Многие предприниматели пользуются электронной подписью. Она необходима для сдачи онлайн-отчётности, участия в торгах, регистрации онлайн-кассы, работы с маркированным товаром, электронного документооборота. С 1 июля 2021 года порядок создания и выдачи квалифицированной электронной подписи (КЭП) кардинально изменится.
Из этой статьи вы узнаете, как не остаться без КЭП и получить её по новым правилам, что изменится для предпринимателей и удостоверяющих центров, а также что обо всём этом думают представители бизнеса.
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которую мы привыкли ставить под бумажными документами. Простая электронная подпись идентифицирует личность владельца — как логин и пароль на сайтах. Усиленная применяется с использованием средств криптографии, поэтому исключает подмену документа. Именно усиленные подписи ставят под электронными документами. Усиленные электронные подписи бывают неквалифицированными и квалифицированными. Первые применяются в системах для ограниченного круга пользователей после подписания соглашения о признании такой подписи.
Квалифицированная подпись (КЭП) — самый распространённый тип ЭЦП, порядок её создания и применения прописан в Федеральном законе об “Электронной подписи” №63-ФЗ. Такую подпись можно получить только в аккредитованном Минцифрой России удостоверяющем центре. КЭП создана с помощью средств криптографической защиты информации и исключает подделку или подмену подписанного документа.
При попытке его изменить электронная подпись станет недействительной. Электронный документ, подписанный квалифицированной подписью аналогичен бумажному документу с собственноручной подписью руководителя юридического лица и печатью — он имеет юридическую силу на основании 63-ФЗ.
Для чего она нужна?
В некоторых случаях юрлица обязаны использовать КЭП, а иногда они делают это добровольно, поскольку электронные документы удобнее в обращении, чем бумажные. Чаще всего электронную подпись применяют:
- при взаимодействии с Росреестром, Банком России и другими государственными ведомствами и системами,
- для оформления сотрудников на удалёнке,
- при закупках и участии в торгах,
- в заявках на патенты,
- в системах дистанционного банковского обслуживания.
Правительство Российской Федерации активно стимулирует переход от бумажного документооборота к электронному. Электронная подпись в этом случае является неотъемлемым инструментом работы и взаимодействия. Причины такой тенденции не только в том, что на федеральном уровне нет альтернативы, но и в том, что представители бизнеса поняли: обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через специализированные системы онлайн удобнее и выгоднее, чем отправлять экземпляры по почте или курьером.
Алексей Апкаликов, исполняющий обязанности директора удостоверяющего центра СберКорус
Физические лица тоже могут использовать КЭП:
- для участия в аукционах, закупках и электронных торгах,
- подачи документов в ЗАГС или учебное заведение,
- сделок с недвижимостью,
- получения госуслуг онлайн,
- оформления трудовых отношений с работодателем на удалёнке.
Как оформляется электронная подпись?
Юрлицу понадобятся следующие документы:
- Заявление на получение подписи.
- Паспорт и СНИЛС
Физлицу дополнительно потребуется ИНН физического лица.
Получение электронной подписи — платная услуга. После заполнения заявления вам выставляют счёт, который можно оплатить наличными, картой или переводом (возможности нужно уточнять в УЦ). Сумма зависит от региона и комплектации КЭП, обычно стоимость начинается от 1000 рублей.
Как работает электронная подпись?
Для создания электронной подписи с применением КЭП нужно получить сертификат электронной подписи, установить на свой компьютер программу для криптографической защиты информации (например, КриптоПро CSP или Vipnet CSP), драйверы для носителя (чаще всего специальная usb-флешка). Некоторые удостоверяющие центры предоставляют своим клиентами бесплатную программу, которая сама произведет необходимые настройки. После проведения настроек можно использовать КЭП.
В программе Microsoft Office опция «Защита документа» находится в меню в разделе «Сведения».
Когда вы получаете документ, подписанный КЭП, его необходимо проверить на подлинность с помощью специальных средств (к примеру КриптоАРМ) или можно воспользоваться специальными, бесплатными сервисами — на сайте госуслуг, в сервисе «контур.крипто» или на портале Криптопро.
Если вы потеряли сертификат электронной подписи, её нужно отозвать. Для этого обратитесь в удостоверяющий центр, где она была получена, и оформите заявление для её прекращения.
Что изменится с 1 июля 2021 года?
С 1 января 2022 года функции выпуска КЭП для юрлиц, ИП и нотариусов переходят Федеральной налоговой службе (ФНС). Причём уже с 1 июля 2021 года получить КЭП для юрлиц, ИП и нотариусов можно будет бесплатно в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц.
Аккредитованный удостоверяющий центр может стать доверенным лицом УЦ ФНС, если входит в число организаций, установленных Правительством Российской Федерации, и соответствует требованиям налоговой службы.
Такой УЦ продолжит выдавать квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи руководителям юридических лиц и ИП от имени удостоверяющего центра ФНС. Услуга будет бесплатной.
Алексей Апкаликов, исполняющий обязанности директора удостоверяющего центра СберКорус
Ещё одно важное изменение: квалифицированные подписи физлица для сотрудников и представителей организации. Руководитель сможет иметь только одну действующую подпись на юрлицо. Сотрудники, которые подписывают документы или сдают отчёт от имени организации, будут пользоваться электронной подписью физлица и электронной доверенностью с 01.01.2022.
Есть некоторые исключения из общего порядка, а именно:
- для финансовых и кредитных организаций, платёжных систем КЭП будет выдаваться Центральным Банком России
- должностные лица госорганов и органов местного самоуправления смогут получить КЭП в УЦ Федерального казначейства.
Рассмотрим, что нужно сделать предпринимателям, что бы не остаться без КЭП и соответствовать новым правилам.
У вас уже есть КЭП
Если у вас уже есть квалифицированная электронная подпись, проверьте её срок действия и при необходимости заранее получите новую в привычном порядке.
С 1 июля 2021 года большинство аккредитованных Минцифрой РФ удостоверяющих центров не смогут выпускать квалифицированный сертификат. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», выдавать квалифицированный сертификат после 01.07.2021, в том числе для руководителей ЮЛ и ИП, смогут УЦ с аккредитацией по новым требованиям.
А с 1 января 2022 года квалифицированную электронную подпись для руководителей юрлиц и ИП смогут выдавать только удостоверяющий центр ФНС и его доверенные лица.
Алексей Апкаликов, исполняющий обязанности директора удостоверяющего центра СберКорус
При этом если у вас есть сотрудники, подписывающие документы от лица компании, им понадобятся подписи для физлиц. Их возможно получить и в коммерческих УЦ, аккредитованным по новым правилам.
Коммерческие удостоверяющие центры с аккредитацией по новым требованиям будут выдавать квалифицированную электронную подпись для физических лиц.
С 1 января 2022 года УЦ начнут выпускать электронную подпись сотрудника организации для решения задач бизнеса. Она будет состоять из электронной подписи физлица с машиночитаемой доверенностью, подписанной КЭП руководителя организации.
Алексей Апкаликов, исполняющий обязанности директора удостоверяющего центра СберКорус
У вас нет КЭП, и вы хотите её получить
После 1 июля 2021 года можно будет получить КЭП бесплатно в УЦ ФНС и у его доверенных лиц . Список центров и порядок получения подписи будет опубликован на сайте Федеральной Налоговой Службы.
Что будет с удостоверяющими центрами?
УЦ, которые сейчас выдают электронные подписи на коммерческой основе, если не соответствуют новым требованиям для аккредитации УЦ, прекратят такую деятельность. Кроме того, лишь немногие центры будут уполномочены УЦ ФНС России на выдачу КЭП руководителям юрлиц и ИП после 1 января 2022 года. Чем займутся эти компании?
Компании с основным доходом от деятельности УЦ, которые не пройдут аккредитацию (обязательное требование — 1 млрд. рублей собственных средств), скорее всего, будут перепрофилироваться. Обычно это партнеры операторов ЭДО и сервисов отчётности. Время покажет.
Алексей Апкаликов, исполняющий обязанности директора удостоверяющего центра СберКорус
Резюме
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый популярный вид ЭЦП на данный момент. Она защищена криптографическими средствами и подтверждает не только личность подписавшего, но и отсутствие изменений в документе с момента подписания.
КЭП используются в электронном документообороте, при сдаче отчётности через интернет, в работе с маркированными товарами через систему “Честный знак” и в целом ряде других сфер.
До 1 июля 2021 года выдачей КЭП занимались коммерческие удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой России. Однако, с 01.01.2022 эта функция переходит к Федеральной налоговой службе. Именно она и её доверенные лица будут вправе выдавать КЭП для руководителей юридических лиц и ИП.
Эта услуга будет бесплатной. Полученные ранее КЭП будут действительны до конца срока своего действия, но не позднее 1 января 2022 года.
Удостоверяющие центры, которые пройдут аккредитацию по новым правилам, смогут выдавать КЭП физическим лицам. Ею смогут пользоваться сотрудники организаций, предъявляя такую КЭП вместе с электронной доверенностью.
