Вот было бы здорово бронировать место в офисе, как в самолете!? Теперь это возможно!

Workspace Booking Manager 365

Сегодня многие организации сталкиваются с новой реальностью:

• Необходимо сокращать расходы для повышения эффективности бизнеса
• Офисные площади оптимизируются, а число сотрудников остается прежним, вводится комбинированный режим работы – частично в удаленном формате​
• Нужно предотвратить распространение COVID-19 среди сотрудников
• Менеджеры приезжают в офис для работы и встреч, и им не всегда хватает переговорок и рабочих мест​, мест на парковке
• Необходимо эффективно использовать офисные, производственные и складские площади

Для решения этих задач АЛВ Груп разработала и запустила продукт - систему управления онлайн бронированием на платформе Microsoft Office 365 – Workspace Booking Manager 365.

Приложение для бронирования мест на платформе Office 365

Культура работы sharedesk/openspace, при которой у сотрудников нет постоянных рабочих мест, начала развиваться несколько лет назад – такая практика позволяла экономить на офисных площадях и повышала уровень взаимодействия сотрудников.

Период карантина только усилил эту тенденцию – сотрудники, работающие удаленно, привыкли работать вне офиса и стали заезжать туда лишь по необходимости (например, с кем-то встретиться лично), а сами офисные площади стали сокращаться прежде всего в силу экономических причин.

Возвращение части работников в офис привели к неожиданным последствиям – свободных помещений стало не хватать. Требования соблюдения социальной дистанции в организации только осложняют положение. Единственный выход – своевременное бронирование рабочих и парковочных мест и переговорных комнат.

Бронирование происходит прямо на предварительно загруженном плане офиса

Созданное в первую очередь для решения этих задач приложение Workspace Booking Manager 365 с началом пандемии оказалось очень востребованным. По итогам внедрения были собраны комментарии, и этой весной вышла новая версия системы бронирования 2.0 с доработанным функционалом:

• добавлена мультиязычность – язык программы выбирается по настройкам браузера;
• число планов теперь не ограничено (например, можно переключаться между несколькими объектами, зданиям и этажами);
• бронирование теперь ведется с точностью до минуты;
• добавлено масштабирование плана для лучшего восприятия;
• интегрирован контроль и предупреждение двойного бронирования (один человек не может забронировать на себя несколько рабочих мест на одно и то же время).

Но самое важное нововведение – редактор планов, который дает возможность заказчику самостоятельно создавать и редактировать планы офисных помещений, управлять режимом COVID - объединять и разделять несколько элементов в один, доступный для бронирования.

Планы помещений и площадей можно загружать в любом формате и в любом количестве

С приложением по управлению бронированием Workspace Booking Manager 365 2.0 вам доступно:

• Визуальное представление свободных и занятых рабочих и парковочных мест, залов, складов и переговорных на определенный день и час с точностью до минуты
• Онлайн-бронирование, изменение и отмена бронирования выбранного места/помещения на плане в один клик
• Режим COVID-19 - бронирование составных объектов (несколько отдельно расположенных столов одновременно) для гарантированного обеспечения социальной дистанции между сотрудниками.
• Предупреждение двойного бронирования
• Работа из Microsoft Teams, быстрый доступ к системе в любое время с любого устройства из любой точки
• Возможность менять/добавлять помещения и площадки при перестановке, ремонте, переезде, появлении новых объектов и парковок

Разметка плана осуществляется администратором. Объекты могут быть составными.

Приложение Workspace Booking Manager 365 2.0 позволяет сотрудникам резервировать на схеме помещения тот или иной стол, либо нужную переговорную или место на парковке на определенные дату и время. При попытке забронировать уже занятый объект, система выдаст предупреждение. Приложение доступно в Microsoft Teams на любом устройстве и не требует от сотрудников никакой дополнительной авторизации. Достаточно иметь учетку в  Office 365.

Для бронирования достаточно выбрать место, дату и время (период)

Основные преимущества системы Workspace Booking Manager 365 2.0:

• Доступ через Internet, для работы нужен только браузер или клиент Teams, не нужно никакого дополнительного ПО, платформы или специальных клиентов.
• Наглядность – выбор нужного места по схеме помещения, где указаны все уже занятые рабочие места/переговорные по дням с указанием времени бронирования и сотрудника, сделавшего бронирование. Щелчок по выбранному столу выводит окно бронирования/изменения/отмены брони. Цвет стола в помещении указывает его доступность – забронирован на весь день (красный), на часть дня (желтый), доступен полностью (зеленый).
• Режим COVID19 – возможность принудительного соблюдения норм социальной дистанции при бронировании рабочих мест. Столы в пределах социальной дистанции от забронированных ранее выделяются серым цветом и недоступны для нового бронирования.
• Оповещение автора с подтверждением даты, времени и места бронирования или отмены сделанной ранее брони.
• Бронирование с точностью до минуты.
• Схема помещений точно соответствует планировке офисов в организации, число планов (офисных помещений) не ограничено.
• Бронирование рабочих мест любой геометрической формы.
• Бронирование составных рабочих мест (например, одновременное бронирование нескольких отдельно расположенных столов, возможно - в разных частях помещения).
• Многоязычность (язык приложения устанавливается по настройкам браузера).
• Визуальный редактор. Загрузка и разметка для бронирования планов офисных помещений в любом графическом формате и любого размера.
• Масштабирование и выбор для работы нужной части плана офиса для лучшей наглядности.
• Контроль и предупреждение двойного бронирования (один человек не может забронировать на себя несколько рабочих мест на одно и то же  время).

Требования к системе

• Microsoft Office 365 в редакции с SharePoint Online и Microsoft Teams
• Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с Office 365

Workspace Booking Manager 365 – сокращение расходов

• Отказ от всех расходов на серверную часть IT
• Никакой «платформы», нет расходов по ее покупке и обновлению, только Office 365
• Никаких клиентов, доступ через Teams или браузер.
• Сокращение налогов на прибыль и имущество ​

Компании, которые уже используют наши приложения

Кому еще подойдет Workspace Booking Manager 365?​

• Компаниям с общими рабочими местами (Openspace/ Sharedesk)
• Компании c сотрудниками, работающими преимущественно удаленно
• Компаниям, сокращающим офисную площадь​
• Коворкингам и парковкам, арендодателям
• Компаниям, которые хотят эффективно использовать парковочные места/предоставлять опции бронирования​

Система Boorking Manager 365 проста, удобна и предельно наглядна – все операции выполняются онлайн прямо на карте офиса. При необходимости мы готовы показать ее в работе и предоставить доступ для тестирования. Мы будем рады узнать ваше мнение по нашей разработке и возможным направлениям ее развития, готовы обсудить ваши пожелания по нужным вам функциям.

АЛВ Груп (Allware Business Solutions)

Наша специализация и предложения заказчикам, отзывы клиентов здесь.

Описание наших разработок для Microsoft Office 365 здесь

__________________________________________________________________________________________АЛВ Груп в соцсетях. Присоединяйтесь!

Facebook Instagram VK