Документооборот - важная область деятельности любой компании, ее автоматизация всегда позволяет повысить скорость и надежность работы с документами. Согласование, утверждение, хранение и поиск бумажных документов требует много времени и внимания сотрудников. Чем крупнее организация, чем больше поток документов. Чем выше степень взаимодействия между сотрудниками, тем больше трудозатраты на создание, пересылку, обсуждение и архивирование бумаг. Поэтому автоматизация документооборота, переход на работу с электронными документами - естественный шаг для любого руководителя, стремящегося к повышению скорости и эффективности работы своей компании.
Как правило, под электронным документооборотом понимается система создания, передачи, обработки и хранения всего объема документации в корпоративной информационной системе, обеспечивающей совместную работу сотрудников, быстрый поиск необходимых данных и надежное хранение документов.
Системы электронного документооборота бывают разные – есть огромные и дорогие, которые пишутся годами под специальные задачи, есть легкие и небольшие, востребованные практически в любой компании. Мы в АЛВ Груп ориентируемся на разработку эффективных, экономичных, удобных в использовании и сопровождении систем, способных решать ключевые задачи работы с электронными документами и развиваться в соответствии с вновь появляющимися требованиями бизнеса. В качестве платформы мы выбрали Microsoft SharePoint, позволяющую быстро и с минимальными затратами разрабатывать, поддерживать и развивать современные системы электронного документооборота.
Microsoft SharePoint Server позволяет создавать корпоративные хранилища данных, предоставлять сотрудникам доступ к информации в соответствии с их правами, автоматизировать ключевые бизнес-процессы офисной деятельности на основе надежного и безопасного доступа к корпоративным данным. Созданный на его основе Microsoft SharePoint Online, входящий в состав Microsoft Office 365, позволяет создавать более мощные и мобильные системы электронного документооборота, использующие все преимущества онлайн-сервисов Microsoft - гибкие возможности оплаты, сокращение стоимости и сроков внедрения, уменьшение цены владения за счет отказа от собственных серверных мощностей. Дополнительные преимущества решений на Microsoft Office 365 - повышенная безопасность и надежность хранения данных; новый уровень мобильности сотрудников, способных обратиться к нужным документам из любой точки; автоматическое обновление платформы со стороны Microsoft без дополнительных расходов пользователя.
Примерами такого рода решений может служить система согласования договоров. Разработанная специально для Microsoft SharePoint Online в формате Microsoft SharePoint Add-In, она ускоряет и облегчает совместную работу по согласованию документов с учетом различных ролей участников бизнес-процессов и их прав доступа.
Информация по другим системам электронного документооборота, разработанным нашей компанией, доступна на страницах нашего сайта:
ДОКУМЕНТООБОРОТ 365
Специальное предложение нашей компании для малого и среднего бизнеса, объединяющее технологии Microsoft и разработанные нами решения. Документооборот 365 включает все необходимое для работы с корпоративной информацией - инструменты создания и редактирования документов, почтовую систему и средства аудио- и видеосвязи, надежные и безопасные хранилища личных и корпоративных данных. Большая часть этих технологий - Exchange, Skype, Word, Excel – уже стандарт на российском рынке, мы лишь расширили их возможности, добавив системы согласования договоров и согласования запросов на оплату счетов, а также мощную систему резервного копирования документов и почтовых сообщений.
ПРЕИМУЩЕСТВА ДОКУМЕНТООБОРОТА 365:
- Надежность. Постоянная доступность приложений и данных на уровне 99,9% гарантируется Microsoft за счет георепликации. С резервным копированием - 100%. Электронные документы не теряются, а уничтоженные - восстанавливаются. Возможность хранения нескольких версий документов.
- Гибкость. 3 варианта подписки - от самого простого до самого мощного - позволяют заказчику выбрать наиболее подходящий для него набор технологий, а помесячная оплата по числу пользователей, работавших с этими приложениями в предыдущем месяце, позволяет платить только за реально потребленные ресурсы.
- Безопасность. Разграничение доступа, исключение физических угроз данным, встроенные антивирус и антиспам.
- Скорость. Безбумажная технология избавляет от ручных операций и длительного сбора подписей, электронные документы мгновенно согласовываются и мгновенно ищутся.
- Экономичность. Предлагаемые нами варианты использования ПО дешевле и надежнее. Больше никаких вечных лицензий, апгрейдов серверов и новых версий ПО! Работа в кредит. Сокращение налогов на прибыль и имущество. Internet-связь вместо командировок и междугородных звонков.
- Мобильность. Электронные документы доступны с любого устройства и из любой точки. Чаты, видео- и аудио-конференции через Интернет. Откажитесь от офиса, откажитесь от серверной инфраструктуры, работайте, где вам удобно!
Наше предложение рассчитано в первую очередь на тех, кто стремится к максимальному сокращению расходов (за счет отказа от устаревших технологий) и повышению эффективности бизнеса (за счет сокращения ручного труда, рутины и «человеческого фактора»). Мы поможем максимально облегчить совместную работу сотрудников с документами; обеспечим их надежное и безопасное хранение; ускорим создание, согласование и поиск документов! Подробнее
Развертывание облачных систем офисной автоматизации – логичный шаг для компаний, уже имеющих подписку на Microsoft 365, и хороший повод перейти в облако для тех, кто еще не использует эту платформу. Ключевые преимущества облачных решений для бизнеса – доступ непосредственно из Microsoft Teams, сокращение затрат на серверные ресурсы и одинаковое удобство работы с любого устройства как в офисе, так и удаленно.
Microsoft 365 – мировой стандарт в создании, совместной обработке и хранении корпоративных документов. Решение от АЛВ Груп безшовно интегрируется в Microsoft 365 и обеспечивает новый уровень эффективности в совместной работе с документами. Систему управления договорами на Microsoft 365 от АЛВ Груп используют в таких компаниях, как Philips, Mazars, LinxDataCenter и Бритиш Американ Тобакко. Эта система позволяет сократить сроки согласования юридических документов и обеспечить безопасное хранение информации, а облачная архитектура способствует сокращению бюджета за счет отказа от расходов на дополнительную технику и ПО для размещения системы и данных.
Думаете о внедрении системы управления договоров у себя в организации, или рассматриваете возможности по развертыванию облачных систем офисной автоматизации? Обращайтесь за консультациями в АЛВ Груп. Вполне возможно, что мы уже знаем, как решить этот вопрос, или найдем ответ вместе.