От чего зависит эффективность команды, как на нее влиять? Это один из ключевых вопросов, ответ на который определяет место компании на рынке
По мере развития бизнеса растет число сотрудников, отделов и подразделений. Усложняются внутренние коммуникации, а также кадровое делопроизводство. Все то, что на старте решалось простым обращением к коллеге за соседним столом, теперь нужно формализовать в виде процессов.
Проблема в том, что регламенты и распорядки наводят порядок и позволяют сохранить контроль — но ведут к росту бюрократии.
Самые простые заявки рассматриваются все дольше. Более того, они могут быть не согласованы вовремя или вовсе потеряться. Это создает обстановку, в которой все вынуждены отвлекаться от своей основной работы.
Давайте рассмотрим, как это происходит, и что можно сделать для улучшения ситуации.
На личном контроле
По мере накопления негативного опыта с задержками и ошибками, всем становится ясно, что внутренние обращения недостаточно просто отправить. За ними надо приглядывать, их нужно сопровождать.
Зарождается волна лишних коммуникаций. Теперь к каждому заявлению прилагается шлейф из созвонов, дополнительных писем и уточнений.
Рядовые сотрудники «дергают» свое начальство, финансовую и кадровую службу лишними вопросами. Растет число дублирующих таблиц, списков, реестров для отслеживания дат, номеров документов, их статусов.
Через некоторое время помимо штатного кадрового делопроизводства в компании формируется дополнительное, негласное. Это отнимает ресурсы, которые можно использовать гораздо более эффективно. Но как именно это сделать?
Личный кабинет сотрудника
Решение перечисленных проблем дает личный кабинет сотрудника, который выполняет функцию «одного окна» для кадрового делопроизводства и других процессов.
Ключевой момент в том, что все заявки и обращения направляются по формализованным правилам и единым каналам обмена данными. Таким образом, компания возвращает себе контроль над документооборотом и внутренними коммуникациями.
А сотрудники и линейные руководители принимают новые правила игры, потому что видят статусы своих заявок и даты их рассмотрения.
Личный кабинет сотрудника UCMS Group интегрируется с базой данных 1С:ЗУП (зарплата и управление персоналом), а также с другими учетными системами по API. Это исключает дублирование данных и повышает их точность.
Руководство, бухгалтерия, отдел кадров, рядовые сотрудники — все подключены к личному кабинету в рамках своих полномочий. Каждый видит свой разрез базы с готовыми ответами на вопросы, поиск которых раньше отнимал много времени.
Цепочки согласований
Поскольку определение «личный кабинет» довольно общее и описывает целый класс IT-решений для бизнеса, покажем примеры расширенного функционала на примере EmployeeGate, личного кабинета сотрудника UCMS Group.
Допустим, сотрудник подает заявление на отпуск.
Если это делать через личный кабинет, автоматически будет проверена допустимость по запрошенным датам в соответствии с правилами компании. Кроме того, руководитель в наглядном виде увидит возможные пересечения отпусков своих ключевых сотрудников. Это помогает быстро внести корректировки.
Все участники процесса (сотрудник, кадровая служба, бухгалтерия, руководство) в любой момент времени видят текущий статус заявки, историю согласований. Никто не тратит лишнего времени, все сразу понятно и не отвлекает от работы.
Возможности личного кабинета сотрудников
Кадровое делопроизводство в разных компаниях отличается. Однако, есть общие задачи и процессы, которые удобнее контролировать с помощью личного кабинета сотрудников.
Вот несколько примеров того, как это работает:
- Разные виды интерфейса и доступа к данным для разных ролей в системе.
- Планирование командировок, включая внесение авансовых отчетов сотрудниками с поддержкой цепочки согласования.
- Настройка процедуры оформления командировочных расходов, с сохранением автоматического соблюдения фискальных формальностей.
- Расчетные листки, справки 2-НДФЛ, отчеты об остатках дней отпуска для каждого сотрудника.
- Автоматический перевод на английский или русский язык интерфейса, отчетов, данных.
Доступ к информации надежно защищен двухфакторной авторизацией. Все изменения базовых данных осуществляются под контролем ответственных сотрудников. Личные профили редактируют в кадровом отделе, финансовые аспекты в бухгалтерии и т. д.
Как личный кабинет сотрудника меняет компанию
Обретая уверенность в том, что все вопросы и заявки точно будут замечены, рассмотрены и выполнены, сотрудники перестают отвлекаться. Они видят статусы прохождения документов по цепочкам согласований, и помимо ясности это создает ощущение командной работы.
Бухгалтерия и отдел кадров получают все первичные документы без запросов и уточнений. Им не приходится отвечать что уже готово, что и когда именно будет сделано.
Руководители видят отчеты по своим подчиненным и отделам, им удобнее планировать и контролировать. Нет поводов для лишних бесед и объяснений.
Хотите узнать подробнее о возможностях и особенностях личного кабинета сотрудника? Листайте дальше для перехода на сайт UCMS Group.