Утрата кадровых документов приводит к появлению огромного списка проблем у кадровика. Особенно, если речь идет о трудовом договоре. Его необходимо как можно скорее восстановить. При этом следует выполнить процедуру правильно и с соблюдением всех законов.
Почему исчезают оригиналы трудовых договоров
При правильно выстроенной системе хранения документы всегда должны быть в наличии, находиться в специально отведенном месте или архиве. Но на практике ситуаций, когда исчезают трудовые договоры, немало.
Наиболее частой причиной является переезд офиса. При транспортировке многие бумаги легко потерять, в суматохе нужный документ выбросить или забыть на старом месте.
Иногда с такой проблемой сталкивается кадровик, который приходит в компанию на место старого сотрудника. Если предшественник безответственно относился к хранению бумаг, существует большая вероятность, что многие документы новый работник не сможет найти.
Протечка трубы, пожары и другие стихийные бедствия также могут привести к утрате важных бумаг. Теряют договоры и сами сотрудники. Точнее, они могут лишиться своего экземпляра документа. Однако и в таком случае работодателю придется заниматься его восстановлением.
Последствия утери трудового договора
За утерю трудового договора несут ответственность как должностное лицо, так и предприятие. Отсутствие основного документа рассматривается как нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.
По факту утраты необходимо провести должностную проверку, наказать ответственного сотрудника. Если отсутствие трудового договора было выявлено трудовой инспекцией, для всех виновных предусмотрено административное наказание:
для должностного лица штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.;
для индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 руб.
При повторном нарушении для должностных лиц и ИП предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для предприятия — от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, сотрудника, ответственного за нарушение, могут отстранить от должности на срок до трех лет.
Работодателю следует озаботиться и наличием трудового договора у сотрудника. Этот момент регулируется частью 1 статьи 67 ТК РФ. Если сотрудник обратится с жалобой на отказ выдать трудовой договор или его дубликат, компанию помимо штрафов может ожидать и приостановление деятельности на срок до 90 дней.
Как исправить ситуацию
Если договор потерял сотрудник, кадровая служба обязана выдать ему дубликат. Делается это по письменному заявлению от работника. Срок исполнения не должен превышать трёх дней с момента обращения. Никаких средств за повторную выдачу документа брать нельзя. Дубликат оформляется бесплатно.
В случаях, когда сотрудник просит выдать копию трудового договора, ее обязательно следует заверить. Для этого в нижней части документа вписывают слово «верно», под ним указывают должность и фамилию работника, заверившего бумагу, дату и подпись.
Нотариальное заверение законодательством не предусмотрено. Поэтому данный вопрос остается на рассмотрении работодателя. Если сотрудник обратился с подобной просьбой, кадровик вправе отказать.
Важно! Локальными нормативными актами может быть предусмотрено нотариальное заверение копии трудового договора. Если на предприятии существует такой документ, оплачивать услуги нотариуса придется работодателю.
Для тех случаев, когда трудовой договор утерян на предприятии, законодательных норм повторного оформления нет. Поэтому каждый работодатель вправе сам определить сроки и порядок восстановления. Чтобы придать процедуре законность, необходимо разработать локальный нормативный акт, в котором прописать, что делать в случае утраты.
Например, в документе можно указать, что трудовой договор восстанавливается на основании экземпляра, хранящегося у работника. Важно подробно описать сроки и порядок создания дубликата.
Что делать, если утрачены все экземпляры трудового договора
Есть два варианта восстановления документа. Первый предполагает создание дубликата. Нужно внести все изначальные условия, которые были прописаны в оригинале. Оформляются два экземпляра, оба подписывают работодатель и сотрудник. Один из них остается на хранении в кадровой службе, второй передается работнику. Все необходимые для создания дубликата сведения берут из личного дела и трудовой книжки сотрудника.
Также допустимо заключение нового договора. Разрабатывается документ, в который переносятся данные из первого трудового договора. Отмечают дату приема сотрудника на работу. Дату создания документа указывают реальную. Кроме того, необходимо указать, что данный экземпляр был заключен взамен утерянного.
В составлении нового трудового договора или дубликата вместо утраченного особых сложностей нет. Важно заняться этим сразу, как только проблема обнаружена, не откладывая в долгий ящик. Это поможет избежать штрафов и разбирательств с трудовой инспекцией.