В этой статье вы узнаете:
- Что такое матрица Эйзенхауэра?
- Почему задачи стоит делить по важности и срочности?
- Каким задачам стоит отдавать приоритет?
- Что делать с задачами с самым низким приоритетом?
- Как оценить собственную эффективность?
Матрица Эйзенхауэра- это метод установления приоритетов задачам, согласно которому все задачи можно оценить по двум категориям: важность и срочность.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном, последовательном распределении всех своих дел, отличая важное от срочного, не срочное от наименее важного. Матрица Эйзенхауэра поможет вам научиться сокращать время на дела, выполнение которых не даёт никаких значимых результатов, от которых вы позволите себе избавиться.
Немного истории:
Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Дуайт был очень занятым человеком, и решил оптимизировать свой рабочий график и список выполняемых задач в зависимости от их важности и срочности.
Итогом стала эта матрица.
Деление задач
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси: ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали).
В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему становится понятно, чем следует заняться в первую очередь, чем во вторую, а чем вообще лучше не заниматься.
Стратегии работы с задачами различаются в зависимости от квадранта, в который они попали.
Оценить важность и срочность задач
Задайте вопросы к каждому делу:
- выполнение этой задачи необходимо для достижения моей цели? ( Да - значит, важно; Нет - не важно).
- Невыполнение дела влечёт за собой серьезные последствия для текущей деятельности? (Да - важно; Нет - неважно).
- Если задача не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность? (Да - срочная; Нет - не срочная).
Квадрант А: Важные и срочные дела
При идеальном планировании этот квадрантная матрица должен всегда оставаться пустым, так как посланник важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.
В первый квадрант А стоит вписывать:
- Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей;
- Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей;
- Дела, которые имеют отношение к здоровью.
Пример: срочный поход к врачу; проекты, критические ситуации, сроки которых подходят к концу.
Квадрант В: Важные,но не срочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, так как дела, находящиеся именно в нем, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи.
В квадрант В включаются все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работ, учебные и спортивные занятия.
Важно помнить, что дела, находящиеся в квадранте В, могут попасть в квадрант А, став еще более важными и требующими скорейшего выполнения, по этому их следует выполнять своевременно.
Квадрант С: Срочные, но не важные дела
Дела, которые находятся в данном квадранте, ничуть не приближают нас к намеченным результатам, а точнее являются отвлекающими. Часто они просто мешают сосредоточиться на действительно важных задачах, снижая нашу эффективность.
На пример это могут быть навязанные встречи, переговоры, приглашения на праздник не очень дорогих нам людей, внезапно возникшие дела по дому...
Рекомендуется делегировать эти задачи кому-нибудь другому, или вовсе не выполнять их.
Квадрант D: Не срочные и не важные дела
Задачи, относящиеся к данному квадранту - не приносят никакой пользы! Лучше всего не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вовсе. Они - "пожиратели нашего времени", к которым относятся все варианты прокрастинации, просмотр телевизора, компьютерные игры и т.д.
Прокрастинация - в психологии склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.
Если не удается полностью избавиться от занятия делами из квадранта D, то надо постараться свести уделяемое им время к минимуму, отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены.
Итак, облегчите себе работу с задачами
- Цель матрицы Эйзенхауэра - определить, как работать с задачами в зависимости от их срочности и важности.
- При правильном планировании большинство задач должны относиться к категории "важное, но не срочное". Сосредоточьтесь в основном на делах из квадрата B, уделите им максимум своего времени;
- Определите для себя долгосрочные цели и пошагово распишите задачи для их достижения, задачи распределите по квадрантам.
- Задачи "важное и срочное" нужно выполнять в первую очередь, задачи "не важное, но срочное" следует делегировать, а от задач "не важное и не срочное" - отказаться.