Вы часто замечаете, что Вам не хватает времени?
Незаконченные дела копятся, и к ним добавляются новые?
Измените своё отношение ко времени - и Вы увидите, что жизнь совсем не так сложна, как Вам казалось!
Кто, как не немцы, знают цену пунктуальности! Неудивительно, что именно в Германии создан Институт стратегии использования времени. Его руководитель, Лотар Зайверт, сформулировал десять золотых правил, которые помогут Вам достичь успеха в любом деле.
1. Объединяйте сходные по характеру задания в рабочие блоки.
Человек, который постоянно переключается с одной работы на другую, затрачивает гораздо больше времени. Почему? Потому что часть драгоценных минут уходит на "переключение" и "вникание в суть дела". Поэтому постарайтесь, например, объединить по времени несколько телефонных разговоров, ответы на корреспонденцию, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками. Вы увидите, что экономия - налицо.
2. Научитесь уединяться и определять "неприемные часы".
Чтобы ускорить выполнение крупных и важных заданий, необходимо поработать спокойно, без перерывов и помех. Попросите Вас не беспокоить, переключите телефон на секретаря, коллег или воспользуйтесь автоответчиком. Только так Вы сможете добиться наивысшей производительности труда и результативности. Все возникшие в неприемные часы вопросы можно будет решить позднее.
3. Ограничивайте время на выполнение заданий и проведение переговоров.
Очень часто деловые встречи превращаются в малопродуктивный "трёп". Чтобы избежать потерь времени на переговоры, совещания и т.п. - устанавливайте жесткий регламент. Если встречу назначить на 10 утра, она непременно продлится до обеда. Между тем, если начать переговоры чуть позже, в 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Время - деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.
4. Научитесь устанавливать приоритеты при выполнении всех видов работ.
Широко распространенная ошибка - желание сделать сразу все дела. Не забывайте - стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Поэтому трезво оцените объем работы, а затем определите порядок задач, исходя, прежде всего, из своих собственных целей и важности дел (опять же, для Вас лично).
5. По возможности, выполняйте только действительно важные дела.
Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность - выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!
6. Не стремитесь сделать все самостоятельно!
Задания, которые могут выполнить другие, непременно должны выполнять именно они. Не Вы! Если у Вас совсем нет подчиненных или они не обладают достаточной квалификацией - наберите подчиненных с соответствующей подготовкой или подучите тех, что есть. Можно также пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополнительного штатного сотрудника.
7. Разбивайте большие задачи на этапы.
Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Поэтому не воспринимайте большое дело как поленницу - разберите его "по бревнышкам" и "колите" ежедневно по нескольку таких задачек. При завершении каждого этапа Вы наглядно увидите, что приближаетесь к цели. Это даст Вам новые силы для выполнения следующего этапа - и так до победного конца.
8. Самые важные дела отмечайте в календаре.
Между прочим, календарь - не только для того, чтобы считать дни до отпуска. Календарь тоже может стать Вашим помощником. Да, Вам понадобится еще и маркер поярче. Что с ним делать? В первых числах подумайте, какие важные дела Вы хотите провернуть в этом месяце. Сколько времени Вы можете потратить на их выполнение. Затем возьмите маркер и закрасьте в календаре эти самые дни. Так Вы можете распределить дела более-менее равномерно в течение месяца и избежать авралов в конце. Когда в дальнейшем Вы станете заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., пометки маркером уберегут Вас от "сваливания" дел в кучу. Записи о планируемых собственных важных делах, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., дополняйте подробными сведениями, т. е. цифрами, да.