Изучение тайм-менеджмента — это еще один вариант борьбы с собственной ленью. Именно она мешает многим добиваться желаемого и лишает возможности дальнейшего развития. Определенные техники и методы помогут в правильном распределении времени.
Тайм-менеджмент
Для достижения успеха в бизнесе важно уметь управлять своим временем — этот навык называют тайм-менеджментом. Не все люди от природы обладают способностью многое успевать за день и не нарушать установленные сроки выполнения работы. Даже дисциплинированный человек может «выпадать» из рабочего дня, отвлекаясь на ненужные дела, просмотр социальных сетей и прочие малозначимые действия. Но с помощью тайм-менеджмента можно свести к минимуму потерю времени и добиться гораздо большего в профессиональной сфере.
Как правильно управлять временем?
Существуют разные способы постижения тонкостей тайм-менеджмента. Но все они основываются на нескольких основных принципах:
- Следование распорядку дня. Утром у вас должен быть список дел, а вечером — отчет о выполнении поставленных задач.
- Задачи бывают главными и второстепенными. Ежедневно необходимо выполнять минимум одну задачу.
- Используйте тайм-планирование. Планируйте задачи и сроки их выполнения.
- Оставляйте время на отдых.
Для грамотного распределения времени можно использовать различные техники. Но при этом не должны противоречить принципам тайм-менеджмента.
Техники тайм-менеджмента
Распределите задачи на 5 категорий:
- срочные;
- приоритетные, но могут подождать;
- не приоритетные, но желательно сделать;
- делегированные, которые можно поручить другим;
- которые можно вычеркнуть из списка дел.
Такой принцип выполнения задач является универсальным. Его можно использовать как для выполнения профессиональных, так и бытовых дел.
Пирамида Бенджамина Франклина
Данная техника распределения времени разработана президентом. Знаменитая пирамида Франклина эффективна при планировании важных дел. В ее основе лежит использование главных человеческих ценностей.
Пирамида Франклина состоит из 6 уровней:
- Важные ценности в жизни. У каждого человека они свои, но игнорировать их нельзя.
- Главная цель. Она является реализацией имеющихся жизненных ценностей человека. Например, ценность «стать богатым» реализуется целью «стать владельцем компании».
- Генеральная стратегия. Здесь нужно перечислять шаги, приводящие к главной цели. Перечисление шагов, выполнение которых позволит достичь главной цели.
- Составление долгосрочного плана. Одна часть генеральной стратегии, которая рассчитана на 5 лет.
- Краткосрочное планирование. Это стратегия получения желаемого на период в квартил.
- Проведение одного дня. Перечисление мелких действий.
Техника Tomato Planning
Планирование по Tomato Planning подходит тем, кто забывает во время рабочего дня о важных делах, постоянно отвлекается на менее значимые дела. Метод предполагает чередование активной деятельности с короткими периодами паузы.
Целеполагание SMART
Технология SMART помогает планировать цели на будущее, составлять список задач. Метод SMART учит рассматривать действие по следующим критериям:
- Конкретность. Цель должна быть конкретной, чтобы можно было понять, как ее добиться. При выдвижении цели используйте цифры и точные формулировки.
- Достижимость. Никаких невыполнимых задач. Смотрите на свои возможности объективно. Устанавливайте реальные сроки.
- Измеримость. Находите критерии, которые демонстрируют выполнение задач.
- Адекватность. Будьте реалистичны, сочетайте несколько инструментов в достижении намеченного.
- Временная ограниченность. Сроки выполнения должны быть установлено. В противном случае лень победит, и вы будете постоянно откладывать на потом выполнение задачи.
Разделение на задачи
В день можно выполнять по одному заданию из каждой группы. Также эффективна техника Трейси, которая предполагает выполнение сложных и неприятных дел в первой половине дня. Но лучше всего учиться получать радость и извлекать для себя пользу из любой работы. Тогда делать ее будет проще и приятнее. Крупные действия разбивайте на более мелкие. Такое распределение снимает общую нагрузку, и вам не придется за день выполнять то, что планировалось сделать за неделю, но с периодами отдыха и без лишнего напряжения.
Контроль за выполнением задач
Следите за временем, которое тратится на выполнением каждой задачи. Просто установите для себя срок, за который необходимо достичь желаемого. Напротив каждой цели можно ставить промежуточные метки, которые помогут контролировать вашу работоспособность и продуктивность.
Стратегия 4Д
Еще одной стратегией тайм-менеджмента является 4Д. Напротив списка дел можно ставить одну из Д:
- делать (срочно);
- делегировать (перепоручить и проконтролировать выполнение);
- дождаться подходящего момента (поставить точное время);
- долой или удалить.
Лучше вести ежедневник, систематизировать планирование дел и их выполнение с помощью таблиц или других современных инструментов.