Открыла для себя новый способ автоматизации процессов, спешу поделиться!
Предполагаю, что зайдет не всем, но мне показалось удобным.
Каждому собственнику или руководителю необходимо видеть ключевые показатели для эффективного управления. Да, можно зайти в информационную систему и снять несколько отчетов или настроить рассылку отчетов из ИС, но в обоих случаях Вы не можете быть уверены, что Ваша команда тоже посмотрела на эти цифры и сделала какие-то выводы.
Вот мои простые правила на этот счет:
- Показатели должен снимать тот, кто их выполняет, т.к. только он может на них повлиять.
- Показателей не должно быть много, заполнение отчета не должно занимать более 5-10 минут. Дополнительные показатели можно запросить при необходимости, если какой-то из ключевых показателей не в норме.
- Исполнитель должен понимать какие показатели от него ожидают и, если какой-то из показателей отклонился от нормы, он сразу должен дать свои комментарии, что он собирается делать, чтобы исправить ситуацию, а не ждать, когда его об этом попросят.
- Форма отчетов должна быть унифицирована, так у Вас не будет уходить много времени на прочтение отчета.
- Периодичность отчетов должна быть определена и напоминания автоматизированы
- Получатель отчета обязательно должен давать обратную связь, так исполнитель не будет думать, что он шлет отчеты в пустоту.
Чат-бот в Telegram позволяет автоматизировать отчетность очень быстро. Современные технологии позволяют настроить процессы без специальных навыков.
Кроме отчетов можно настроить тренировки на отработку скриптов и много другое.
Покажу как это все работает на примере визуального конструктора ботов, который я выбрала (их сейчас оказывается много) и это будет отчет по оценке качества обслуживания. Да, я настолько ленива, что не хочу сама отслушивать разговоры, а ставить контролеров считаю неэффективным (встречала компании в которых отдел продаж и отдел контроля качества обслуживания были равны по численности! Это же верх неэффективности!).
Настройка процесса в конструкторе у меня заняла столько-же времени, сколько я бы потратила на составление ТЗ в текстовом редакторе.
В редакторе чат-бота можно настроить периодичность и время срабатывания бота. В назначенное время исполнитель получает уведомление о новой активности. Как только пользователь запустит активность, бот начнет задавать вопросы. Затем бот отправит результат опроса в назначенный чат (пользователю или в группу).
Как видно из примера, исполнитель плохо отработал звонок, но он сам себя проконтролировал, вспомнил, что от него требуется и будет стараться быть лучше. Да, я в это верю! На тему вовлеченности еще поговорим.
Буду благодарна за лайки и репосты!