Вы отправили общую рассылку, а реакции от сотрудников нет. Или запустили запись на спортивное мероприятие через Outlook, а в ответ тишина. А потом встретили активного спортсмена компании в офисном коридоре, спрашиваете: "А чего ты не записался на марафон, ты же говорил, что хочешь участвовать?". А в ответ: "А где записываться? Буду участвовать конечно". И вот после того, как вы всем рассказали, написали письмо руководителям, вот только тогда на ваше письмо среагировали. Знакомо?
Если узнали себя, то ниже несколько советов, которые помогут сделать ваши коммуникации более эффективными, и вам не придется тратить время, чтобы кого-то еще "допинать". Но нет конечно, "пинать" все равно придется, но меньше.
На что обращаем внимание:
1. Тема письма. Прочитайте вслух и задайте себе вопрос: "Если не открывать письмо, понятно, что я хочу от тех, кто получил письмо?". Если ответ "нет", то переформулируйте тему письма. Например,
"Онлайн турнир по киберспорту" или "Записывайтесь на турнир по киберспорту. Регистрация открыта до 2 июля". Почувствуй разницу.
2. Одно письмо - одна мысль или одно действие. Не старайтесь в одном письме и рассказать про прошедшее мероприятие, оценить его и записаться на следующее. Произойдет расфокусировка, и сотрудник может вовсе закрыть письмо или подумать "посмотрю потом повнимательнее" и успешно про него забыть.
3. Не нужно лирических отступлений. Когда вам хочется сделать письмо душевным, и вы сначала пишите лирику, а только в конце то, что хотите от сотрудников. Знайте, ваше письмо не дочитают и до середины.
4. Визуальное оформление. Позаботьтесь, чтобы ваше письмо отличалось от ежедневных переписок. Сделайте его запоминающимся и ярким. Мне очень нравится вариант оформления писем баннерами. Если не знаете, как легко оформить письмо, напишите в комментариях - расскажу в следующий раз.
5. Время отправки писем. Я рекомендую отправлять письма не позже 16:00, лучше время - это утро. Когда почта еще не завалена задачами и есть минутка прочесть новости. Ну или время обеда, тоже неплохой способ отвлечься от рутины. Если рабочий день сотрудников начинается позже 11:00, то допускается отправка писем вечером.
6. Не больше 2 рассылок в день. А лучше все-таки одна в день. Если рассылки слишком частые, то для таких писем сотрудники готовят отдельную папку с автофильтром и никогда туда не заходят. Практически папка "спам". И если ваши письма туда уже попали, то вырваться практически невозможно, нужно срочно пересматривать корпоративные коммуникации. Накопилось много инфоповодов - сделайте дайджест.
7. Создавайте специализированные группы рассылок и сообщества. Если вы точно знаете, что письмо предназначено только для сотрудников Санкт-Петербурга, пишите им. Не нужно отправлять на всех.
8. Создавайте дополнительные каналы коммуникаций - портал, информационные доски, сообщества в Teams. Не стоит все коммуникации отправлять через e-mail.
Делитесь своими лайфхаками и советами. Может кто-то совсем отказался от корпоративных рассылок?