, с предназначением "Обеспечивать компанию деньгами". И вот тут у нас паззл сошелся - компания насыщается деньгами за счет выигранных закупок. И вот таким образом круг "Тендеры" перескочил из круга "Юридическое обеспечение" в круг "Продажи".
Сотрудники, которые входили в круг "Тендеры", отреагировали на такое изменение настороженно, но с некоторыми ожиданиями. На самом деле, внутри юридического отдела у них возникали микронепонимания, я бы даже сказал, что они конфликтовали на подсознательном уровне, не понимая своего места, не понимая, какое отношение они имеют к юристам. Также они испытывали определенный дефицит ценной для них информации. Информация просто не доходила до них. И перебираясь в продажи, они ожидали, что уйдут от информационного вакуума. И действительно, та информация, которая обитает в круге продаж, гораздо полезнее и ближе для них, чем информация, которая витала в юридическом круге.
Предназначения - это живая история. С ходом взросления круги пересматривают смысл своего существования. Появляются новые круги, неактуальные исчезают, объединяются круги со схожими смыслами, появляются новые предназначения.
Ролевые игры
Первую версию кругов и предназначений мы сформулировали примерно за 2 недели. Следующим шагом была формулировка обязательств круга и ролевых моделей.
В тот момент мы понимали обязательства как перечень тех регулярных действий, которые делает круг в своей жизни. Сейчас мы к обязательствам относимся несколько иначе с точки зрения смысла - это не то, что мы должны делать, а то, что другие от нас вправе ожидать.
После состава обязательств мы пытались сформировать набор ролей внутри круга.
Роль – это некоторая зона ответственности.
Если всю работу круга поделить на зоны ответственностей, вот они тебе и роли. Хотя, по большому счету, круг – это тоже зона ответственности. Я бы даже сказал, что круг - это распухшая роль. Когда одна роль не справляется со всей зоной ответственности, ей нужны другие роли, тогда она превращается в круг. И у роли тоже есть предназначение и обязательства.
Следующий крупный шаг – разложить нашу деятельность по ролям и расставить людей не по должностям и отделам, как это было раньше, а по ролям, т.е. по тем зонам ответственности, которые они закрывают в компании. И тут выяснилось, что у нас есть люди, которые занимают несколько ролей, отвечают за несколько зон ответственности, при этом структурно это самые разные места. Мы увидели, что человек может быть в разных кругах на одной роли (закрывать одну зону ответственности), а может и в рамках одного круга закрывать несколько зон (т.е. быть на нескольких ролях).
Ролевую структуру мы доделывали вплоть до конца марта. И в начале апреля мы запустили полноценное списание времени по ролям. А к маю мы смогли разложить роли до обязательств, сформулировать их и начать списывать время еще и в разрезе обязательств.
Тут получился небольшой тизер (или спойлер, кто знает, как правильно?) относительно списания времени. Да, мы в компании списываем время - это один из элементов нашей цифровой культуры. И я обязательно расскажу, зачем мы это делаем (вот тут точно спойлер: не для контроля над сотрудниками) и как мы это делаем (в конце концов, мы IT-компания или нет). Поэтому подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить выход новой статьи. Или подпишитесь на канал в телеге - там я публикую анонсы вышедших статей, возможно так будет даже удобнее ;)
До встречи в изменившемся мире!