Кейс по внедрению «Битрикс24» для производственной компании ТОО «ДЕП»

Информация о заказчике

ТОО «ДЕП» это одна из самых крупных и известных компаний по производству молока и молочных продуктов в Казахстане. У предприятия более 100 наименований натуральных, экологически чистых продуктов.

Название компании отсылает к учредителю, идеологу и главному организатору производства Дружинину Евгению Петровичу, а на сегодняшний день его дело продолжают супруга и дочь. Это показывает, что в основе успешного бизнеса лежат также семейные ценности. Компания следует цели – поставлять на рынок продукцию высшего качества. Потенциал производства - возможность переработать 200 тонн молока в сутки. Зимой нагрузка доходит до 70%, а летом до 95% от максимума.

Отдельный продукт, который заслуживает внимания - это сгущенное молоко. “ДЕП” единственные в Казахстане, кто производит натуральный продукт, без заменителя молочного жира.

В своем производстве компания соблюдает международный стандарт качества «ISO 9001». Продукция поставляется не только по городам Казахстана, а также в странах Европы и СНГ. Предприятие всегда ищет пути улучшения качества продукции, а также внутренних рабочих процессов компании, никогда не останавливаясь на достигнутом. Всё это делается для того, чтобы неизменно производить товары высочайшего качества, применяя только натуральное сырьё. А главный принцип компании «ДЕП» можно выразить одной фразой: «Для Вас только лучшее!»

Качество продукции, которое создается на протяжении 20 лет, основано на технологиях, научном прогрессе и стремлении к совершенству. Основное направление деятельности компании «ДЕП» - производство и продажа молока и молочной продукции, произведенной на заводах в г. Костанай и в г. Лисаковск.

Компания «ДЕП» сотрудничает с передовыми производителями оборудования, упаковки, заквасок и ингредиентов, на протяжении многих лет.

До запуска Битрикс24 бюрократические процессы компании были очень объемными и затяжными. Для их ускорения приходилось дополнительно нанимать сотрудников, а следовательно увеличивать расходы. Именно поэтому у заказчика была большая надежда на автоматизацию. Теперь с документами стало работать намного проще и быстрее, получилось сократить штат сотрудников бухгалтерии и отдела кадров, а следовательно и сократить расходы. Бюрократия теперь одна из сильных сторон компании, что позволяет ей оставаться на высоте и превосходить конкурентов.

Проблемы, которые предстояло решить

• За счет расширения производства и увеличения точек продаж, у компании постоянно рос документооборот, который требовал найма дополнительных сотрудников и увеличивал расходы;
• 60% своего рабочего времени сотрудники тратили на рутинные операции, которые перетягивали на себя основное внимание. В их число входило: создание документов, оформление заявок, согласование документов;
• Нечасто, но встречались случаи утери документов, из-за чего приходилось либо тратить время на их поиск, либо на их создание с нуля;
• Встречались ошибки при оформлении документов из-за человеческого фактора;
• Утверждение внутренней документации и договоров тоже отнимало много времени, так как не было единого пространства, где сразу несколько сотрудников могли вносить замечания и изменения.

Важные критерии для компании «ДЕП» при выборе исполнителя услуги по внедрению «Битрикс24»:

1. Исполнитель не должен быть представителем низкого ценового сегмента. Основные критерии: качество работы и профессионализм;
2. У исполнителя уже должны быть крупные проекты с большими компаниями и предприятиями, что говорит о профессионализме и высоком уровне предоставления услуг;
3. Исполнитель должен понимать специфику отрасли, ее особенности и основные требования клиентов;
4. Исполнитель должен уметь не только внедрить ИТ-инструмент, но и грамотно обучить сотрудников и менеджеров работе в новой программе;
5. У исполнителя должно быть конкретное коммерческое предложение с прозрачными сроками, ценами и шагами реализации проекта.

Во время выбора исполнителя компания подробно изучила список основных интеграторов Битрикс24 на территории Республики Казахстан. По итогам анализа была выбрана компания ProfiSoft, обладающая всеми необходимыми компетенциями.

Наши действия по ведению проекта

1. Проанализировали потребности заказчика, собрали данные о работе компании, выявили достоинства и недостатки. Сверили желания руководства, сотрудников с теми пунктами, которые выделили при анализе;
2. Составили техническое задание, в котором прописали основные функции и возможности портала, которые нужны заказчику. Также составили договор, в котором прописали все сроки, этапы внедрения, а также стоимость услуг;
3. Занялись технической подготовкой внедрения Битрикс24. Решили проблемы с сервером, настроили его, установили необходимое ПО и обеспечили интеграцию пользователей из систем учета;
4. Настройка системы Битрикс24. Создание необходимых вкладок, функционала, который нужен заказчику. Подключение электронного учета и оборота документов, внедрили возможность электронного согласования документов и добавили еще ряд необходимых функций;
5. Проверили работу портала на тестовой группе, согласовали функционал, все инструменты и вкладки.
6. Запустили проект. Провели обучение сотрудников. Начали с первичных инструментов: “живая лента”, “мессенджер”, “календарь”, “задачи”, “планерки и собрания”. А затем приступили к дополнительным инструментам Битрикс24.

Определение целей работы

В основные цели работы вошли те требования и ожидания, которые предоставил сам заказчик, а также базовые инструменты самой системы. Вот некоторые из них:

Определение критериев успешности внедрения Битрикс24

Для того, чтобы оценить, действительно ли сотрудники освоили систему и эффективно ее используют в своей работе, мы составили отдельные критерии успешности внедрения Битрикс24. Вот некоторые из них:

Тактика внедрения Битрикс24

Для того, чтобы система работала эффективно и заказчик действительно убедился в том, что она решает все проблемы и задачи, которые необходимо, нужно применить ряд мер по внедрению Битрикс24.

Результат внедрения Битрикс24:

Теперь в компании автоматизированы управленческие бизнес-процессы:

• приём на работу сотрудников,
• увольнение сотрудников,
• отслеживание актуальности различных документов,
• проведение опросов персонала,
• оперативное распространение информации, приказов и объявлений.

Все автоматизированные бизнес-процессы позволили упростить работу бухгалтерии и отдела кадров, снизить количество ошибок и ускорить работу сотрудников.

Теперь взаимодействие между работниками компании происходит быстрее, все данные хранятся в едином цифровом пространстве, куда имеют доступ сотрудники согласно своим компетенциям.