Чтобы расти в профессии и больше зарабатывать, HR-менеджеру приходится проявлять себя с разных профессиональных сторон. Это умение и работать в команде, и договариваться с бизнесом, и следовать трендам рынка и объективно оценивать резюме будущих сотрудников.
В то же время поток операционных задач часто отнимает много сил, и на развитие собственных навыков практически не остается времени.
Таблицы, переполненная почта, папки с резюме, непрочитанные сообщения в мессенджерах и согласования бюджетов на подбор превращают самую человечную профессию в изматывающий день сурка.
Растущий поток ручных операционных процессов, увы, размывает миссию HR-менеджера в бизнесе. Если во многих федеральных компаниях уже используют digital-решения по оптимизации процесса подбора, то локальные компании, к сожалению, пока побаиваются их внедрять и продолжают использовать ручной труд рекрутера.
Как повысить свою ценность в компании и задавать свои правила игры в подборе персонала — несколько рекомендаций региональному HR-сообществу от команды CRM для рекрутмента Talantix.
1. «Один в поле не воин»
Нередко встречается мнение, что ответственность за подбор сотрудников в компании лежит только на HR-менеджере. Но это не так. Выбор того самого кандидата — это общее решение и рекрутера, и линейного руководителя, а порой и собственника бизнеса.
Чтобы все участники подбора понимали свою роль, видели реальный процесс, комментарии, обратную связь, организуйте единое онлайн-пространство для всех.
Самым простым решением может показаться еще один рабочий чат в мессенджере для согласования резюме или сбора обратной связи. Однако совсем скоро он перестанет быть популярным у его участников, а все комментарии и резюме потеряются в потоке сообщений «не по теме».
Попробуйте перенести подбор сотрудников в CRM-систему. Для каждого участника подбора вы можете назначить свою роль и обозначить зону ответственности и принятия решений.
1. Например, руководители отделов могут в режиме онлайн заполнить вашу заявку на подбор. Пересылать заполненные бланки по электронной почте уже не потребуется.
2. Или сразу в системе согласовать кандидатов, которые оставили отклики на вашу вакансию. Так вам не придется выгружать резюме с job-сайтов, пересылать их по почте, уточнять сообщениями и звонками, получил ли ваше письмо руководитель. Тем более, все сервисы работают с любого устройства из любой точки мира. Поэтому согласовать кандидата или дать обратную связь по тестовому заданию каждый участник подбора сможет, даже работая на удалёнке.
Так выбор будущего сотрудника станет простым и прозрачным, а ваши внутренние заказчики будут вовлечены в подбор своих будущих подчиненных.
2. Работа vs семья
Рабочий день HR-менеджера, к сожалению, нередко выходит за пределы восьми часов. Поэтому вместо вечера с семьей или встречи с друзьями многие рекрутеры проводят время за подготовкой срочного отчета руководителю, составлением описания вакансии или разбором откликов.
Любимая работа вдохновляет и дает сил на новые проекты. Но все должно быть сбалансировано.
Большую часть ручных процессов многие рекрутеры до сих пор делают «по старинке», хотя можно (и нужно!) передать их CRM-системе и настроить автоматические действия в ней.
Так вы сможете в рабочее время разбирать быстрее отклики, направлять кандидатам тестовые задания, отслеживать доставку ваших писем и выполнение тестовых заданий, назначать собеседования, составлять отчетность и многое другое. А теплые вечера посвятите прогулкам по летним набережным и интересным увлечениям.
3. «Не тот файл»
В арсенале каждого рекрутера как минимум 3-4 job-сайта для размещения вакансий. Правда, сбор резюме превращается в настоящий квест: создать папку на компьютере, зайти на сайт, выгрузить резюме, сохранить его в нужную папку, внести в Excel Ф. И. О кандидата и так далее. Случается, что в процессе монотонной работы резюме оказалось не в той папке, найти его быстро сложно, а на согласование руководителю ушел не тот файл. Тогда приходится повторить этот путь заново.
А можно собирать резюме кандидатов из самых разных источников в один клик:
Использовать таблицы и папки на компьютере уже не потребуется, как и долго искать нужное резюме.
Свою базу резюме с компьютера можно также перенести в облако Talantix в любом формате — doc., pdf или Excel.
Фильтры, метки и поисковые возможности всегда помогут найти именно того кандидата в базе, который нужен прямо сейчас, и, например, отправить руководителю на согласование.
При этом все требования законодательства о персональных данных уже соблюдены.
Если отметки в резюме нет, то направить запрос кандидату можно сразу из системы.
Кстати, все кандидаты с hh.ru автоматически подписывают данные согласия. А это сэкономит до 80% вашего рабочего времени.
4. Мастер коммуникации
HR-менеджер — одна из главных профессий, где требуется особое мастерство коммуникации. Причем как устной, так и письменной — по электронной почте и в мессенджерах. Правда, не всегда использование WhatsApp, Telegram и Viber разрешено службой безопасности компании с рабочего компьютера. Приходится переключаться на смартфон. Онлайн-решение для рекрутмента позволяет общаться с кандидатами прямо из системы.
Все цепочки переписки сохранятся в карточке кандидата, а не на вашем телефоне. А встречи и интервью, назначенные в системе, автоматически переносятся в ваш рабочий календарь.
5. «Подготовьте отчет о проделанной работе»
Эту фразу, пожалуй, слышат многие рекрутеры. Чтобы подготовить отчетность для руководителя компании, приходится приложить немало усилий, чтобы собрать данные, составить диаграммы и подготовить презентацию. Как мы уже говорили выше — ценой личного времени.
В CRM-системе есть функция автоматических отчетов, которая за вас составит графики и соберет все данные:
Если нужно заглянуть глубже, есть подробная Excel-аналитика, которую можно использовать для построения собственных отчетов.
Стоимость сервиса доступна даже для небольшого предприятия, где работает один HR-менеджер. Чтобы убедить руководителя, можно заранее рассчитать стоимость использования CRM-системы в открытых источниках и пройти персональный демотур вместе с менеджером. Так у вас будет больше шансов заняться наконец-то карьерой, а не операционной рутиной.